Один из самых частых вопросов, с которыми сталкиваются кадровики и руководители при приеме нового сотрудника: «Что делать, если кандидат не может предъявить трудовую книжку?». Ответ на этот вопрос зависит от того, почему документа нет и какой статус имеет работник.

Можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Короткий ответ: Да, можно. Отсутствие трудовой книжки не является законным основанием для отказа в приеме на работу, если кандидат соответствует квалификационным требованиям.

Однако процедура оформления будет зависеть от конкретной ситуации. Рассмотрим основные сценарии.

Сценарии отсутствия трудовой книжки

Это первое место первого трудоустройства

Если человек устраивается на работу впервые (например, выпускник вуза или колледжа), у него физически нет трудовой книжки. В этом случае:

• Работодатель обязан оформить трудовую книжку на сотрудника.
• С 2021 года в России приоритетным является электронный формат. Работодатель подает сведения о приеме в Социальный фонд России (СФР), и запись создается в электронном виде.
• Бумажная книжка заводится только в том случае, если работник сам выразил желание ее иметь.

Сотрудник потерял трудовую книжку

Если работник сообщает, что документ утерян, он не может просто «забыть» о нем. В этой ситуации:

• Работник должен обратиться к предыдущему работодателю или в суд для восстановления документа.
• При приеме на работу в компанию без книжки, в отделе кадров фиксируется факт ее отсутствия.
• Рекомендуется попросить сотрудника написать заявление о потере трудовой книжки, чтобы обезопасить компанию от претензий в будущем.

Сотрудник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Сейчас многие работники отказываются от бумажных носителей. В этом случае вместо трудовой книжки кандидат предоставляет:

• Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), выписка из электронной трудовой книжки, которую выдает предыдущий работодатель.
• Выписку из СФР — документ, который можно получить через портал Госуслуг.

Эти документы имеют полную юридическую силу и заменяют бумажную книжку при приеме на работу.

Сотрудник работал как ИП или самозанятый

Если кандидат ранее работал на себя (ИП), записи о таком периоде в трудовую книжку не вносятся, так как это не является трудовыми отношениями по ТК РФ. При приеме в штат такой сотрудник оформляется как обычный новый работник.

Риски и важные нюансы для работодателя

При приеме сотрудника без трудовой книжки важно помнить о следующих моментах:

1. Стаж для отпуска: Без подтвержденных данных о предыдущем стаже (выписки СТД-Р или бумажной книжки) работодатель не может учесть прошлый опыт для расчета продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска или определения стажа для других льгот.
2. Проверка данных: Если должность требует строгого соответствия стажа (например, в государственных учреждениях или на руководящих должностях), отсутствие подтверждающих документов может стать препятствием для назначения на конкретную должность.
3. Оформление договора: Отсутствие книжки не освобождает от необходимости заключения трудового договора и издания приказа о приеме.