С 1 января 2026 года в России завершается переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это кардинально меняет подход к учёту трудового стажа, но не отменяет обязанности работодателя по оформлению новых сотрудников. Особенно актуален вопрос: что делать, если новый работник не предоставил трудовую книжку? Ответ на него зависит от нескольких факторов — включая статус сотрудника, наличие ЭТК и законодательные изменения 2026 года.

Почему трудовая книжка важна?

Трудовая книжка (ТК) — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. До 2026 года она была обязательной для всех работников, а с 2026 года её роль постепенно переходит к электронному формату. Однако:

• Для работников, начавших трудовую деятельность до 2020 года, бумажная трудовая книжка остаётся основным документом.
• Для тех, кто начал работать с 2020 года, трудовой стаж ведётся в электронном виде — но только если работник не заявил о желании сохранить бумажную ТК.
• С 2026 года все новые работники оформляются исключительно с учётом ЭТК — бумажная книжка не требуется, если сотрудник не требует её выдачи.

Сценарии и правильные действия работодателя

Сценарий 1: Работник — новый сотрудник, никогда не работал ранее (начал трудовую деятельность в 2026 году)

Если работник впервые устраивается на работу и не имеет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, это абсолютно нормально. С 2026 года работодатель обязан создать для него электронную трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с момента заключения трудового договора.

Что делать работодателю:

1. Заключить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).
2. Зарегистрировать сотрудника в системе ЭТК через личный кабинет работодателя на сайте Пенсионного фонда РФ (ПФР).
3. Уведомить работника о создании ЭТК — направить уведомление по электронной почте или в письменном виде.
4. Не требовать бумажную трудовую книжку — она не нужна.

Важно: Работник не обязан предоставлять ничего, кроме паспорта и СНИЛС. Трудовая книжка (бумажная) в этом случае не требуется.

Сценарий 2: Работник ранее работал, но не предоставил бумажную трудовую книжку

Если работник уже имел трудовой стаж до 2026 года, но не принёс бумажную трудовую книжку, это может означать:

• Он утерял книжку.
• Он не знает, что она у него есть.
• Он хочет перейти на ЭТК и не хочет передавать бумажную книжку.

Что делать работодателю:

1. Запросить у работника письменное заявление о том, что он не может предоставить трудовую книжку и просит оформить ЭТК.
2. На основании заявления работодатель создаёт ЭТК в ПФР.
3. Если работник ранее работал, его стаж должен быть учтён в ЭТК — для этого работодатель запрашивает сведения через систему межведомственного взаимодействия с ПФР.
4. Если работник ранее имел бумажную книжку, но потерял её, он должен обратиться в последнее место работы для получения дубликата. Работодатель может помочь в этом, направив запрос в ПФР.

Сценарий 3: Работник предоставил бумажную трудовую книжку, но она заполнена не по правилам

С 2026 года Минтруд упростил требования к ведению трудовых книжек. Устаревшие записи (например, о наградах, поощрениях, не относящихся к трудовой деятельности) больше не обязательны. Однако:

• Если в книжке есть записи о трудовой деятельности — они должны быть учтены.
• Если запись неправильно оформлена (например, нет печати, даты, подписи), работодатель может запросить подтверждение стажа через ПФР.

Рекомендация: Не отклоняйте кандидата из-за «неправильной» трудовой книжки. Вместо этого — направьте запрос в ПФР для подтверждения стажа.

Что запрещено делать?

Работодатель не имеет права:

• Отказывать в приёме на работу только потому, что работник не предоставил трудовую книжку — это нарушение ст. 64 ТК РФ (запрет дискриминации).
• Требовать бумажную трудовую книжку от нового работника, начавшего трудовую деятельность в 2026 году — она не существует, так как все стажи ведутся в ЭТК.
• Удерживать трудовую книжку у себя — она должна быть передана работнику при увольнении, даже если это ЭТК.
• Вносить записи в бумажную книжку, если работник выбрал ЭТК, это противоречит закону.

Как оформить ЭТК: пошаговая инструкция для работодателя

1. Зарегистрируйтесь на портале ПФР как работодатель (если ещё не зарегистрированы).
2. Войдите в личный кабинет и перейдите в раздел «Электронные трудовые книжки».
3. Выберите «Создать ЭТК для нового работника».
4. Внесите данные работника: ФИО, СНИЛС, дата рождения, паспортные данные.
5. Загрузите копию трудового договора.
6. Система автоматически проверит данные и создаст ЭТК.
7. Отправьте работнику уведомление о создании ЭТК — это обязательно.

Все записи о приёме, переводе, увольнении будут автоматически передаваться в ПФР через систему электронного документооборота.

Что делать, если работник отказывается от ЭТК?

С 2026 года работник имеет право выбрать формат ведения трудового стажа, бумажную книжку или ЭТК. Если он подал заявление о желании сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель обязан:

• Выдать ему бумажную книжку (если у него её не было — выдать новую).
• Вести в ней все записи (приём, увольнение, переводы).
• Хранить её в течение 75 лет после увольнения.

Если работник не подал заявление — по умолчанию ему создаётся ЭТК.

• Не требуйте трудовую книжку от нового сотрудника без разбора — с 2026 года это не всегда обязательно.
• Создавайте ЭТК автоматически для всех новых работников, если они не заявили иное.
• Не отказывайте в приёме из-за отсутствия бумажной книжки — это незаконно.
• Используйте ПФР и электронные сервисы для проверки стажа — это надёжнее, чем бумажные документы.
• Обучите кадровую службу новым правилам — ошибки в оформлении могут привести к штрафам от Государственной инспекции труда.

С 2026 года трудовая книжка перестаёт быть центральным документом — она становится частью цифровой экосистемы. Ваша задача как работодателя — адаптироваться, соблюдать закон и обеспечить прозрачность учёта трудового стажа для каждого сотрудника.

Помните: отсутствие бумажной трудовой книжки — не повод для отказа в трудоустройстве. Это повод для перехода на электронный формат — и это уже закон.