В современных условиях российского труда часто возникают ситуации, когда новый сотрудник, при приёме на работу, отказывается от традиционной бумажной трудовой книжки и требует перехода на электронный формат (ЭТК). Ниже изложены основные правовые нормы, практические шаги и типичные ошибки, с которыми сталкиваются работодатели.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и разъяснениям Министерства труда и социальной защиты, отсутствие бумажной трудовой книжки не является препятствием для заключения трудового договора. Однако работодатель имеет право потребовать от сотрудника передать книжку на хранение.

Что говорит закон

• Если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, он обязан предъявить справку СТД‑Р (или СТД‑СФР) о трудовой деятельности.
• Для новых сотрудников, пришедших на работу с 2021 года, в первую очередь вводятся только электронные сведения в базу СФР.
• Если у сотрудника была бумажная книжка до 2021 года и он не подавал отказ, она продолжает вестись в обычном порядке.

Пошаговый алгоритм действий работодателя

1. Получение документов – попросите нового сотрудника предъявить один из следующих документов:
   • Бумажную трудовую книжку;
   • Справку СТД‑Р (или СТД‑СФР) о трудовой деятельности, если он отказался от бумажного формата.
2. Оформление записи в книжке – если сотрудник всё‑же предоставил бумажную книжку, в неё необходимо внести запись о приёме на работу.
3. Заявление о переходе на ЭТК – работник может подать заявление о переходе на электронный формат. После его получения в книжке делается отметка об этом.
4. Уведомление в СФР – в течение не позднее следующего рабочего дня сообщите в СФР о приёме сотрудника и о его отказе от бумажной трудовой книжки.
5. Оформление дубликата/новой книжки – если сотрудник всё‑же хочет иметь бумажный документ, оформите дубликат, но помните, что после отказа от ведения бумажной формы её восстановить будет невозможно.

Частые мифы и реальность

• Миф 1. «Бумажные трудовые книжки больше не заполняются».
  Правда. Если сотрудник имел бумажную книжку до 2021 года и не отказывался от неё, работодатель обязан её вести.
• Миф 2. «При первом трудоустройстве можно выбрать любой формат».
  Правда. С 2021 года для новых сотрудников вводятся только электронные сведения; бумажная форма появляется только по желанию работника.
• Миф 3. «У сотрудника может быть только одна форма».
  Правда. При наличии бумажной книжки до 2021 года сотрудник может одновременно иметь и электронную запись.
• Миф 4. «После отказа от бумажной формы её можно возобновить».
  Правда. После официального отказа бумажная форма больше не ведётся и отменить её нельзя.
• Миф 5. «Исправление ошибок в электронной книжке может сделать только работодатель».
  Правда. Сотрудник может самостоятельно запросить корректировку через СФР или Госуслуги, предоставив подтверждающие документы.

Как оформить запись об отказе от бумажной книжки

Для юридической корректности рекомендуется использовать готовый шаблон заявления. В нём указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата приёма на работу;
• Требование перевести трудовые сведения в электронный формат;
• Подпись сотрудника и, при необходимости, дата.

После получения заявления в книжке вносится отметка о переходе на ЭТК, а копию заявления в кадровой документации.

Что делать, если сотрудник не предоставил ни книгу, ни справку

В случае, когда работник при приёме не предъявил ни одну из требуемых форм, работодатель имеет право:

1. Попросить предоставить требуемые документы в установленный срок (обычно – в течение 3‑5 рабочих дней).
2. В случае непредоставления – направить уведомление о необходимости передачи трудовой книжки с указанием последствий (в т.ч. возможного приостановления работы).
3. Сохранить копию всех переписок и уведомлений как доказательство добросовестных попыток решения вопроса.

Примеры из судебной практики

Московский городской суд (дело № 33‑29150/2014) подтвердил, что отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу. Суд подчеркнул, что работодатель обязан обеспечить ведение трудовых записей, но не может отказывать в работе solely из‑за отсутствия бумажной формы.

Краткие рекомендации работодателю

• Всегда запрашивайте у нового сотрудника один из обязательных документов.
• Своевременно фиксируйте в книжке (или в электронной базе) все необходимые сведения.
• Обеспечьте своевременное уведомление в СФР о переходе на ЭТК.
• Храните копии всех заявлений и уведомлений – они пригодятся в случае проверок;
• При необходимости используйте готовые шаблоны и консультации юристов, чтобы избежать ошибок.

Отказ сотрудника от бумажной трудовой книжки – не препятствие для начала работы, но требует от работодателя соблюдения определённых процедур. Правильное оформление документов, своевременное уведомление в СФР и понимание правовых нюансов помогут избежать конфликтов и обеспечить корректное ведение трудовых записей.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалисту по трудовому праву или воспользуйтесь официальными рекомендациями Министерства труда и СФР.