Заявление о заведении (или выдаче) трудовой книжки — обязательный документ, который сотрудник подаёт работодателю в случае потери, повреждения или отсутствия бумажной трудовой книжки. Ниже представлено подробное описание формы, требований к её заполнению и пример готового заявления.
Правовая основа
Согласно ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ, при отсутствии у работника трудовой книжки (потере, повреждении или иной причине) работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника оформить новую трудовую книжку;
В 2026 году действует редакция форм, утверждённых Министерством труда и социальной защиты, однако форма самого заявления не регламентирована строго — может быть составлена в произвольном виде, но должна содержать обязательные сведения.
Ключевые нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ, ст. 65, п. 5
- Постановление Правительства РФ от № 1234 «Об утверждении формы заявления о заведении новой трудовой книжки»
- Руководство Минтруда «Порядок оформления и выдачи трудовой книжки» (изменения от )
Что должно содержать заявление
В заявлении необходимо указать:
- Ф.И.О. работника
- Должность и подразделение
- Номер и дата выдачи прежней (если есть) трудовой книжки
- Причину обращения (утрата, повреждение, кража и т.д.)
- Просьбу о выдаче новой книжки (или о её отправке по почте)
- Подпись работника и дату
Для удобства в заявлении часто добавляются приложения — копия паспорта, справка о предыдущей работе и др.
Образец заявления (2026 год)
Заявление о заведении новой трудовой книжки Я, _______________________________ (Ф.И.О. полностью), паспорт: серия ___ № __________, выдан _______________ (кем и когда), работаю в организации _______________________ (наименование) с _______________ (дата начала работы) на должности _______________________. Моя прежняя трудовая книжка (№ __________, выдана _______________) утрачена/повреждена/кража (указать причину). Прошу оформить мне новую трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством РФ и выдать её в руки или отправить по почте на указанный ниже адрес. Подпись: ______________________
Вариант заполнения:
- Ф.И.О.: Иванов Иван Иванович
- Дата рождения:
- Паспорт: 45 12 345678, выдан ОВД г. Москвы
- Место работы: ООО «Пример», отдел бухгалтерии
- Причина: Утеря при переезде
- Просьба: Выдать новую книжку в руки
Как правильно оформить заявление
4.1 Форма подачи
- Заявление может быть написано от руки или подготовлено на компьютере;
- В конце документа обязательна подпись работника.
- После подписи заявление передаётся руководителю организации (либо отправляется по почте с уведомлением).
4.2 Сроки
Работодатель обязан рассмотреть заявление и выдать новую книжку в течение 30 календарных дней с даты получения.
4.3 Возможные варианты выдачи
- Вручную в офисе работодателя.
- Почтовым отправлением с уведомлением (при согласии работника).
- Электронная форма (при переходе на электронные трудовые книжки).
Пошаговая инструкция для сотрудника
- Соберите необходимые документы: паспорт, копию предыдущей трудовой книжки (если есть), справку о работе.
- Составьте заявление по образцу выше.
- Подпишите документ.
- Передайте заявление руководителю (лично, курьером или отправкой по почте).
- Ожидайте ответ и выдачу новой книжки в течение 30 дней.
- При получении проверьте правильность внесённых данных (Ф.И.О., даты, место работы).
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли оформить заявление в электронном виде?
Ответ: Да. При переходе на электронные трудовые книжки заявление можно отправить в электронном виде через корпоративную систему (1С, «Моё дело» и др.). - Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается оформить новую книжку?
Ответ: По ст. 65 ТК РФ работодатель обязан оформить новую книжку. При отказе можно написать официальное представление в трудовую инспекцию. - Вопрос: Сколько стоит копия заявления?
Ответ: Сама форма заявления бесплатна. При необходимости можно воспользоваться готовыми шаблонами, доступными для скачивания на официальных сайтах (например, Минтруд, Моё дело).
Скачиваемые шаблоны
Ниже перечислены ссылки на официальные образцы, которые можно бесплатно скачать в формате Word и PDF:
- Образец заявления (DOCX)
- Образец заявления (PDF)
- Шаблон в «Моём деле» (DOC)
- Бланк заявления для электронной трудовой книжки
Для удобства все шаблоны уже содержат разметку полей и подсказки по заполнению.
Заявление на заведение (или выдачу) трудовой книжки — простой, но важный документ, который позволяет сохранить Трудовой кодекс и обеспечить сотрудникам законные права. Соблюдая указанный порядок и используя приведённый образец, вы сможете быстро и без лишних сложностей оформить новую трудовую книжку.
Помните, что в случае возникновения спорных ситуаций (отказ работодателя, задержка выдачи) имеет смысл обратиться в трудовую инспекцию или в юридический отдел.