Обновлено: 22 мая 2026 года
Самое главное помнить: Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России 5 лет назад и стала удобным инструментом для работодателей и сотрудников.
Однако при наличии двух мест работы возникают особенности оформления и ведения трудовой документации.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационных системах Пенсионного фонда России (ПФР).
Она была введена в 2020 году и с тех пор активно внедряется работодателями.
Основные преимущества ЭТК:
- Удобство хранения и доступа к данным
- Снижение риска потери или порчи документа
- Возможность быстрого обновления информации
- Сокращение бумажного документооборота
Правила ведения трудовой книжки при двух местах работы
Основные положения Трудового кодекса РФ
Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.
При этом не имеет значения, является ли это основным или дополнительным местом работы.
Очень важно чтобы:
- Каждый работодатель вносит записи о трудовой деятельности сотрудника только за период работы у него
- В трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, переводе, увольнении
- Записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии)
Особенности ведения ЭТК при совместительстве
При наличии у сотрудника двух мест работы (основного и по совместительству) действуют следующие правила:
- Основное место работы:
- В ЭТК вносятся все записи, связанные с основной деятельностью
- Работодатель обязан предоставить сотруднику копию записи о приеме на работу
- При увольнении с основного места работы в ЭТК вноситься соответствующая запись
- Работа по совместительству:
- Работодатель также обязан вести записи в ЭТК сотрудника
- Записи вносятся только за период работы по совместительству
- Сотрудник имеет право запросить выписку из ЭТК у каждого работодателя
Важно: При работе по совместительству запись в трудовую книжку вносится только по желанию работника.
Если сотрудник не изъявил такого желания, запись не делается, но это не освобождает работодателя от обязанности вести учет трудовой деятельности.
Как настроить заполнение ЭТК в программе?
Для корректного ведения электронных трудовых книжек работодатели используют специальные программы.
Вот основные шаги по настройке:
- Выбор программного обеспечения:
- Официальные программы от 1С, «Зарплата и управление персоналом»
- Специализированные решения от компании «Такском»
- Облачные сервисы для ведения кадрового учета
- Настройка доступа к ПФР:
- Регистрация в системе электронного взаимодействия с ПФР
- Получение электронной подписи для подписания документов
- Настройка синхронизации с информационными системами ПФР
- Внесение записей:
- Автоматическое заполнение данных при приеме на работу
- Ручное внесение изменений при переводе или увольнении
- Проверка корректности данных перед отправкой в ПФР
Часто задаваемые вопросы
Может ли работодатель отказать в записи в ЭТК при совместительстве?
Нет, не может. Согласно статье 66 ТК РФ, работодатель обязан вносить записи о трудовой деятельности в ЭТК,
если сотрудник проработал у него более пяти дней, независимо от типа занятости.
Как сотрудник может получить информацию из ЭТК?
Сотрудник может:
- Запросить выписку из ЭТК у каждого работодателя
- Получить информацию через личный кабинет на сайте ПФР
- Обратиться в отделение ПФР с паспортом и СНИЛС
Что делать, если в ЭТК обнаружены ошибки?
При обнаружении ошибок в ЭТК необходимо:
- Обратиться к работодателю с заявлением о внесении исправлений
- Предоставить документы, подтверждающие корректность данных
- Если работодатель отказывается исправлять ошибку, обратиться в трудовую инспекцию или суд
Рекомендации для работодателей
Для корректного ведения ЭТК при наличии нескольких мест работы у сотрудников рекомендуется:
- Своевременно вносить записи: Не допускайте задержек с оформлением документов.
- Использовать электронную подпись: Это гарантирует юридическую значимость документов.
- Обучать сотрудников: Разъясняйте порядок работы с ЭТК.
- Проводить регулярные проверки: Сверяйте данные с ПФР.
- Соблюдать конфиденциальность: Обеспечьте защиту персональных данных сотрудников.
Невероятно важно помнить: Электронная трудовая книжка — это не только удобство, но и ответственность.
Корректное ведение ЭТК при наличии нескольких мест работы защищает права как работника, так и работодателя.
Ведение трудовой книжки при наличии двух мест работы имеет свои особенности, но при правильной организации этот процесс становится простым и прозрачным.
Электронная трудовая книжка значительно упрощает учет трудовой деятельности, особенно в условиях совместительства.
Главное — соблюдать требования законодательства и своевременно вносить все необходимые записи.
Если у вас остались вопросы по ведению ЭТК при нескольких местах работы, обратитесь к специалистам в области трудового права
или в отделение Пенсионного фонда России.