С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это знаменует собой новую эру в трудовых отношениях: бумажный формат уходит в прошлое для тех, кто не изъявил желания сохранить его ранее, а все сведения о стаже теперь формируются исключительно в цифровом виде в базе Социального фонда России (СФР).
В данной статье мы подробно разберем, что представляет собой заявление о электронной трудовой книжке от работника, кому и когда необходимо его подавать, а также какие последствия влечет отсутствие такого документа.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем нужно заявление?
Электронная трудовая книжка — это цифровая база данных, содержащая информацию о трудовой деятельности гражданина. Главные преимущества ЭТК:
- Невозможность потери или порчи документа;
- Удаленный доступ к сведениям через портал Госуслуг;
- Автоматическая передача данных работодателем в СФР;
- Защита от ошибок и незаконных записей.
Ключевым моментом перехода стал выбор формата ведения книжки. По закону, каждый работник должен был сделать выбор: продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной или полностью перейти на цифровой формат. Этот выбор фиксируется письменным заявлением.
Кто и когда должен был подать заявление?
Основной срок для подачи заявления о выборе формата трудовой книжки истек 31 декабря 2020 года. В этот период все работники, состоявшие в трудовых отношениях, должны были уведомить работодателя о своем решении.
Однако, существуют категории граждан, для которых вопрос подачи заявления актуален и в 2026 году:
- Новые сотрудники, поступающие на работу впервые после 1 января 2021 года. Для них трудовые книжки в бумажном виде не заводятся вообще, сведения ведутся только в электронном виде. Им писать заявление о переходе не нужно — процесс автоматический.
- Работники, не подавшие заявление в 2020 году. Если сотрудник в период переходного периода не подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель обязан был продолжить вести ему бумажный вариант параллельно с электронным. Если же работник хочет окончательно перейти на ЭТК сейчас, он может написать соответствующее заявление в любой момент.
- Работники, ранее выбравшие бумажный формат, но решившие отказаться от него в пользу электронного. Закон позволяет изменить свое решение в любой момент, подав новое заявление.
Как правильно составить заявление?
Заявление пишется в свободной форме на имя работодателя, но должно содержать обязательные реквизиты. Документ составляется в одном экземпляре и подается в отдел кадров или бухгалтерию.
Образец структуры заявления:
В правом верхнем углу указывается:
Кому: Генеральному директору ООО «Название»
Иванову И.И.
От: Должность, ФИО сотрудника
По центру страницы пишется заголовок: «Заявление».
В тексте заявления необходимо указать:
- Просьбу о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (если работник ранее не подавал такое заявление или хочет подтвердить выбор).
- Или просьбу о прекращении ведения бумажной трудовой книжки (если она велась параллельно).
- Ссылку на Федеральный закон № 439-ФЗ.
Внизу ставится дата и личная подпись работника.
Что делать с бумажной трудовой книжкой?
Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (или подтвердил выбор электронного формата), работодатель обязан:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче работником заявления о выборе формата ведения трудовой книжки.
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки.
Важно: После выдачи бумажной книжки на руки, работодатель больше не несет ответственности за ее хранение и ведение. Работник хранит этот документ самостоятельно. Все новые записи о стаже с момента перехода будут вноситься только в электронную базу СФР.
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли вернуть бумажную трудовую после перехода на электронную?
Нет, обратного пути не существует. Если вы выбрали электронный формат и получили бумажную книжку на руки, работодатель больше не будет в нее вносить записи. Восстановить параллельное ведение нельзя.
Что будет, если я так и не написал заявление в 2020 году?
Если в 2020 году вы не подали заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель продолжил вести вам бумажный вариант. В 2026 году вы все еще можете написать заявление о переходе на полностью электронный формат, чтобы работодатель выдал вам бумажную книжку и перестал ее заполнять.
Где посмотреть свою электронную трудовую?
Сведения доступны:
- На портале Госуслуг;
- В личном кабинете на сайте СФР;
- Через банки-партнеры (Сбербанк, ВТБ и др.) в приложениях;
- По запросу через работодателя (справка СТД-Р).
Переход на электронные трудовые книжки, это необратимый процесс цифровизации, который к 2026 году стал стандартом в России. Заявление о выборе формата ЭТК является важным документом, определяющим порядок учета вашего стажа.
Если вы еще не определились с форматом или хотите окончательно перейти на «цифру», не откладывайте подачу заявления. Это гарантирует прозрачность вашего трудового пути и обезопасит от потери важных данных о стаже. Помните: электронная книжка всегда под рукой в смартфоне, а бумажная требует бережного самостоятельного хранения.