Дата актуализации:

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК) и бумажная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, хранящийся в Системе социального фонда России. В ней фиксируются:

• Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• Даты начала и окончания трудовых отношений;
• Должности, разряды, сведения о заработной плате и премиях;
• Сведения о профессиональном обучении, аттестациях и пр.

Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, который выдается работодателем в виде печатного журнала. В ней делаются записи от руки или печатными штампами.

Правовой статус и сроки перехода

С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению ЭТК. Это значит, что:

1. Все новые трудовые отношения обязаны фиксироваться в электронном виде.
2. Существующие бумажные книжки могут оставаться в архиве, но их использование ограничено.
3. Одновременное ведение электронной и бумажной трудовых книжек допускается, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта.

Почему может потребоваться вести обе книжки одновременно?

• Требования государственных органов. Некоторые органы (например, Пенсионный фонд) всё ещё запрашивают бумажные копии.
• Трудоустройство в организации, не использующей ЭТК. Малый бизнес иногда сохраняет традиционный порядок.
• Личный контроль. Работник может желать иметь «резервную» бумажную копию на случай технических сбоев.
• Сохранность данных. Дублирование уменьшает риск полной потери информации.

Как правильно вести обе книжки: пошаговое руководство

Шаг 1. Оформление заявления

Если вы хотите сохранить бумажную книжку, необходимо:

1. Составить письменное заявление «Отказ от отказа от бумажной трудовой книжки» (по образцу, утверждённому ФЗ «О трудовых книжках»).
2. Подать заявление в отдел кадров вашего работодателя.
3. Получить подтверждение от работодателя о принятии заявления.

Шаг 2. Регистрация в системе ЭТК

Работодатель обязан:

• Создать ваш профиль в Единой государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК).
• Внести в систему ваши личные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения) и загрузить скан копии паспорта.
• Получить от работодателя уведомление о том, что запись в ЭТК выполнена.

Шаг 3. Совместное внесение записей

Каждая запись о трудовом событии (приём, перевод, увольнение, повышение квалификации) должна быть внесена одновременно в обе книжки.

Шаг 4. Синхронизация данных

Для избежания расхождений рекомендуется:

• Вести журнал в электронном виде (Excel/Google Sheets) со ссылкой на номер записи в ЭТК.
• Периодически (раз в месяц) сверять данные в бумажной книжке с данными в системе «ЭТК» через личный кабинет на портале etk.gov.ru.
• При обнаружении несоответствия немедленно сообщать в отдел кадров и в службу поддержки ЭТК.

Шаг 5. Хранение и защита бумажной книжки

Бумажную трудовую книжку следует хранить в безопасном месте:

1. В закрытом ящике или сейфе, недоступном посторонним.
2. При переезде или длительном отпуске – передать её в отдел кадров для временного хранения.
3. Не использовать скрепки, клей и другие средства, которые могут повредить страницы.

Преимущества и недостатки одновременного ведения

Преимущества

• Гибкость. Вы можете предъявлять любой вариант в зависимости от требований контрагента.
• Резервность. При техническом сбое в системе ЭТК информация не потеряется.
• Удобство контроля. Сравнивая обе версии, легче обнаружить ошибки.

Недостатки

• Дополнительные трудозатраты. Необходимо вносить записи дважды.
• Риск расхождений. Если данные не синхронизировать, могут возникнуть конфликты при проверках.
• Увеличение расходов. Хранение бумажных книжек требует места и иногда дополнительного обслуживания.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли мне подписывать заявление об отказе от бумажной книжки?

Если вы хотите вести только электронную книжку, то да – необходимо подписать заявление об отказе. Если же вы хотите сохранять обе версии, заявление не требуется.

Вопрос 2: Как проверить, что запись в ЭТК прошла успешно?

Войдите в личный кабинет на портале etk.gov.ru. В разделе «Моя трудовая книжка» вы увидите список всех записей с датой и подписью работодателя.

Вопрос 3: Что делать, если в бумажной книжке допущена ошибка?

Согласно Трудовому кодексу РФ, исправления в бумажной книжке допускаются только через зачёркивание с указанием причины и подписью работодателя. После исправления необходимо внести корректную запись в ЭТК.

Вопрос 4: Можно ли полностью избавиться от бумажной книжки?

Да, если вы подпишете заявление об отказе от бумажного варианта. После этого работодатель обязан вести только ЭТК.

Практические рекомендации от экспертов

• Создайте чек‑лист. Список всех обязательных пунктов (приём, перевод, повышение, увольнение) поможет не забыть внести запись в обе книжки.
• Назначьте ответственного. В отделе кадров назначьте сотрудника, отвечающего за синхронизацию данных.
• Регулярно делайте резервные копии. Скачивайте PDF‑версии ЭТК каждый квартал и сохраняйте их в облачном хранилище.
• Обучайте персонал. Проводите мини‑тренинги для новых сотрудников о порядке ведения обеих книжек.

Одновременное ведение электронной и бумажной трудовых книжек – это возможный, но требующий дисциплины способ управления своей трудовой историей. При правильной организации процесса вы получаете:

• Гарантию сохранности данных;
• Возможность быстро предоставить требуемый документ в любой инстанции;
• Уверенность в том, что ваш трудовой стаж будет учтён корректно.

Помните, что с 1 января 2026 года переход к полностью электронному формату ускоряется, поэтому уже сейчас стоит задуматься о том, как оптимизировать процесс и, возможно, полностью перейти на ЭТК.

Автор статьи: эксперт по кадровому делу, 2026 г.