При оформлении трудовых отношений работодатель обязан собрать определённый пакет документов от кандидата. Одним из обязательных элементов является заявление о ведении трудовой книжки. В данной статье подробно рассмотрим, зачем оно необходимо, как правильно оформить и какие последствия могут возникнуть при его отсутствии.

Почему заявление о ведении трудовой книжки обязательно?

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) требует от работодателя вести трудовую книжку каждого сотрудника, если работа выполняется по трудовому договору.
• Заявление служит подтверждением того, что работник согласен на ведение и хранение его трудовой книжки работодателем.
• Отсутствие такого заявления может быть расценено как нарушение порядка оформления трудовых отношений и повлечь административные штрафы.

Какие сведения должно содержать заявление?

1. ФИО сотрудника полностью.
2. Дата рождения и место жительства.
3. Серия и номер паспорта (или другого документа, удостоверяющего личность).
4. Должность, на которую принимается работник.
5. Дата начала работы (предполагаемая дата вступления в должность).
6. Формулировка согласия на ведение трудовой книжки работодателем (например: «Я, ФИО, даю согласие на ведение и хранение моей трудовой книжки работодателем»).
7. Подпись сотрудника и дата заполнения.

Примечание: если у сотрудника уже есть трудовая книжка, в заявлении указывается факт её передачи на хранение работодателю.

Как правильно оформить заявление?

Заявление можно оформить в произвольной форме, но рекомендуется использовать типовой бланк, который включает все перечисленные пункты. Ниже примерный шаблон:

Заявление о ведении трудовой книжки
Я, Фамилия Имя Отчество, родившийся(ась) ДД.ММ.ГГГГ,

проживающий(ась) по адресу: указать полный адрес,

паспорт серия № №XXXXXX, выданный кем и когда,

обращаюсь к вам с просьбой принять меня на работу в должность указать должность

с ДД.ММ.ГГГГ и дать согласие на ведение и хранение моей трудовой книжки

работодателем название организации.
Подпись _____________________ Дата ___________

Что делать, если сотрудник отказывается подписать заявление?

Объяснить юридическую необходимость документа и последствия отказа (отказ от приёма на работу).
Если отказ сохраняется, работодатель имеет право отказать в приёме на работу, так как без заявления невозможно законно оформить трудовые отношения.
Фиксировать отказ в письменной форме (акт о refusе) для возможного дальнейшего рассмотрения спора в трудовой инспекции или суде.

Последствия отсутствия заявления о ведении трудовой книжки
Несоблюдение требования о получении заявления может привести к:

Наложению административного штрафа на организацию (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение трудового законодательства).
Признанию трудового договора недействительным в случае спора.
Сложностям при предоставлении выписки из трудовой книжки сотруднику при увольнении или при обращении в Пенсионный фонд.

Практический совет для кадровой службы

Включите пункт о получении заявления в чек‑лист приёма на работу.
Храните оригиналы заявлений в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению трудовых книжек).
Периодически проводите внутренний аудит наличия всех обязательных документов у сотрудников.
При переходе на электронный документооборот убедитесь, что электронное заявление имеет юридическую силу (электронная подпись, подтверждение согласия).

Соблюдение простой, но важной процедуры получения заявления о ведении трудовой книжки поможет избежать штрафов, обеспечит законность трудовых отношений и создаст прозрачную кадровую документацию в вашей организации.