Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Иногда в неё необходимо внести дополнительную запись, которая не относится к основному месту работы (например, о прохождении военной службы, получении награды, обучении, совмещении должностей и т.д.). Ниже подробно описан порядок действий, необходимые документы и примеры оформления.

Когда требуется дополнительная запись

• Приём на работу по совместительству (внутреннее или внешнее).
• Прохождение военной службы по призыву или по контрасту.
• Награждение государственной или ведомственной наградой (почётная грамота, медаль, благодарность и т.п;).
• Прохождение повышения квалификации, переподготовки или получение диплома о профессиональном образовании.
• Изменение основания увольнения по решению суда.
• Иные случаи, предусмотренные трудовым законодательством или локальными нормативными актами работодателя.

Кто может внести запись

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Постановлению Минтруда России от № 69 «О ведении трудовых книжек и внесении в них записей», запись в трудовую книжку делает:

• Работодатель (его уполномоченное лицо – кадровый специалист, руководитель отдела кадров или непосредственный руководитель).
• В случае военной службы – военкомат, выдающий справку о прохождении службы.
• При награждении – организация, выдавшая награду (на основании соответствующего приказа или распоряжения).

Необходимые документы

1. Заявление работника о необходимости внесения дополнительной записи (в свободной форме).
2. Основание для записи:
   • Приказ о приёме на работу (совместительство).
   • Справка из военкомата о прохождении военной службы (с указанием периода, звания, должности).
   • Приказ о награждении или копия награждённого документа (грамота, медаль, благодарность).
   • Документ об окончании курсов повышения квалификации, диплом о профессиональном образовании.
   • Решение суда о изменении основания увольнения (если требуется).
3. Трудовая книжка работника (оригинал).
4. Паспорт работника (для сверки данных).

Порядок внесения записи

1. Получить от работника заявление и необходимые подтверждающие документы.
2. Проверить достоверность сведений (сверка с паспортом, соответствие дат, отсутствие противоречий).
3. Оформить запись в трудовой книжке согласно установленному образцу (см. ниже).
4. Поставить подпись уполномоченного лица и печать организации (если предусмотрено внутренними нормативными актами).
5. Сделать копию записи для личного дела работника и, при необходимости, уведомить Пенсионный фонд РФ (например, при записи о военной службе или награде, влияющей на стаж).
6. Вернуть трудовую книжку работнику под расписку.

Пример записи в трудовой книжке

Пример записи о прохождении военной службы:

2024 г. 01.09. Поступил на военную службу по призыву в Вооружённые Силы РФ.
 Воинское звание – рядовой. Воинская часть № 12345.
 Срок службы – 12 месяцев.
 2025 г. 31.08. Уволен с военной службы в запас.

Пример записи о награждении:

2023 г. 15.05. Награждён почётной грамотой Министерства труда и социальной защиты
 РФ за высокие показатели в выполнении производственных заданий.

Пример записи о работе по совместительству:

2022 г. 10.02. Принят на работу по совместительству в отдел маркетинга
 ООО «Пример» (должность – специалист по интернет‑рекламе).
 2023 г. 10.02. Уволен по собственному желанию.

Особенности записи о военной службе и наградах

• Военная служба: запись вносится на основании справки из военкомата. Период службы учитывается в общем страховом стаже для назначения пенсии.
• Награды: запись делается только если награда связана с трудовой деятельностью (например, за высокие производственные показатели). Награды, не связанные с работой (спортивные, культурные), в трудовую книжку не вносятся.
• При наличии нескольких записей одного вида (например, несколько периодов военной службы) каждая оформляется отдельной строкой с указанием даты начала и конца.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена

Если трудовая книжка утрачена, работник должен:

1. Написать заявление работодателю об утере (или порче) трудовой книжки.
2. Получить справку о стаже и местах работы от предыдущих работодателей (или из архива организации).
3. Оформить дубликат трудовой книжки в соответствии с Постановлением Минтруда России от № 69 (раздел «Восстановление трудовой книжки»).
4. В дубликате внести все ранее сделанные записи, включая дополнительные, на основании предоставленных документов.

Ответственность за неправильное оформление

Нарушение порядка ведения трудовых книжек может повлечь:

• Административную ответственность должностных лиц (штраф от 1 000 до 5 000 руб. по ст. 5.27 КоАП РФ).
• Отказ в назначении пенсии или социальных выплат из‑за недостатка подтверждённого стажа.
• Сложности при трудоустройстве нового работодателя (невозможность подтвердить опыт работы).

Полезные ссылки и нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ (статьи 65‑66).
• Постановление Минтруда России от № 69 «О ведении трудовых книжек и внесении в них записей».
• ФЗ «О страховых пенсиях» (учёт периода военной службы).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Приказом Минтруда России от № 15.

Соблюдение указанных правил позволит корректно оформить дополнительную запись в трудовой книжке, избежать правовых рисков и обеспечить работнику полное подтверждение его трудового пути и стажа.