Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. При увольнении, переводе в другую организацию или по личной необходимости работник может потребовать выдачу оригинала или копии трудовой книжки. Для этого необходимо подать заявление работника для выдачи трудовой книжки. Ниже представлена подробная инструкция, нормативная база и готовый образец документа.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 62, ст. 84.1) – право работника на получение трудовой книжки и копии;
• Федеральный закон «О персональных данных» (ст. 10, 11) – защита конфиденциальности сведений, содержащихся в трудовой книжке;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи их копий»;
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с трудовыми книжками).

Когда подавать заявление

1. При увольнении по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя;
2. При переводе в другое место работы (внутренний перевод или переход к другому работодателю);
3. При необходимости подтверждения трудового стажа для получения пенсии, пособий, кредита и т.п.;
4. При утере или порче оригинала трудовой книжки (в этом случае заявление подаётся на выдачу дубликата).

Как оформить заявление

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Рекомендуется следовать следующей структуре:

1. Шапка документа – наименование организации, её адрес, ИНН/КПП (если требуется внутренний регламент);
2. Дата и место составления;
3. Получатель – обычно руководитель отдела кадров или директор организации;
4. – «Заявление о выдаче трудовой книжки»;
5. Текст заявления – просьба выдать трудовую книжку (оригинал или копию), указание причины, реквизиты работника (ФИО, должность, табельный номер, период работы);
6. Перечень прилагаемых документов (при необходимости – копия паспорта, заявление о предоставлении копии и т.д.);
7. Подпись работника и расшифровка;
8. Дата подачи.

Важно: заявление подаётся в двух экземплярах – один остаётся у работника (с отметкой о получении), второй – в отделе кадров.

Образец заявления

ООО «Пример»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
г. Москва, ул. Примерная, д. 10

Место: г. Москва

Кому: Иванову Петру Сергеевичу
директору ООО «Пример»

От: Сидоровой Анны Vladimirovны
бухгалтер, табельный № 1245
отдел бухгалтерии

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче трудовой книжки

Прошу выдать мне трудовую книжку (оригинал) в связи с увольнением по собственному желанию с 30 мая 2026 г.

Сведения о работе:
- период работы в организации: с 01 марта 2020 г. по 30 мая 2026 г.;
- должность: бухгалтер;
- основания увольнения: заявление об увольнении от 15 мая 2026 г.

Прилагаю копию паспорта (стр. 2‑3) и заявление об увольнении.

Подпись: __________________ /Сидорова А.В./

Что делать после подачи заявления

• Отдел кадров обязан в течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ) выдать трудовую книжку или её копию;
• При получении документа работник должен расписаться в журнале выдачи трудовых книжек;
• Если работодатель отказывает в выдаче без законных оснований, работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или суд с иском о восстановлении нарушенного права;
• При получении копии трудовой книжки необходимо проверить её соответствие оригиналу (полнота записей, наличие печатей и подписей).

Ответы на частые вопросы

1. Можно ли получить трудовую книжку в электронном виде? На сегодняшний день законодательство допускает ведение электронных трудовых книжек, но выдача бумажного оригинала остаётся обязательной по требованию работника.
2. Что делать, если трудовая книжка утеряна? Нужно подать заявление о выдаче дубликата. Работодатель восстанавливает трудовую книжку на основании приказов о приёме, переводах и увольнениях, заверяя её печатью и подписью.
3. Можно ли отказать в выдаче трудовой книжки из-за задолженности по заработной плате? Нет. Право на получение трудовой книжки не зависит от наличия или отсутствия финансовых претензий сторон.
4. Нужно ли заверять копию трудовой книжки нотариально? Для большинства целей (предоставление в Пенсионный фонд, банк и т.п.) достаточно заверенной копии от отдела кадров (печать организации и подпись ответственного лица). Нотариальное заверение требуется только по специальному запросу сторон.

Заявление работника для выдачи трудовой книжки – простой, но важный документ, который защищает права сотрудника на подтверждение своего трудового стажа. Соблюдение установленной формы и сроков подачи гарантирует своевременное получение оригинала или копии трудовой книжки, а также минимизирует риски споров с работодателем. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к внутренним локальным актам организации или к специалистам отдела кадров.