Переход от бумажной формы трудовой книжки к её электронному аналогу – обязательный процесс, который регулируется Минтрудом и СФР․ Ниже подробно описаны все этапы, требования и сроки, которые необходимо учитывать, чтобы успешно оформить электронную трудовую книжку․
Кому и когда нужно оцифровать трудовые книжки
- Украина: до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть переведены в электронный формат и внесены в Электронный реестр застрахованных лиц․
- Россия: с 1 января 2026 года завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК)․
Важно помнить, что правового понятия «электронная трудовая книжка» не существует – вместо неё используют электронный реестр данных, который формируется в соответствии с нормативными актами Минтруда и СФР․
Что требуется для перехода
Сбор исходных данных
Перед тем как приступить к оцифровке, необходимо собрать все сведения о трудовой деятельности:
- Сканы или фотографии страниц бумажной трудовой книжки․
- Сведения из трудового договора, приказа о приёме на работу, трудовой функции и т․д․
- Информацию о стаже, местах работы, должностях, датах увольнения (если есть)․
Обращение в соответствующие органы
Для внесения данных в электронный реестр необходимо обратиться в:
- Отдел Пенсионного фонда России (или аналогичный орган в Украине)․
- Мультифункциональный центр (МФЦ) по месту жительства․
- Онлайн‑портал Госуслуги (для граждан России) или Електронний кабінет (для граждан Украины)․
Пошаговая инструкция по оформлению электронной трудовой книжки
- Регистрация на портале․ Зарегистрируйтесь на официальном сайте Госуслуги (или на аналогичном украинском ресурсе)․
- Заполнение заявки․ Выберите услугу «Перевод бумажной трудовой книжки в электронный формат» и загрузите сканы страниц․
- Проверка данных․ Система автоматически проверит введённые сведения и укажет на возможные несоответствия․
- Оплата (если требуется)․ В большинстве случаев услуга предоставляется бесплатно, но могут быть исключения․
- Получение подтверждения․ После успешного внесения данных вы получите уведомление о готовности электронной трудовой книжки․
- Скачивание/печать․ Электронную книжку можно сохранить в PDF‑формате или распечатать для личного пользования․
Что делать, если сроки уже прошли
Если к 10 июня 2026 года (Украина) или к 1 января 2026 года (Россия) вы ещё не перевели свои данные, действуйте сразу:
- Обратитесь в местный отдел Пенсионного фонда с официальным запросом․
- Подготовьте все необходимые документы и повторите процесс онлайн‑регистрации․
- Убедитесь, что ваши данные внесены в Электронный реестр застрахованных лиц, иначе они могут быть признаны недействительными․
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Что делать, если в книжке нет записи о работе в определённом месте?
Ответ: В таком случае необходимо предоставить подтверждающие документы (трудовой договор, справку с места работы) и запросить их внесение в электронный реестр․ - Вопрос: Можно ли оформить электронную книжку через работодателя?
Ответ: Да, многие компании уже используют внутренние системы для автоматического внесения данных в электронный реестр․ Однако окончательное подтверждение всё равно производится в Пенсионном фонде․ - Вопрос: Сколько времени занимает процесс оцифровки?
Ответ: Обычно от нескольких минут до нескольких дней, в зависимости от загруженности системы и полноты предоставленных документов․
Переход на электронную форму трудовой книжки – обязательный шаг, который гарантирует сохранность вашего страхового стажа и упрощает дальнейшие кадровые процедуры․ Соблюдайте установленные сроки, тщательно готовьте документы и используйте официальные онлайн‑порталы, чтобы избежать проблем в будущем․
Для получения более подробной информации рекомендуем посетить официальные сайты Минтруда и СФР, а также обратиться в ближайшее отделение Пенсионного фонда․