В 2026 году институт трудовых книжек в Российской Федерации окончательно сформировался в гибридном формате: параллельно существуют бумажные документы (для тех‚ кто сохранил их по состоянию на конец 2020 года) и электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ ставшие основным способом учета стажа. Понимание правил ведения‚ образцов заполнения и юридических нюансов критически важно как для работодателей‚ так и для сотрудников.

На текущий момент (май 2026 года) действуют нормы‚ установленные Приказом Минтруда России от № 320н и Постановлением Правительства РФ от № 1250. Бланки нового образца‚ введенные в действие с 1 января 2023 года‚ являются единственными valid формами для первичного оформления (если это допускалось переходными периодами для отдельных категорий) или замены утерянных документов‚ хотя массовая выдача новых бумажных книжек прекращена.

Ключевые особенности периода:

• Электронный формат: Является основным. Сведения о трудовой деятельности передаются в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1.
• Бумажный формат: Сохраняется у работников‚ не подавших заявление о переходе на ЭТК до конца 2020 года. Работодатель обязан вести такую книжку до увольнения сотрудника‚ после чего выдает ее на руки с финальной записью.
• Ответственность: После выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику при увольнении ответственность за ее хранение и дальнейшее ведение с работодателя снимается.

Правила заполнения бумажной трудовой книжки

Несмотря на цифровизацию‚ бумажный документ требует строгого соблюдения инструкций. Ошибки могут привести к проблемам при назначении пенсии.

Общие требования

Записи должны вестись чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета.
Запрещены сокращения (например‚ нельзя писать «приказ» как «пр.» или «зам. директора»).
Каждая запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

Оформление ьного листа

При первичном заполнении (или выдаче вкладыша/дубликата) на ьном листе указываются:

• ФИО владельца (полностью‚ без сокращений).
• Дата рождения (число‚ месяц‚ год цифрами).
• Образование (на основании документов об образовании).
• Профессия/специальность.
• Дата заполнения и подпись владельца.
• Подпись лица‚ ответственного за выдачу‚ и печать организации.

> Важно: Если у сотрудника изменилось образование или фамилия‚ изменения вносятся на ьный лист с ссылкой на соответствующие документы-основания (свидетельство о браке‚ диплом).

Образцы записей о приеме‚ переводе и увольнении

Ниже приведены алгоритмы и примеры записей‚ актуальные для 2026 года.

Запись о приеме на работу

Запись вносится в раздел «Сведения о работе». В графе 3 указывается наименование организации‚ затем дата приема‚ и в следующей строке — сама запись о приеме.

Пример записи:
> Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
> 15 02 2026
> Принят в отдел маркетинга на должность менеджера по продажам.
> Приказ от № 12-к
Нюанс: Если сотрудник принят на 0‚5 ставки или по срочному договору‚ это обязательно указывается в тексте записи (например: «Принят на должность… на 0‚5 ставки» или «Принят на должность… на срок действия основного работника…»).

Запись о переводе

Перевод на другую должность или в другое структурное подразделение фиксируется аналогично приему‚ но с формулировкой о переводе.

Пример записи:
> 10 04 2026
> Переведен в отдел оптовых продаж на должность старшего менеджера.
> Приказ от № 45-к

Запись об увольнении и выдача книжки

Это самый критичный этап. В последний день работы сотрудника работодатель обязан:
Внести запись об увольнении со ссылкой на статью ТК РФ.
Заверить запись подписью руководителя и печатью.
Внести запись о выдаче трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек.
Выдать оригинал трудовой книжки сотруднику под роспись в личной карточке и книге учета.

Пример записи об увольнении:
> 23 05 2026
> Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
> Менеджер по кадрам __________ /Иванова А.А./
> М.П.
> С записью ознакомлен: __________ /Петров В.В./

После этой записи и получения подписи сотрудника в книге учета‚ ответственность за бумажную книжку переходит к работнику.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): Порядок действий

Для сотрудников‚ выбравших электронный формат‚ или для новых работников (поступивших на работу впервые после 1 января 2021 года)‚ бумажный документ не заводится.

Как перейти на ЭТК (для сохранивших бумажную)

Сотрудник должен был подать соответствующее заявление. Если заявление подано‚ работодатель вносит в бумажную книжку запись:
> «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

После этой записи ведение бумажной книжки прекращается (до момента увольнения‚ когда ее отдадут на руки)‚ а все данные дублируются в СФР.

Отчетность ЕФС-1

Все кадровые мероприятия (прием‚ перевод‚ увольнение) отражаются в форме ЕФС-1 (раздел 1‚ подразделы 1.1 и 1.2).

• Срок подачи: Не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания приказа (кадрового события).
• Содержание: Данные полностью соответствуют записям в бумажной трудовой (если она ведется) или формируют электронную историю.

Исправление ошибок и выдача дубликатов

В 2026 году сохраняется строгий запрет на зачеркивание ошибочных записей в бумажных трудовых книжках.

Порядок исправления:
Неверная запись признается недействительной.
В следующей свободной строке пишется: «Запись за номером [номер] недействительна».
Затем вносится правильная запись.
Все заверяется подписью и печатью.

Если ошибка допущена предыдущим работодателем‚ исправление вносит текущий работодатель на основании официального документа (справки‚ архивной выписки) от предыдущего работодателя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Где посмотреть свою электронную трудовую?

Сведения доступны через портал Госуслуг‚ в личном кабинете на сайте СФР или по запросу через работодателя/МФЦ.

• Нужно ли заверять выписки из ЭТК?

Для предоставления в большинство инстанций достаточно электронной выписки‚ подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) СФР. Она равнозначна бумажному документу с печатью.

• Что делать‚ если бумажная трудовая утеряна?

Работодатель обязан помочь работнику восстановить стаж‚ запросив данные у предыдущих работодателей и в архивах‚ после чего оформляется дубликат трудовой книжки.

В 2026 году трудовая книжка остается ключевым документом‚ подтверждающим стаж для пенсионного обеспечения. Независимо от формата (бумажный или электронный)‚ точность вносимых записей‚ своевременная сдача отчетности ЕФС-1 и правильное оформление образцов приказов гарантируют защиту прав работников и отсутствие проблем с контролирующими органами. Работодателям следует помнить: после выдачи бумажной книжки при увольнении необходимо зафиксировать этот факт в учетных документах‚ чтобы снять с себя ответственность за ее хранение.