В трудовом праве Российской Федерации трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж и профессиональную деятельность работника. При увольнении работодатель обязан вручить трудовую книжку сотруднику под расписку. Если работник отказывается принять документ, факт отказа необходимо оформить актом об отказе передать трудовую книжку. Этот акт служит доказательством того, что работодатель выполнил свои обязательства, а работник сознательно отказался от получения трудовой книжки.

Когда требуется составлять акт

• Работник явно заявляет, что не хочет получать трудовую книжку при увольнении.
• Сотрудник не появляется для получения документа в установленный срок и не предоставляет письменного объяснения.
• Есть сомнения в том, что работник действительно получил трудовую книжку (например, он утверждает, что документ утерян, а работодатель считает иначе).

Составление акта рекомендуется даже в случаях, когда закон не обязывает это делать напрямую, поскольку документ защищает интересы работодателя в возможных спорах (например, при требовании выплаты компенсации за задержку выдачи трудовой книжки).

Правовое основание

Основные нормы, регулирующие порядок выдачи трудовой книжки:

1. Статья 84.1 ТК РФ – обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения под расписку.
2. Статья 62 ТК РФ – право работника получить копию документов, связанных с трудовыми отношениями.
3. Инструкция по ведению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69) – пункт 80, часть вторая, предусматривает оформление отказа актом с указанием свидетелей.

Структура акта об отказе передать трудовую книжку

Акт представляет собой простой кадровый документ, в котором фиксируются:

• Реквизиты организации (название, ИНН, ОГРН, адрес).
• Дата и место составления акта.
• ФИО, должность и табельный номер работника, отказывающегося получить трудовую книжку.
• Основание для составления акта (увольнение по статье…, приказ № … от …).
• Факт предложения работнику получить трудовую книжку (указание, что документ был подготовлен и находится в отделе кадров).
• Заявление работника об отказе (цитата или формулировка «Отказываюсь получить трудовую книжку при увольнении»).
• Сведения о присутствующих свидетелях (ФИО, должности, подписи).
• Подпись ответственного лица от отдела кадров (или руководителя подразделения).
• Подпись работника (если он согласен поставить подпись под фактом отказа; если отказывается подписывать – делается отметка «Отказался подписать»).

Как правильно оформить акт

Следует соблюдать следующие рекомендации:

1. Акт составляется в двух экземплярах: один остаётся в личном деле работника, второй выдаётся работнику под расписку (если он согласен принять копию). Если работник отказывается принимать копию, делается отметка об этом.
2. В акте обязательно указываются свидетели (не менее двух человек). Это могут быть сотрудники отдела кадров, бухгалтерии или руководители подразделения.
3. Язык документа должен быть официальным, без эмоциональных оценок. Используйте нейтральные формулировки: «Работник … отказался получить трудовую книжку», «Согласно пункту … Инструкции по ведению трудовых книжек».
4. После подписания акт приобретает юридическую силу и может быть представлен в суд или трудовую инспекцию в качестве доказательства выполнения обязанностей работодателем.
5. Хранить акт следует в личном деле работника не менее 50 лет после его увольнения (в соответствии с требованиями к хранению трудовых книжек и связанных документов).

Образец заполнения акта

Ниже представлен примерный текст акта. Обратите внимание, что конкретные реквизиты организации и данные работника необходимо заполнять в соответствии с реальной ситуацией.

АКТ

об отказе работника получить трудовую книжку при увольнении

г. Москва «___» __________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:

• Иванов Иван Иванович – начальник отдела кадров, ООО «Ромашка»;
• Петрова Мария Сергеевна – специалист отдела кадров, ООО «Ромашка»;
• Сидорова Анна Владимировна – бухгалтер, ООО «Ромашка»;

составили настоящий акт о том, что:

В соответствии с приказом № 125 от г. об увольнении работника Сидорова Алексея Петровича, инженера отдела производства, трудовая книжка была подготовлена и находится в отделе кадров ООО «Ромашка».

г. в 14:30 работнику Сидорову А.П. было предложено получить трудовую книжку под расписку в отделе кадров.

Работник Сидоров А.П; заявил следующее: «Я отказываюсь получать трудовую книжку при увольнении, так как считаю, что она мне не нужна».

Факт отказа зафиксирован в присутствии свидетелей: Иванова И.И., Петровой М.С. и Сидоровой А.В.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых остаётся в личном деле работника, второй – у работника (при его согласии принять копию).

Подписи:

• ____________________/Иванов И.И./
• ____________________/Петрова М.С./
• ____________________/Сидорова А.В./
• ____________________/Сидоров А.П./ (отказался подписать)

Примечание: Если работник отказывается поставить свою подпись, в графе «Подпись работника» делается отметка «Отказался подписать» и указывается дата.

Последствия неправильного оформления

Отсутствие акта или его неправильное заполнение может привести к следующим рискам для работодателя:

• Претензии бывшего сотрудника о невыдаче трудовой книжки и требование компенсации за задержку (согласно ст. 234 ТК РФ).
• Сложности при проверке трудовой инспекцией: отсутствие доказательства выполнения обязанности по выдаче документа.
• Возможные трудности при последующем трудоустройстве работника, если он потребует восстановления трудовой книжки через суд.

Поэтому рекомендуеться всегда оформлять акт, даже если кажется, что отказ носит формальный характер.

Практические советы кадровой службы

1. Заблаговременно информируйте работника о порядке выдачи трудовой книжки при увольнении (например, в уведомлении об увольнении).
2. При отказе фиксируйте заявление работника письмом или записью в служебной записке, а затем оформляйте акт.
3. Используйте шаблон акта, утверждённый внутренним локальным нормативным актом организации, чтобы обеспечить единообразие оформления.
4. После подписания акта сразу же внесите отметку в личную карточку сотрудника о том, что трудовая книжка не выдавалась по причине отказа.
5. Храните акт вместе с приказом об увольнении и копией уведомления о необходимости получения трудовой книжки.

Акт об отказе передать трудовую книжку – важный кадровый документ, который защищает права работодателя и фиксирует выполнение им законной обязанности по выдаче трудовой книжки при увольнении. Правильное оформление акта, наличие свидетелей и соблюдение установленной формы позволяют избежать споров и обеспечить законность кадровых процедур. Рекомендуется иметь готовый шаблон акта в отделе кадров и применять его в каждом случае отказа работника получить трудовую книжку.