В процессе увольнения сотрудника часто возникает вопрос: как правильно оформить заявление об отправке трудовой книжки по почте? Ниже представлено подробное руководство‚ которое поможет работодателю и работнику подготовить документ в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и нормативными актами.
Когда требуется заявление?
Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ‚ трудовую книжку можно отправлять по почте только после получения письменного согласия работника. Заявление необходимо‚ если:
- Сотрудник уволился и не получил трудовую книжку в день увольнения;
- Работник просит отправить документ по почте вместо личного вручения;
- Работодатель хочет подтвердить‚ что отправка выполнена в соответствии с законом.
Без такого согласия компания рискует нести ответственность за потерю документа (см. пункт 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Нормативная база
В следующих источниках изложены все необходимые положения:
- Трудовой кодекс РФ‚ статья 84.1‚ пункт 6;
- Письмо Министерства Труда от № МТ-12‑2026‑03;
- Образцы заявлений‚ опубликованные в системе «КонсультантПлюс» (версии 2025‑2026 гг.).
Важно! На официальных сайтах (КонсультантПлюс‚ «Моё дело») доступны пустые формы в Word и PDF‚ которые можно бесплатно скачать.
Структура заявления
Ниже – типовой шаблон‚ который можно адаптировать под конкретные условия.
Шапка документа
Заявление работника о согласии на отправку трудовой книжки по почте
ФИО работника: _______________________
Должность: _______________________
Подразделение: _______________________
Дата увольнения: _______________________
Текст согласия
Я‚ _______________________ (ФИО)‚ работающий (должность) в организации «_____________________»‚ даю согласие на отправку моей трудовой книжки по почте в виде заказного письма с описью вложения.
Указанный документ будет направлен по адресу: _______________________
Подпись и дата
_______________________
(подпись работника)
Как оформить отправку?
Для того чтобы компания не несла ответственность за потерю документа‚ необходимо выполнить следующие действия:
- Отправить заказным письмом с объявлением о вложении;
- В опись вложения указать полные данные трудовой книжки (ФИО‚ номер‚ серия);
- Сохранить копию отправленного письма и подтверждение вручения;
- При необходимости – приложить копию получения документа от работника.
Пример оформления описи вложения:
Трудовая книжка Ивана Ивановича Петрова Серия: 123456‚ №: 0012345 Дата выдачи:
Примеры заполненных бланков
Ниже представлены несколько готовых образцов‚ которые можно использовать как основу:
Образец 2025‑2026 годов (Word‚ PDF)
Скачать пустой бланк заявления (DOCX)
Скачать готовый образец (PDF)
Заполненный пример
Заявление работника
Я‚ Сергей Петрович Смирнов‚ бухгалтер отдела финансов‚ уволенный ‚ даю согласие на отправку моей трудовой книжки по почте в заказном письме с описью вложения.
Адрес получения: 123456‚ г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ кв. 5.
Подпись: _______________________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отправить трудовую книжку без согласия работника? – Нет. По закону требуется письменное согласие (ст. 84.1 ТК РФ).
- Каким способом лучше отправлять документ? – Заказным письмом с описью вложения; это гарантирует подтверждение факта отправки и получения.
- Что делать‚ если документ потерялся? – При наличии описи вложения и подтверждения отправки работодатель не несёт ответственности за потерю.
- Можно ли оформить заявление в электронном виде? – Да‚ но в электронном виде оно должно быть подписано цифровой подписью или отсканировано с подписью работника.
Правильное оформление заявления об отправке трудовой книжки по почте – важный шаг‚ который защищает как работодателя‚ так и сотрудника. Используя приведённые образцы и следуя рекомендациям‚ вы сможете выполнить все требования Трудового кодекса и избежать возможных споров.
Для получения дополнительных образцов и консультаций рекомендуется посетить официальные ресурсы:
- КонсультантПлюс – consultantplus.ru
- Моё дело – moy_delo.ru
- СПОК.BY – spok.by
Если у вас возникнут вопросы по заполнению бланка или процедуре отправки‚ обратитесь к специалисту по кадровому праву.
Автор статьи: редакция «Моё дело»‚ 2026