Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который в России завершился 1 января 2026 года, бумажные бланки продолжают играть важную роль, особенно для тех сотрудников, которые не перешли на ЭТК или хотят сохранить бумажный формат для подтверждения старого стажа.

По закону, при увольнении работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения; Однако на практике бывают ситуации, когда сотруднику необходимо написать заявление о возвращении этого документа. В этой статье мы подробно разберем, когда это нужно, как правильно составить заявление и приведем актуальный образец.

В каких случаях необходимо заявление?

Обычно трудовая книжка выдается на руки автоматически в день расторжения трудового договора. Но заявление о ее возвращении потребуется в следующих случаях:

• Задержка выдачи работодателем: если в день увольнения книжку не выдали (например, сотрудник отсутствовал на рабочем месте, или кадровик не успел оформить документы).
• Работник не забрал документ вовремя: если после увольнения прошло время, и трудовая осталась в архиве компании.
• Временный запрос действующим сотрудником: в редких случаях (например, для оформления пенсии или кредита) работающему сотруднику может потребоваться оригинал трудовой книжки на руки. В этом случае пишется заявление о выдаче, а после возвращения документа — заявление о принятии обратно.
• Исправление ошибок: если в документе обнаружена неточность, работник пишет заявление о выдаче трудовой для исправления, а затем — о ее возвращении в кадровую службу.

Как правильно составить заявление

Закон не устанавливает строгой унифицированной формы для такого заявления, поэтому оно пишется в произвольной форме. Тем не менее, чтобы документ имел юридическую силу и был принят работодателем, в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

1. Шапка документа: наименование организации, должность и ФИО руководителя, а также должность и ФИО заявителя.
2. Название документа: «Заявление о выдаче трудовой книжки» или «Заявление о возвращении трудовой книжки».
3. Основная часть: просьба выдать или принять обратно документ, указание причины (увольнение, временная необходимость и т.д.).
4. Реквизиты документа: если это заявление на выдачу, желательно указать, что нужна именно бумажная версия (особенно актуально в 2026 году, когда действуют ЭТК).
5. Дата и подпись работника.

Образец заявления о возвращении (выдаче) трудовой книжки при увольнении

Ниже представлен стандартный шаблон, который можно адаптировать под свою ситуацию. Вы можете скопировать его и заполнить пустые поля;

Шаблон заявления

Директору ООО «Название Компании»
Иванову И.И.
от должности и ФИО работника
например: менеджера Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне мою трудовую книжку (бумажный носитель) в связи с расторжением трудового договора и увольнением по собственному желанию 23 мая 2026 года.

В случае невозможности выдачи документа в день увольнения прошу направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.

«23» мая 2026 г. _______________ / Петров П.П./
(подпись)

Образец заявления о принятии трудовой книжки обратно (для действующих сотрудников)

Если вы брали трудовую книжку временно (например, для Пенсионного фонда) и возвращаете ее работодателю, используйте следующий образец:

Директору ООО «Название Компании»
Иванову И.И.
от менеджера Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Настоящим заявлением подтверждаю, что я возвращаю свою трудовую книжку (серия ТК № 1234567), ранее выданную мне на руки 15 мая 2026 года для предоставления в Пенсионный фонд РФ.

Прошу принять трудовую книжку и вернуть ее на хранение в кадровую службу организации.

«23» мая 2026 г. _______________ / Петров П.П./
(подпись)

Важные нюансы и ответственность работодателя

Существует несколько ключевых моментов, о которых должен знать каждый работник:

• Ответственность за задержку: Если работодатель не выдал трудовую книжку в день увольнения, он обязан возместить работнику не полученный за все время задержки заработок (ст. 234 ТК РФ). Дни задержки оплачиваются исходя из средней дневной заработной платы.
• Уведомление по почте: Если работник не пришел за документом, работодатель обязан направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее пересылку по почте. Со дня отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку.
• Специфика 2026 года: Учитывая, что с 1 января 2026 года электронные трудовые книжки стали основным форматом учета, работодатель обязан вести бумажную трудовую только для тех, кто подал соответствующее заявление до конца 2020 года или был принят на работу после, но отказался от ЭТК. Если вы перешли на ЭТК, бумажная книжка выдается на руки в последний рабочий день и больше не возвращается работодателю.

Процесс возвращения или получения трудовой книжки не должен вызывать сложностей. Главное — соблюдать письменную форму и фиксировать факт передачи документа. Если вы не забрали трудовую вовремя, не стесняйтесь писать заявление, это ускорит процесс и защитит ваши права. Сохраняйте образцы заявлений в закладки, чтобы они всегда были под рукой в случае необходимости!