С 1 января 2021 года в России начался переход на обязательное ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК). Ключевым моментом этого процесса является заявление работника, в котором он выражает свой выбор: продолжить ведение традиционной бумажной трудовой книжки (ТК) или перейти на электронный формат. Данная статья подробно разбирает все аспекты, связанные с этим заявлением, его формами, сроками и правовыми последствиями.
Правовая основа: что говорит закон?
Основным нормативным актом является статья 66.1 Трудового кодекса РФ, а также Федеральный закон от № 439-ФЗ. Согласно законодательству:
- Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде в системе Пенсионного фонда России (ПФР).
- Работник имеет право выбрать способ получения этих сведений: в электронном виде (через ЭТК) или на бумаге (выдача бумажной ТК).
- Выбор оформляется письменным заявлением работника.
- Если заявление не подано, работодатель ведет сведения в электронном виде и выдает работнику бумажную трудовую книжку по его первому требованию.
Кто и когда должен подать заявление?
Подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки может любой работник, как вновь принятый, так и уже работающий. Важные даты и случаи:
- При приеме на работу (в день трудоустройства): Работодатель обязан уведомить нового сотрудника о возможности выбора. Заявление можно подать сразу в день приема. Если выбран электронный вариант, работодатель обязан выдать ЭТК в день подачи заявления (в виде распечатанного документа с электронной подписью или через личный кабинет на портале Госуслуг).
- Для уже работающих сотрудников: Работодатель должен был уведомить их о возможности выбора до 31 декабря 2025 года. Сотрудники, не подавшие заявление до этой даты, автоматически переводятся на электронный формат, но могут в любой момент потребовать выдать им бумажную книжку.
- Изменение решения: Работник вправе в любой момент отозвать свое заявление и выбрать другой способ (например, перейти с бумажной книжки на электронную или наоборот). Для этого подается новое заявление.
Виды заявлений и их содержание
Существует два основных типа заявлений, которые часто объединяют в одну форму:
Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (о переходе на ЭТК)
Это заявление подается, если работник отказывается от бумажной трудовой книжки и согласен получать информацию только в электронном формате.
Ключевая формулировка: «Прошу предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ в электронном виде (в форме электронной трудовой книжки) и не выдавать мне бумажную трудовую книжку».
Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки
Это заявление подается, если работник хочет сохранить традиционную бумажную книжку. В этом случае работодатель продолжает ее вести и выдавать, а в ПФР информация также заносится в электронный вид.
Ключевая формулировка: «Прошу продолжать ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».
Универсальное заявление (с выбором)
Часто используются бланки, где работник просто ставит галочку в нужном поле:
- [ ] Предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК)
Как правильно оформить заявление? Образец 2026 года
Заявление пишется в произвольной письменной форме на имя руководителя организации. Обязательных реквизитов нет, но рекомендуется включить:
- Наименование документа («Заявление»).
- ФИО работника, паспортные данные, подразделение, должность.
- Четкую просьбу с указанием выбранного способа (см. формулировки выше).
- Дату и личную подпись работника.
Образец заявления (универсальный):
Директору ООО "Пример" от специалиста Иванова Ивана Ивановича Заявление Я, Иванов Иван Иванович, работающий в ООО "Пример" на должности специалиста, в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ прошу: [ ] предоставлять мне сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде (в форме электронной трудовой книжки) и не выдавать мне бумажную трудовую книжку. [ ] продолжать ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе. Подпись: _________________ / Иванов И.И. /
Что должен сделать работодатель после получения заявления?
Получив заявление, работодатель обязан выполнить ряд действий:
- Принять заявление к ознакомлению и ознакомить работника с ним под роспись.
- Внести соответствующую запись в раздел 1.1 формы ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности работника). В графе «Вид заявления» указывается: «О предоставлении сведений о трудовой деятельности» или «О продолжении ведения трудовой книжки». Указывается дата подачи заявления.
- Если выбран электронный формат: в день подачи заявления выдать работнику распечатку сведений о трудовой деятельности (это и есть ЭТК на бумаге) с отметкой «Выдана для ознакомления» и подписью уполномоченного лица. Параллельно информация передается в ПФР.
- Если выбрана бумажная книжка: продолжить ее ведение как раньше, но также передавать сведения в ПФР.
- При увольнении: независимо от выбранного способа, в последний рабочий день выдать работнику распечатку сведений о трудовой деятельности (для ЭТК) или саму бумажную трудовую книжку с записями.
Особенности при приеме на работу в 2026 году
С 1 января 2026 года завершаеться переходный период. Это означает:
- Все новые работники, принятые после этой даты, автоматически получают сведения только в электронном виде, если они не подадут заявление о выдаче бумажной книжки.
- Работодатель не вправе отказать в выдаче бумажной трудовой книжки, если работник подал соответствующее заявление.
- Даже если работник выбрал ЭТК, он может в любой момент потребовать выдать ему бумажный документ (распечатку), и работодатель обязан это сделать.
Типичные ошибки и рекомендации
- Ошибка: Работодатель не уведомляет сотрудников о праве выбора.
Рекомендация: Разослать письменное уведомление всем сотрудникам до 31 декабря 2025 года и собрать заявления. - Ошибка: Неправильное заполнение формы ЕФС-1.
Рекомендация: В разделе 1.1 обязательно указать дату подачи заявления и его вид. Это защитит от споров. - Ошибка: Выдача бумажной книжки при наличии заявления об ЭТК.
Рекомендация: После заявления об ЭТК бумажную книжку не ведут и не выдают, только распечатку сведений. - Ошибка: Отказ в выдаче бумажной книжки сотруднику, не подавшему заявление.
Рекомендация: Если заявления нет, работодатель ведет ЭТК в ПФР, но по первому требованию сотрудника обязан выдать ему бумажную книжку.
Заявление о ведении трудовой книжки — это ключевой документ, определяющий формат взаимодействия работника и работодателя в части учета трудового стажа. Главное правило: право выбора всегда принадлежит работнику. Работодатель же должен четко соблюдать процедуру: уведомить, принять заявление, правильно отразить его в отчетности (ЕФС-1) и выполнить выбранный сотрудником вариант. Несоблюдение этих правил может привести к трудовым спорам, претензиям со стороны ПФР и штрафам.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом или бухгалтером, специализирующимся на кадровом учете.
Дата актуальности информации: 22 мая 2026 года. Учитывайте, что законодательство может меняться.