В современной деловой практике часто возникают ситуации, когда работнику требуется подтверждение его стажа, должности или периодов работы. Самым распространенным документом для этих целей является трудовая книжка. Однако оригинал этого документа хранить у себя на руках работнику обычно не разрешается (за исключением случаев увольнения или оформления пенсии), поэтому единственным легальным способом получить необходимый документ является запрос его заверенной копии у работодателя.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление о выдаче копии трудовой книжки, в какие сроки работодатель обязан ее предоставить и как проверить правильность заверения документа.
Правовые основания и сроки выдачи
Право работника на получение копий документов, связанных с работой, закреплено в статье 62 Трудового кодекса Российской Федерации. Согласно законодательству, работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему надлежаще заверенные копии документов не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления.
Важно помнить следующие ключевые моменты:
- Срок: 3 рабочих дня (не календарных).
- Форма запроса: исключительно письменная (заявление).
- Стоимость: выдача копий производится бесплатно.
- Причина: работник не обязан указывать причину запроса в заявлении, но на практике часто указывает цель получения (например, «для предоставления в банк» или «для оформления визы»).
Как правильно написать заявление
Заявление пишется в свободной форме, но должно соответствовать стандартам деловой переписки. Документ адресуется руководителю организации (или уполномоченному лицу), а подается, как правило, в отдел кадров или секретарю.
Структура заявления:
- Шапка: В правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя (кому), а также должность и ФИО работника (от кого).
- По центру строки пишется слово «Заявление».
- Текст: Содержит просьбу выдать заверенную копию трудовой книжки. Можно указать количество страниц или период, который интересует.
- Дата и подпись: Внизу слева ставится дата подачи, справа — личная подпись работника и расшифровка.
Образец заявления (текст для заполнения):
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от менеджера отдела продаж
Петрова А.А.
Заявление
Прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки (всех заполненных страниц) в связи с необходимостью предоставления документа в банк для оформления кредитного договора.
Копию прошу выдать в соответствии со ст. 62 ТК РФ в установленный трехдневный срок.
г. _____________ /Петров А.А./
Требования к заверению копии трудовой книжки
Получив копию, работник должен внимательно проверить правильность ее заверения. Неправильно заверенный документ могут не принять в государственных органах или банках.
Согласно актуальным правилам делопроизводства (включая требования 2025–2026 годов), при заверении копии многостраничного документа (каким является трудовая книжка) необходимо соблюдать следующие нюансы:
- Заверение каждой страницы: На каждой странице копии должна стоять надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.
- Печать: Заверяющая надпись скрепляется печатью организации (или ее частью, не перекрывающей подпись).
- Прошивка: Если копия состоит из нескольких листов, они должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью так, чтобы часть печати захватывала оборотную сторону последнего листа и нить.
- Запись на последней странице: На последней странице копии обязательно должна быть сделана запись: «Работает по настоящее время» (если работник действительно продолжает трудиться в данной организации) с указанием даты выдачи копии.
Особенности ведения записей в трудовой книжке при выдаче
С внедрением электронных трудовых книжек (ст. 66.1 ТК РФ) изменился подход к фиксацию выдачи документа. Если работнику выдается на руки оригинал трудовой книжки (например, при увольнении или для оформления пенсии), в раздел «Сведения о работе» вносится запись.
Согласно инструкциям, в графах трудовой книжки при выдаче оригинала или формировании сведений о деятельности фиксируется:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата выдачи трудовой книжки (или дата формирования сведений).
- Графа 3: Текст записи: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (или запись о выдаче оригинала на руки).
- Графа 4: Основание — заявление работника с указанием даты и номера его регистрации.
Однако, при выдаче именно копии трудовой книжки, записи в сам оригинал трудовой книжки работника не вносятся. Факт выдачи копии фиксируеться только в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также в личном деле сотрудника.
Срок хранения заявления
Заявление работника о выдаче копии трудовой книжки является документом по личному составу. Согласно номенклатуре дел, такие заявления хранятся в организации в течение срока, установленного для документов по личному составу (обычно это 5 лет, если они не являются основанием для начисления пенсий, тогда срок может быть увеличен до 50 или 75 лет в зависимости от периода). После истечения срока хранения документы подлежат уничтожению в установленном порядке.
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы избежать отказа в принятии копии трудовой книжки третьими лицами, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие даты на заверительной надписи: Дата должна быть актуальной (не старше месяца на момент подачи в инстанцию, хотя законодательно срок действия копии не ограничен, банки часто требуют «свежие» документы).
- Незаверенная последняя страница: Отсутствие фразы «Работает по настоящее время» делает копию неполной для действующего сотрудника.
- Ксерокопия без оригинала: Копия должна быть снята с оригинала, находящегося в деле работодателя, и заверена именно работодателем. Самостоятельно сделанная копия работником и принесенная для заверения «задним числом» может вызвать вопросы.
Получение копии трудовой книжки — это стандартная кадровая процедура, регламентированная Трудовым кодексом РФ. Главное для работника — подать письменное заявление и проконтролировать срок в 3 рабочих дня. Для работодателя же критически важно правильно заверить документ, особенно уделив внимание многостраничности и записи о текущем статусе сотрудника, чтобы избежать юридических рисков и жалоб в трудовую инспекцию.
Помните: правильно оформленная копия трудовой книжки имеет такую же юридическую силу, как и оригинал, при предъявлении в большинство государственных и коммерческих структур.