С переходом на цифровые технологии в сфере кадрового документооборота фраза «трудовая книжка есть в базе» стала повседневной реальностью для миллионов работников и работодателей. Что же стоит за этим выражением, где именно хранятся данные и как получить к ним доступ? В этой статье мы подробно разберем принципы работы электронной трудовой книжки (ЭТК) и специфику ее ведения в информационных системах.
Что означает «трудовая книжка в базе»?
По своей сути электронная трудовая книжка — это не отдельный файл на компьютере или специальное приложение, а единая база данных. В ней хранится полная история карьерного пути человека: где, когда и кем он работал. С 2020 года, когда работодатель формирует кадровую запись о сотруднике (прием, перевод, увольнение), он передаёт информацию в Социальный фонд России (СФР). Именно там формируется и пополняется база данных о трудовой деятельности.
Из этой базы в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Важно понимать, что база — это централизованный архив, который обладает высокой степенью защиты и надежности.
Как данные попадают в базу: историческая справка
Переход на электронный формат занятости был законодательно закреплен Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. Он внес изменения в Трудовой кодекс в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- 2020 год стал переходным. В этот период работодатели начали активно наполнять информационную базу ПФР (ныне СФР) сведениями о трудовой деятельности работников.
- С 2021 года и по настоящее время все новые кадровые события автоматически отражаются в электронной базе фонда.
Для лиц, которые начали свою трудовую деятельность до 2004 года (в контексте украинских реалий) или до введения ЭТК в России, в базе могут храниться не все сведения. Однако существует процедура оцифровки: если лицом или его страхователем представлены сканированные копии документов о трудовой деятельности за прошлые периоды, эти данные также заносятся в базу и доступны для сверки страхового стажа.
Где искать свою трудовую книжку?
Поскольку данные хранятся в государственных информационных системах, доступ к ним осуществляется через официальные порталы. В зависимости от страны пребывания алгоритм немного отличается.
Доступ через порталы Социального фонда России (СФР)
В России посмотреть свою ЭТК можно через:
- Госуслуги (раздел «Сведения о трудовой деятельности»);
- Личный кабинет на сайте СФР;
- Работодателя (по письменному заявлению сотрудника).
Доступ через веб-портал Пенсионного фонда Украины (ПФУ)
Для пользователей, определенных в системах ПФУ как физические лица, предусмотрен вход с помощью КЭП (квалифицированной электронной подписи). После авторизации предоставляются все данные, включая:
- Персональные данные (ФИО, дата рождения, пол, данные паспорта);
- Данные о заработной плате и страховом стаже;
- Сведения о пенсии (для пенсионеров);
- Электронную трудовую книжку;
- Данные о периодах временной потери трудоспособности;
- Отправленные запросы, обращения и информацию об их обработке.
Во вкладке «Оцифрованная ЭТК» можно пересмотреть результат оцифрования и сверить свой страховой стаж с записями в электронной трудовой книжке.
Безопасность и защита данных
Одно из главных преимуществ хранения трудовой книжки в базе — это безопасность. Трудовые книжки на электронном носителе обеспечивают высокую степень защиты персональных данных. Государственные базы данных надежно защищены, а передача сведений от работодателя в фонд осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись (ЭЦП). Это исключает возможность подделки записей или несанкционированного доступа к данным.
Как предъявлять ЭТК при устройстве на работу?
Трудовая книжка — это официальный персональный документ. Для лиц, достигших возраста 14 лет, впервые устраивающихся на работу, она оформляеться с момента начала трудовой деятельности и отражает индивидуальную информацию: личные данные, образование, профессию и специальность.
Если ваша трудовая книжка находится в электронной базе, при трудоустройстве вы обязаны предъявить ее новому работодателю. Как это сделать?
- В распечатанном виде. Вы можете запросить выписку из ЭТК и принести ее в отдел кадров на бумаге.
- В электронной форме с цифровой подписью. Вы можете предоставить файл выписки, подписанный усиленной ЭЦП фонда.
И в том, и в другом случае работодатель переносит данные из выписки в свою систему кадрового учета. В дальнейшем именно он будет нести ответственность за передачу актуальных сведений о вашей работе в общегосударственную базу данных.
Фраза «трудовая книжка есть в базе» означает, что ваш трудовой стаж и кадровая история надежно сохранены в информационной системе государственного фонда (СФР в России или ПФУ в Украине). Переход на такой формат сделал процесс учета стажа более прозрачным, защитил работников от потери данных при утере бумажного бланка, а работодателей освободил от необходимости хранения громоздких бумажных архивов. Главное — знать, как получить доступ к своей базе и уметь правильно предоставлять эти данные при смене места работы.