В 2026 году, спустя несколько лет после массового перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и интеграции систем учета Луганской Народной Республики (ЛНР) в правовое поле Российской Федерации, вопрос наличия у работника двух трудовых книжек остается актуальным. Несмотря на цифровизацию, бумажный документооборот все еще встречается, и ситуации, когда у сотрудника оказывается на руках два экземпляра, не являются редкостью.
В данной статье мы подробно разберем, законно ли иметь две трудовые книжки, какие риски это несет для работника и работодателя в ЛНР, а также как правильно действовать кадровым специалистам при обнаружении такого факта.
Почему у работника может оказаться две трудовые книжки?
Наличие двух трудовых книжек у одного человека, это чаще всего результат организационных ошибок, потери документов или попыток скрыть информацию. Основные причины включают:
- Утеря и восстановление. Сотрудник потерял оригинал трудовой книжки, работодатель выдал дубликат, а спустя время оригинал был найден. В итоге у работника на руках два документа.
- Скрытие информации. Работник желает скрыть периоды своей биографии (например, увольнения по статье или длительные перерывы) и заводит новую книжку, представляя ее как «чистую».
- Переходный период. Сотрудник устроился на первую работу до полного перехода на электронные форматы или в период реформ в ЛНР, когда системы учета еще синхронизировались, что привело к путанице в выдаче документов.
- Работа по совместительству. Ошибочное мнение, что для работы по совместительству нужна отдельная трудовая книжка (хотя по закону записи вносятся в одну основную).
Законно ли иметь две трудовые книжки?
Согласно трудовому законодательству, действующему на территории ЛНР и РФ, трудовая книжка установленного образца может быть только одна. Наличие второго экземпляра не дает работнику никаких правовых преимуществ.
Важно понимать следующие принципы:
- Работодатель не обязан и не имеет права вносить записи во вторую трудовую книжку, если первая является действующей.
- Весь трудовой стаж для расчета пенсии и пособий суммируется на основе данных, содержащихся в единой системе персонифицированного учета (СФР), куда стекается информация из ЭТК и отчетов ЕФС-1.
- Попытка использовать вторую книжку для «удвоения» стажа или получения двух пенсий невозможна и расценивается как мошенничество.
Можно ли считать вторую книжку фальшивой?
Если вторая трудовая книжка имеет официальную нумерацию, бланк установленного образца, заполнена без ошибок и заверена подписями и печатями реальных организаций, формально называть ее «подделкой» нельзя. Она является действительным бланком.
Однако, если выясниться, что работник намеренно скрыл наличие первой трудовой книжки при трудоустройстве и предоставил ложные сведения о своем стаже, это может стать основанием для расторжения трудового договора. Согласно п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случае представления работником подложных документов или ложных сведений при заключении договора.
Риски для работодателя в ЛНР
Для компаний и предпринимателей Луганской Народной Республики работа с сотрудником, имеющим две трудовые, несет определенные риски:
- Ошибки в расчете стажа. Если работодатель внесет запись во «вторую» книжку, игнорируя основную, это может привести к расхождениям в данных СФР и проблемам при назначении пенсии работнику в будущем.
- Проблемы с отчетностью ЕФС-1. Все данные о работнике передаются в Социальный фонд России в электронном виде. Наличие двух бумажных носителей создает путаницу при формировании справок СТД-Р.
- Юридическая ответственность. Внесение записей в недействующую или вторую трудовую книжку может быть расценено проверяющими органами как нарушение порядка ведения документации.
Алгоритм действий кадровика при обнаружении двух книжек
Если при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности выяснилось, что у сотрудника две трудовые книжки, необходимо действовать следующим образом:
Выяснение обстоятельств
Запросите у работника письменное объяснение. Необходимо понять, почему образовался второй экземпляр. Была ли утеряна первая? Выдан ли дубликат?
Определение основной книжки
Основной считается та трудовая книжка, в которую вносились записи последовательно и которая не была признана утерянной официально. Если одна из книжек — это дубликат, выданный взамен утерянной, то она и становится основной. Старая (найденная) книжка аннулируется.
Внесение записей
- Записи о новой работе вносятся только в одну (основную) трудовую книжку.
- Во вторую книжку вносить записи категорически запрещено.
Утилизация или хранение лишнего документа
Лишнюю трудовую книжку (например, старый бланк, взамен которого выдан дубликат) следует изъять у работника. На ьном листе делается отметка «Заменена на дубликат» (или аналогичная), документ подшивается в личное дело сотрудника или передается в архив для последующего уничтожения по акту, в зависимости от внутренних регламентов организации и требований архивного дела в ЛНР.
Электронная и бумажная: могут ли они сосуществовать?
Ситуация, когда у работника есть и бумажная, и электронная трудовая, является штатной для переходного периода. Однако важно помнить:
- Если работник написал заявление об отказе от бумажной трудовой, бумажный документ ему возвращается на руки, и все дальнейшие записи ведутся только в электронном виде (через систему СФР);
- Предоставить бумажную трудовую новому работодателю в этом случае работник уже не может (и не должен), так как она больше не ведется.
- Теоретически, если работник не отказался от бумажного формата, у него на руках находится его бумажная книжка, а у работодателя и в СФР, электронная версия. Это не две разные трудовые, а две формы одного документа.
Проблемы с пенсией и стажем
Наличие двух трудовых книжек с разными записями создает серьезные сложности при выходе на пенсию. Специалисты Социального фонда России (СФР) сверяют данные бумажных документов с электронной базой. Расхождения могут привести к тому, что некоторые периоды работы не будут учтены при расчете пенсионных баллов.
Важно: Оформить две пенсии по двум разным трудовым книжкам невозможно. Система персонифицированного учета идентифицирует гражданина по СНИЛС, и все периоды работы суммируются в едином лицевом счете.
Две трудовые книжки у работника — это ситуация, требующая немедленного clarification (разъяснения) и приведения документов в порядок. Для работодателя в ЛНР главное правило: вести записи только в одном документе и опираться на данные электронного реестра. Попытки работника использовать вторую книжку для манипуляций со стажем не только бесполезны, но и могут привести к увольнению за предоставление ложных сведений. Кадровым службам рекомендуется проявлять бдительность и строго следовать инструкциям по ведению трудовых книжек, чтобы избежать штрафов и судебных разбирательств.