Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), но бумажный вариант до сих пор остаётся актуальным и законным. В зависимости от ситуации, работник может подавать различные заявления, связанные с трудовой книжкой. В этой статье подробно разберём, что такое заявление по трудовой книжке, какие виды таких заявлений существуют, как их правильно оформить и зачем они нужны.
Что такое заявление по трудовой книжке?
Заявление по трудовой книжке, это письменное обращение работника к работодателю с просьбой совершить определённое действие, связанное с оформлением, ведением, выдачей или переходом на другую форму трудовой книжки. Это официальный документ, который является основанием для действий кадровой службы и бухгалтерии.
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан оформить трудовую книжку по письменному заявлению работника в случае её отсутствия. Также законодательство предусматривает право работника выбирать форму ведения трудовой книжки — бумажную или электронную, и менять это решение в любое время.
Основные виды заявлений по трудовой книжке
В зависимости от ситуации, работник может подать одно из следующих заявлений:
Заявление об оформлении новой трудовой книжки
Подаётся при утрате, повреждении или отсутствии трудовой книжки при поступлении на работу.
Когда нужно:
- Трудовая книжка утеряна (например, при переезде)
- Документ повреждён (порван, промок, выгорел)
- Работник впервые устраивается на работу и не имеет трудовой книжки
Образец текста заявления:
Заявление
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей при переезде на новое место жительства.
Подпись: _____________
Ф.И.О.: _________________________
Важно: работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления. В новой книжке указываются все сведения о трудовой деятельности, которые работник может подтвердить документально (справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов и т.д.).
Заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе
С 2021 года работники имеют право выбрать, в какой форме им вести трудовую книжку — на бумаге или в электронном виде. Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель продолжает вести бумажную книжку.
Когда нужно:
- Работник предпочитает бумажный вариант
- Работник не хочет переходить на электронную форму
- Работник не подавал заявление о переходе на ЭТК до
Образец текста заявления:
Заявление
Прошу продолжать вести мою трудовую книжку в бумажной форме, как и ранее.
Подпись: _____________
Ф.И.О.: _________________________
Важно: Заявление подаётся добровольно. Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК до , работодатель автоматически продолжает вести бумажную книжку. Однако с 2022 года работодатель обязан предложить работнику выбрать форму ведения при приёме на работу.
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Работник может в любой момент перейти с бумажной трудовой книжки на электронную. После подачи заявления работодатель передаёт сведения в Пенсионный фонд РФ.
Когда нужно:
- Работник хочет перейти на цифровой формат
- Работник планирует устроиться на новую работу, где ведётся только ЭТК
- Работник хочет упростить доступ к своим данным о трудовой деятельности
Образец текста заявления:
Заявление
Прошу перевести мою трудовую книжку на электронный формат (ЭТК) с даты подачи настоящего заявления.
Подпись: _____________
Ф.И.О.: _________________________
Важно: После подачи заявления работодатель обязан внести в бумажную трудовую книжку запись: «Заявление о переходе на ведение трудовой книжки в электронной форме подано» и выдать её работнику на руки. Электронная книжка начинает вестись с момента передачи данных в ПФР.
Заявление о выдаче трудовой книжки на руки
Подаётся при увольнении, а также если работник хочет получить бумажную трудовую книжку на руки после перехода на ЭТК.
Когда нужно:
- Работник увольняется
- Работник перешёл на ЭТК и хочет получить бумажную книжку с отметкой о переходе
- Работник хочет получить книжку для предоставления в другую организацию
Образец текста заявления:
Заявление
Прошу выдать мне на руки трудовую книжку в связи с увольнением (или: в связи с переходом на электронную трудовую книжку).
Подпись: _____________
Ф.И.О.: _________________________
Важно: Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения; Если работник не явился за ней, работодатель направляет уведомление о необходимости получения. Хранение книжки у работодателя более 30 дней после увольнения — нарушение закона.
Заявление о предоставлении сведений из электронной трудовой книжки (СТД-Р)
Если работник устраивается на новую работу, а у него есть только ЭТК, он может запросить у предыдущего работодателя выписку из электронной трудовой книжки, форму СТД-Р.
Образец текста заявления:
Заявление
Прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в виде формы СТД-Р, выданной на основании электронной трудовой книжки, для представления в новую организацию;
Подпись: _____________
Ф.И.О.: _________________________
Важно: Работодатель обязан выдать форму СТД-Р в течение 3 рабочих дней. Форма печатается на бланке, заверяется подписью и печатью.
Заявление об исправлении ошибок в трудовой книжке
Если в трудовой книжке (бумажной или электронной) допущена ошибка (неправильная дата, название должности, организации и т.д.), работник должен подать заявление об исправлении.
Образец текста заявления:
Заявление
Прошу исправить ошибку в трудовой книжке: в записи от указано наименование должности «Менеджер по продажам», тогда как на самом деле должность — «Менеджер по работе с клиентами». Прошу внести исправление в соответствии с прилагаемыми документами (приказ, справка и т.д.);
Подпись: _____________
Ф.И.О.: _________________________
Важно: Исправления вносятся только на основании официальных документов (приказы, справки, архивные выписки). В бумажной книжке — заверяется печатью и подписью, в ЭТК — через ПФР.
Как правильно оформить заявление?
Заявление по трудовой книжке должно соответствовать следующим требованиям:
- Быть написано от руки или напечатано на бумаге (в свободной форме, но с соблюдением делового стиля)
- Содержать полные Ф.И.О. работника
- Указывать дату подачи
- Содержать чёткую просьбу (что именно требуется: оформить, выдать, перевести, исправить и т.д.)
- Быть подписано работником
- При необходимости — прилагать подтверждающие документы (справки, копии, выписки)
Заявление подаётся в двух экземплярах: один остаётся у работодателя, второй — с отметкой о принятии — выдаётся работнику.
Что происходит после подачи заявления?
- Работодатель регистрирует заявление в журнале учёта входящей документации
- В течение установленных сроков (от 3 до 5 рабочих дней) выполняется просьба работника
- В бумажную трудовую книжку вносится соответствующая запись (например, о переходе на ЭТК)
- Данные передаются в ПФР (при переходе на электронную форму)
- Работник получает документ или его копию
Важные нюансы
- Электронная трудовая книжка не отменяет бумажную. Обе формы действуют одновременно. Бумажная книжка сохраняет юридическую силу.
- Работник не обязан переходить на ЭТК. Выбор остаётся за ним.
- Работодатель не имеет права требовать от работника подачу заявления о переходе на ЭТК. Это исключительно добровольное решение.
- Если работник устраивается на работу без трудовой книжки — работодатель обязан оформить новую. Отказ — нарушение ТК РФ.
- Заявление можно подать в электронном виде (через корпоративную почту, личный кабинет на сайте компании), но только если это предусмотрено внутренними правилами организации.
Заявление по трудовой книжке — это не просто формальность, а важный юридический документ, который защищает права работника и обеспечивает корректное ведение его трудового стажа. Независимо от того, выбираете ли вы бумажную или электронную форму, подаёте ли заявление об утрате, выдаче или исправлении — всегда действуйте письменно и с сохранением подтверждения подачи.
Помните: ваша трудовая книжка, это ваша профессиональная биография. Отнеситесь к ней с ответственностью, и ваш труд будет официально зафиксирован на протяжении всей карьеры.
Совет: всегда сохраняйте копии всех заявлений и получайте на них отметку о принятии. Это поможет избежать споров и нарушений в будущем.