С 1 января 2026 года в России полностью завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Теперь подтверждение опыта работы, стажа для пенсии и социальных выплат происходит преимущественно в цифровом формате․ Однако у многих работников и даже работодателей остаются вопросы о том, как именно вносится запись об увольнении в электронную трудовую книжку и что происходит с ней после прекращения трудовых отношений․
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки․ Информация, сохранённая на серверах Социального фонда России (СФР), содержит все те же сведения, что и привычный бумажный документ:
- Место работы и должность сотрудника;
- Даты приема и увольнения;
- Причины и основания прекращения трудового договора;
- Сведения о переводах на другие должности․
Главное преимущество ЭТК — невозможность её утерять, испортить или забыть дома․ Данные защищены и всегда доступны работнику через портал «Госуслуги»․
Как делается запись при увольнении?
Процесс внесения записи об увольнении в электронную трудовую книжку кардинально отличается от ручного заполнения бумажного бланка․ Работодатель не вписывает данные от руки, а отправляет электронный отчет․
Алгоритм действий со стороны работодателя:
- Издание приказа․ Руководитель издает приказ об увольнении работника (по собственному желанию, соглашению сторон, сокращению и т․д․)․
- Подготовка отчета ЕФС-1․ Кадровик или бухгалтер заполняет раздел отчета ЕФС-1, предназначенный для персонифицированных сведений о физлицах․
- Отправка данных в СФР․ Заполненный отчет направляется в Социальный фонд России․ Важно соблюдать сроки: при увольнении сотрудника отчет должен быть отправлен не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа․
- Выдача бумажной выписки․ Несмотря на то, что книжка электронная, в день увольнения работодатель обязан выдать работнику на руки распечатанную выписку из ЭТК, заверенную подписью и печатью․
Что происходит с ЭТК после увольнения?
Самое главное, что нужно понимать: электронная трудовая книжка не «закрывается» в привычном понимании, как это было с бумажной (где ставилась печать и подпись на последней записи)․ После увольнения происходит следующее:
Статус «Безработный»
Как только СФР обрабатывает отчет от вашего бывшего работодателя, в вашей ЭТК появляется запись об увольнении с указанием статьи ТК РФ и даты расторжения договора․ До момента вашего трудоустройства на новое место вы считаетесь безработным, и никаких дополнительных записей в этот период не вносится․
Доступность данных для нового работодателя
Когда вы устроитесь на новую работу, ваш следующий работодатель не будет вносить записи «задним числом»․ Он просто начнет формировать новые отчеты ЕФС-1 с момента вашего приема на работу․ Вся история вашего стажа уже будет храниться в базе СФР, и новый работодатель сможет запросить её при необходимости․
Можно ли внести запись в ЭТК задним числом после увольнения?
Часто работники переживают, что работодатель забыл внести какие-то сведения (например, о повышении квалификации или переводе), и хотят добавить их уже после увольнения․
Законодательство это допускает, но с строгими ограничениями:
- Внести изменения или недостающие сведения может только работодатель, у которого вы работали в тот период․ Самостоятельно что-то написать в ЭТК невозможно․
- Если компания была ликвидирована, исправления сможет внести правопреемник или СФР на основании архивных документов․
- Для внесения пропущенной записи бывший работодатель должен подать корректирующий отчет ЕФС-1․
Как проверить свою электронную трудовую книжку после увольнения?
Чтобы убедиться, что бывший работодатель внес правильную запись об увольнении и не ошибся в дате или статье ТК РФ, необходимо самостоятельно проверить данные:
- Через портал Госуслуг․ В разделе «Работа и занятость» найдите услугу «Электронная трудовая книжка»․ Там будет отображаться вся история вашей трудовой деятельности․
- Через личный кабинет на сайте СФР․ Авторизация также проходит через Госуслуги․ В кабинете вы можете заказать выписку из ЭТК в формате PDF․
- Через приложение «Работа в России»․ В нем также доступен просмотр сведений о стаже․
Что делать, если запись об увольнении неверна?
Ошибки в электронной трудовой книжке случаются редко, но бывают (например, ошибочно указали статью «за прогул» вместо «по собственному желанию»)․ Это критично, так как влияет на будущий стаж и репутацию работника․
Порядок действий:
- Обратиться к бывшему работодателю с заявлением об исправлении ошибочных сведений․
- Работодатель обязан подать в СФР корректирующий отчет с правильными данными․
- Если работодатель отказывается или уже ликвидирован, придется обращаться в суд для установления факта трудовых отношений и принудительного исправления записи через СФР․
Переход на электронные трудовые книжки сделал процесс увольнения более прозрачным и быстрым․ Запись в ЭТК после увольнения формируется автоматически на основе данных из отчета ЕФС-1, который работодатель обязан сдать на следующий день после издания приказа․ Сама книжка не требует никаких действий со стороны уволенного сотрудника — она просто переходит в статус ожидания вашего нового трудоустройства, сохраняя весь ваш стаж в надежном цифровом формате․