Прием нового сотрудника, это всегда волнительный процесс, сопряженный с оформлением большого количества документов. Одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж, является трудовая книжка. Однако на практике часто возникают ситуации, когда соискатель не может предоставить этот документ в день приема на работу. Причины могут быть разными: утеря, нахождение книжки у предыдущего работодателя, переход на электронную форму ведения или просто забывчивость. В данной статье мы подробно разберем, как действовать работодателю в соответствии с актуальным трудовым законодательством РФ.

Почему трудовая книжка важна?

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. До 2020 года она велась исключительно в бумажном виде, но сейчас в России действует переходный период, когда трудовые книжки существуют как в бумажном, так и в электронном формате.

Отсутствие этого документа (или сведений о нем) может создать проблемы в будущем:

• Сложности с подтверждением стажа для пенсии;
• Проблемы при расчете больничных листов (зависит от стажа);
• Риск штрафов для работодателя за нарушение правил ведения кадрового делопроизводства.

Сценарий А: Работник перешел на электронную трудовую книжку

Это самый распространенный случай в настоящее время. Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) у предыдущего работодателя или при первом трудоустройстве после 2021 года, бумажный документ ему на руки не выдавался или был возвращен с записью о переходе на ЭТК.

Что делать работодателю:

1. Запросить у работника выписку (сведения) о трудовой деятельности. Она может быть предоставлена в виде формы СТД-Р (выданная последним работодателем) или СТД-СФР (полученная через Социальный фонд России или Госуслуги).
2. Если у работника нет выписки, работодатель обязан самостоятельно запросить сведения в СФР (Социальный фонд России) в течение 3 дней после приема на работу.
3. На основании полученных сведений вносится запись в новую бумажную трудовую книжку (если она заводится впервые для этого сотрудника в вашей организации и он не отказался от бумажной версии ранее) или просто фиксируются данные для отчетности.

Важно: Если работник выбрал электронную трудовую, бумажную версию ему больше не заводят и не ведут, за исключением случаев, когда нужно внести запись о работе до 2020 года, если она отсутствовала.

Сценарий Б: Бумажная трудовая книжка утеряна

Если работник сообщает, что потерял бумажную трудовую книжку, ответственность за ее восстановление лежит на самом работнике.

Алгоритм действий:

• Работодатель не имеет права заводить работнику новую трудовую книжку взамен утерянной, если потеря произошла не по вине работодателя.
• Сотрудник должен самостоятельно обратиться к предыдущим работодателям за справками или дубликатами записей.
• До момента восстановления документа работодатель ведет учет трудового стажа на основании имеющихся у него документов (трудовой договор, приказы о приеме/увольнении, справки с предыдущих мест работы).

В этом случае в кадровой документации делается отметка о том, что трудовая книжка не предоставлена по причине утери, и работник предупрежден о необходимости ее восстановления.

Сценарий В: Трудовая книжка находится у другого работодателя

Часто бывает, что человек еще формально не уволен с предыдущего места работы или просто не забрал документ. Согласно ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде).

Однако отсутствие книжки в момент приема не является основанием для отказа в трудоустройстве, если у человека есть право работать (например, он не совместитель, а основной сотрудник, но книжка временно недоступна).

Рекомендуемые действия:

1. Принять от работника заявление с объяснением причин отсутствия трудовой книжки и указанием срока, когда она будет предоставлена.
2. Оформить трудовой договор и приказ о приеме на работу.
3. Вести учет рабочего времени.
4. Внести запись в трудовую книжку сразу же, как только сотрудник ее предоставит.

Сценарий Г: Первое трудоустройство

Если сотрудник устраивается на работу впервые после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка ему не заводится. Вся информация о его трудовой деятельности будет вестись только в электронном виде. Работодатель обязан передать сведения в СФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем приема.

Если же первое трудоустройство произошло до 2021 года, но книжка так и не была оформлена (нарушение со стороны прошлого работодателя), то текущий работодатель обязан завести новую трудовую книжку, если работник не перешел на ЭТК.

Ответственность работодателя

Важно помнить, что именно работодатель несет ответственность за правильное ведение, хранение и учет трудовых книжек. Согласно Кодексу об административных правонарушениях (КоАП РФ):

• За нарушение правил хранения и учета трудовых книжек грозит штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
• За каждый случай неоформления или неправильного оформления трудовой книжки также предусмотрены штрафные санкции.

Поэтому ситуация «работник не принес» не снимает с работодателя обязанности контролировать процесс. Необходимо фиксировать факт непредоставления документа актом или заявлением работника.

Чек-лист для кадровика: что делать прямо сейчас?

Если новый сотрудник пришел без трудовой книжки, выполните следующие шаги:

1. Выясните причину. Утеря, электронная форма, нахождение у прошлого работодателя или первое место работы?
2. Запросите письменное объяснение. Пусть работник напишет заявление с указанием причины отсутствия документа.
3. Проверьте статус ЭТК. Запросите сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР), если есть подозрение на переход в «цифру».
4. Оформите прием. Не отказывайте в трудоустройстве только из-за отсутствия «корочки», если человек подходит по квалификации.
5. Контролируйте сроки. Если книжка должна быть донесена, установите разумный срок и контролируйте его наступление.

Ситуация, когда работник не принес трудовую книжку, решаема и не должна становиться препятствием для легального трудоустройства. Главное — действовать в рамках закона: правильно квалифицировать причину отсутствия документа (электронная форма, утеря или временное отсутствие) и зафиксировать это документально. Помните, что переход на электронные трудовые книжки постепенно упрощает процесс, делая бумажный носитель менее значимым, но требования к отчетности и передаче данных в СФР остаются строгими.

Всегда требуйте от сотрудников ответственности, но берите на себя роль эксперта, который поможет оформить все правильно, избежав будущих проблем со стажем и пенсией.