Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним – это обязательный документ, который требуется каждому работодателю для оформления трудовых отношений. С 1 января 2023 года в России введён новый образец трудовой книжки, а также обновлённые вкладыши. Если вы – работодатель, вам необходимо знать, где и как можно закупить эти бланки в соответствии с законодательством.
Что такое бланки трудовых книжек и зачем они нужны?
Бланк трудовой книжки – это специально подготовленный лист бумаги, который содержит места для записи сведений о трудовом стаже, заработной плате, начислениях и других обязательных данных. Вкладыши (или «приложения») дополняют бланк дополнительной информацией, например, о начислениях отпускных, больничных, налоговых удержаниях.
Новый образец трудовой книжки, действующий с 1 января 2023 года, предусматривает более строгие требования к оформлению и хранению. Поэтому важно приобретать бланки только у официальных поставщиков, чтобы избежать недобросовестных копий и штрафов.
Кто может продавать бланки трудовых книжек?
- Юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые являются официальными распространителями бланков. Такие компании обязаны:
- обладать охраняемыми помещениями для хранения бланков;
- вести строгий учет поступлений и выдачи бланков;
- получать разрешения от Минтруда.
- Компания «Гознак» – единственный официальный производитель бланков трудовых книжек и вкладышей. Приобретать бланки у «Гознака» гарантирует соответствие требованиям ГОСТ и наличие всех необходимых сертификатов.
Где можно купить бланки?
Официальные поставщики
Список официальных поставщиков можно найти на сайте Минтруда России или в справочнике, утверждённом Минфином. К ним относятся:
- «Гознак» – официальный производитель. Заказ можно оформить через их официальный сайт или по телефону.
- Поставщики, зарегистрированные в системе «Единый реестр поставщиков» Минтруда.
- Публичные организации, такие как Почта России (в некоторых регионах), которые иногда предоставляют услуги по выдаче бланков.
Онлайн‑платформы и каталоги
В России существует несколько онлайн‑платформ, где можно найти официальных поставщиков:
- 2ГИС – сервис, который показывает расположение официальных поставщиков по всей стране. Введите в поиск «поставщик бланков трудовых книжек» и выберите проверенного продавца.
- Сайты государственных закупок (zakupki.gov.ru) – там публикуются тендеры и договоры с поставщиками бланков.
- Платформы типа Ozon.ru и Wildberries.ru иногда предлагают бланки от проверенных продавцов, но обязательно проверяйте наличие сертификатов.
Локальные поставщики в вашем регионе
Если вам удобнее приобрести бланки лично, обратитесь в:
- Местные отделения Почты России – в некоторых городах они предоставляют бланки по запросу.
- Канцелярские магазины, специализирующиеся на государственных документах.
- Объединения работодателей (например, Торгово‑производственные союзы), которые часто имеют договоры с поставщиками.
Как оформить заказ и получить бланки?
- Выберите поставщика – убедитесь, что он зарегистрирован в системе Минтруда и имеет все необходимые разрешения.
- Свяжитесь с поставщиком – уточните наличие нужного количества бланков, сроки доставки и стоимость.
- Подготовьте документы – обычно требуется копия ИНН, свидетельство о регистрации и, возможно, справка о наличии лицензии.
- Оформите заказ – подпишите договор или сделайте заказ в системе госзакупок.
- Получите бланки – они могут быть доставлены курьером, вы можете забрать лично или получить по почте.
- Проверьте качество – убедитесь, что бланки соответствуют ГОСТу и имеют правильные штампы.
Что делать, если бланки не соответствуют требованиям?
Если вы обнаружили, что бланки не соответствуют требованиям (неправильный штамп, отсутствие сертификата, некачественная печать), немедленно:
- Свяжитесь с поставщиком и потребуйте замену.
- Сообщите об этом в Минтруд и в Роструд – они проведут проверку поставщика.
- Сохраните копии всех документов – они могут понадобиться в случае проверки.
Как избежать проблем с законом?
- Покупайте бланки только у официальных поставщиков, проверенных Минтрудом.
- Храните бланки в охраняемых помещениях и ведите строгий учет.
- Следите за новыми постановлениями и изменениями в законодательстве (например, обновления Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н).
- Регулярно проверяйте наличие актуальных сертификатов у поставщика.
Приобретение бланков трудовых книжек – это важный шаг для любого работодателя. С 1 января 2023 года в России действует новый образец, и его бланки можно купить только у официальных поставщиков, таких как «Гознак» и другие компании, зарегистрированные в системе Минтруда. Используйте онлайн‑каталоги, официальные сайты и местные поставщики, чтобы гарантировать качество и законность документов. Соблюдайте порядок оформления, храните бланки в надёжных помещениях и ведите строгий учёт – это поможет избежать штрафов и проблем с контролирующими органами.
Если у вас возникнут вопросы по конкретному поставщику или процедуре заказа, обратитесь в отдел кадров вашего предприятия или в региональный отдел Минтруда.