Оформление трудовых отношений неразрывно связано с ведением трудовой книжки. В процессе работы может возникнуть необходимость выдачи нового бланка трудовой книжки или вкладыша в нее. Согласно действующему законодательству, работодатель обязан предоставить работнику чистый бланк, однако стоимость этого бланка работник должен возместить. Один из самых удобных способов возврата средств — это удержание суммы из зарплаты сотрудника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление, и какие юридические нюансы при этом важно учитывать.
Правовые основы удержания
Работодатель несет затраты на закупку бланков строгой отчетности, трудовых книжек и вкладышей в них. Однако эти расходы подлежат возмещению со стороны работника. Возместить стоимость бланка можно двумя способами:
- Добровольный взнос — путем внесения наличных денежных средств непосредственно в кассу работодателя или перечисления на его расчетный счет.
- Удержание из заработной платы — путем автоматического вычета необходимой суммы из дохода сотрудника.
Важно понимать ключевой принцип: наниматель не вправе удерживать из заработной платы работника стоимость бланка без его согласия. Даже если по закону работник обязан оплатить этот бланк, самостоятельное (без заявления) удержание является нарушением трудового законодательства. Такое удержание может быть признано незаконным, так как оно не относится к случаям обязательных вычетов, прямо прописанным в Трудовом кодексе РФ.
Когда необходимо заявление?
Письменное заявление работника является единственным законным основанием для вычета стоимости бланка из его дохода. Как только работодатель получает соответствующее письменное обращение, он получает право произвести удержание.
Стоит отметить важный организационный момент: при наличии заявления сотрудника на удержание стоимости вкладыша или трудовой книжки из его заработной платы, издавать отдельный приказ не нужно. Заявление само по себе является достаточным документом-основанием для бухгалтерии к действию.
Как правильно составить заявление?
Заявление составляется в произвольной письменной форме, однако должно содержать ряд обязательных реквизитов, чтобы иметь юридическую силу. Структура документа выглядит следующим образом:
Шапка документа
В правом верхнем углу указывается:
- Должность руководителя организации и его ФИО.
- Наименование организации.
- Должность и ФИО работника, подающего заявление.
Основная часть
В тексте заявления должна быть четко выражена воля сотрудника. Необходимо указать:
- Просьбу удержать денежные средства из заработной платы.
- Период, за который следует произвести удержание (например, «за ноябрь 2021 г.»).
- Причину удержания (стоимость бланка новой трудовой книжки или вкладыша в нее).
- Сумму удержания цифрами и прописью в рублях и копейках.
Дата и подпись
Внизу заявления проставляется личная подпись работника и дата составления документа.
Примерный образец заявления
Для наглядности приводим пример того, как должно выглядеть корректно составленное заявление:
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу удержать из моей заработной платы за ноябрь 2021 г. стоимость бланка новой трудовой книжки в размере 300 (Триста) руб. 00 коп., приобретенной работодателем взамен испорченной (или утерянной / либо стоимость вкладыша).
_______________ / Петров П.П. /
Порядок хранения и оформления документов
После того как работник написал и подписал заявление, оно передается в бухгалтерию. Документ подшивается к ведомости на выплату заработной платы (или к банковской ведомости на перечисление средств) и акту взаимозачета, если производится удержание из зарплаты.
Также к этому пакету документов прикладывается справка или иной подтверждающий документ о стоимости бланков трудовых книжек, закупленных работодателем (чтобы подтвердить обоснованность именно такой суммы удержания).
Выдача трудовой книжки при увольнении
Отдельно стоит рассмотреть ситуацию, когда работник увольняется и хочет получить трудовую книжку на руки, при этом у него имеется задолженность за бланк. В этом случае работник также пишет заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать ему трудовую книжку. Работодатель обязан выдать документ, а срок выдачи не должен превышать 5 календарных дней с момента обращения.
Если сотрудник отказывается добровольно оплатить стоимость бланка или писать заявление на удержание, работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки. В таком случае возместить затраты на бланк можно только в судебном порядке, либо списать эти затраты как убытки предприятия. Задержка трудовой книжки из-за неоплаты ее стоимости грозит работодателю штрафами и обязанностью выплатить работнику компенсацию за вынужденный прогул.
Удержание стоимости трудовой книжки или вкладыша из зарплаты сотрудника — простая и законная процедура, которая не требует издания приказа, но строго требует письменного заявления работника. Главное правило для работодателя — никогда не производить удержания в одностороннем порядке. Четкое соблюдение документооборота и уважение прав работника позволят избежать трудовых споров и возможных судебных разбирательств.