С 2020 года в России внедрена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажный формат. Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, все работодатели обязаны перевести трудовые книжки своих сотрудников в электронный формат. В этой статье мы подробно рассмотрим процесс создания электронной трудовой книжки, ее преимущества и особенности оформления.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФРФ). Она содержит полную информацию о трудовой деятельности гражданина, включая:
- Сведения о приеме на работу
- Переводы на другую должность
- Увольнения
- Награды и поощрения
- Периоды работы
- Сведения о повышении квалификации
Преимущества электронной трудовой книжки
Для работников:
- Удобство хранения: Нет риска потери или порчи бумажного документа
- Мобильность: Доступ к данным из любой точки мира через личный кабинет на сайте ПФРФ
- Автоматическое обновление: Все записи вносятся автоматически, без необходимости посещения работодателя
- Безопасность: Данные защищены от подделок и потери
Для работодателей:
- Снижение издержек: Нет необходимости закупать бланки и хранить бумажные документы
- Автоматизация процесса: Данные передаются в ПФРФ в электронном виде
- Сокращение времени: Нет необходимости вручную заполнять бумажные документы
- Соответствие закону: Избежание штрафов за несвоевременное оформление трудовой книжки
Как создать электронную трудовую книжку?
Шаг 1: Уведомление работника
Работодатель обязан:
- Уведомить работника о переходе на электронную трудовую книжку не позднее чем за 2 месяца до даты перевода
- Предоставить работнику информацию о его праве сохранить бумажную трудовую книжку
- Получить письменное согласие работника на ведение электронной трудовой книжки
Если работник не возражает, его трудовая книжка автоматически переводится в электронный формат.
Шаг 2: Внесение сведений в информационную систему ПФРФ
Работодатель должен:
- Зарегистрироватся в личном кабинете страхователя на сайте ПФРФ
- Внести сведения о трудовой деятельности работника в электронном формате
- Подтвердить корректность внесенных данных
Шаг 3: Уведомление работника о внесенных изменениях
После внесения сведений в электронную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Уведомить работника о внесенных изменениях в течение 5 рабочих дней
- Предоставить работнику доступ к его личному кабинету на сайте ПФРФ
Как получить доступ к электронной трудовой книжке?
Через портал ПФРФ:
- Зарегистрируйтесь на сайте www.pfrf.ru
- Авторизуйтесь в личном кабинете с помощью ЕСИА (Единая система идентификации и аутентификации) или Госуслуг
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка»
- Просмотрите сведения о своей трудовой деятельности
Через мобильное приложение:
Вы можете скачать приложение «Мой налог» или «Госуслуги» и получить доступ к электронной трудовой книжке через мобильное устройство.
Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?
Если вы обнаружили ошибку в электронной трудовой книжке, необходимо:
- Обратиться к работодателю с требованием исправить ошибку
- Если работодатель не реагирует, обратиться в территориальный орган ПФРФ
- Подать заявление на исправление ошибки через личный кабинет на сайте ПФРФ
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку?
Да, работник может в любой момент потребовать вернуть бумажную трудовую книжку. Для этого необходимо:
- Написать заявление на имя работодателя
- Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение 3 рабочих дней
Что делать, если работодатель не переводит трудовую книжку в электронный формат?
Если работодатель не выполняет свои обязанности по переводу трудовой книжки в электронный формат, необходимо:
- Написать заявление на имя работодателя с требованием перевести трудовую книжку
- Если работодатель не реагирует, обратиться в инспекцию по труду
- Подать жалобу в прокуратуру
Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой книжки?
Да, вы можете запросить бумажную копию электронной трудовой книжки в территориальном органе ПФРФ или через личный кабинет на сайте ПФРФ.
Электронная трудовая книжка — это современный и удобный способ хранения информации о трудовой деятельности. Она позволяет избежать потери документов, упрощает процесс оформления и обеспечивает безопасность данных. Однако, важно помнить, что работник может выбрать, в каком формате ему хранить трудовую книжку, и работодатель обязан соблюдать его право на бумажный формат.
Если у вас остались вопросы по созданию или оформлению электронной трудовой книжки, обратитесь в территориальный орган ПФРФ или к своему работодателю.
Дата публикации: 22 мая 2026 года