С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник‚ который впервые вступает в трудовые отношения‚ получает запись в цифровом виде‚ а бумажная трудовая книжка может использоваться только в случае отказа сотрудника от перехода на ЭТК.

Правовые основы

Нормативная база регулируется Трудовым кодексом РФ‚ Федеральным законом «Об электронных документах» и рядом постановлений Минцифры России. В 2020 году вступили в силу новые правила‚ которые обязывают работодателей вести ЭТК для всего персонала. Ключевые моменты:

• Запись о приёме на работу и все последующие изменения (смена должности‚ увольнение‚ перевод) фиксируются только в электронном виде.
• Сведения о стаже‚ начислениях и отчислениях сохраняются в системе и доступны в любой момент.
• Переход на ЭТК не отменяет обязательства вести бумажную трудовую книжку‚ если работник не подписал заявление об отказе.

Кто отвечает за ведение ЭТК?

Для каждой организации необходимо назначить ответственного лица за ведение трудовой книжки в цифровом формате. Это может быть сотрудник отдела кадров‚ бухгалтер или специально назначенный специалист. Ключевые обязанности:

• Регистрация новых сотрудников в системе.
• Внесение всех изменений в трудовой статус.
• Сдача отчётов ЕФС‑1 в Службу Федеральной регистрации (СФР).
• Контроль за правильностью и своевременностью заполнения.

Пошаговый процесс оформления

1. Сбор документов

   • Паспорт гражданина РФ.
   • СНИЛС.
   • В случае отказа от бумажной трудовой книжки – СТД‑Р (Свидетельство о переходе на электронную трудовую книжку) или СТД‑СФР.

2. Ввод данных в систему

   • ФИО‚ дата рождения‚ номер СНИЛС.
   • Наименование и реквизиты работодателя.
   • Дата приёма на работу и основания (трудовой договор‚ срочный договор‚ перевод).
   • Позиция‚ должность‚ квалификация.

3. Сдача отчёта ЕФС‑1 в СФР

   • Отчёт формируется в системе и отправляется в СФР не позднее следующего рабочего дня после даты приёма.
   • СФР проверяет корректность данных и выдаёт электронный сертификат.

4. Выдача сотруднику справки о приёме

   • Справка может быть выдана в электронном виде через портал Госуслуги или в бумажном виде‚ если работник не отказался от ЭТК.
   • При отказе сотрудника от бумажной трудовой книжки работодатель обязан отдать ему бумажную копию‚ но вести только электронные сведения.

Особенности работы с ЭТК в 2026 году

С 1 января 2026 года переходный период завершён‚ поэтому:

• Все новые приёмы фиксируются только в ЭТК.
• Бумажная трудовая книжка может использоваться только при наличии письменного отказа сотрудника.
• Сведения о наградах‚ премиях и иных бонусах не входят в ЭТК.
• В случае смены должности‚ изменения квалификации или перевода в другую организацию – запись обновляется автоматически в системе.

Переход на электронную трудовую книжку: что изменилось?

• Отсутствует риск потери данных – все сведения хранятся в защищённом облаке.
• Ускоряется процесс оформления – нет необходимости печатать‚ подписывать и хранить бумажные документы.
• Сотрудник может в любой момент получить выписку через портал Госуслуги.
• Работодатель обязан сдавать отчёты ЕФС‑1 в СФР‚ а не в Минтруда.
• Ведение ЭТК возможно через интеграцию с системами «Контур.Экстерн» или «Точка Банк».

Исключения и нюансы

• Если работник не подписал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки‚ работодатель обязан вести оба варианта – бумажную и электронную.
• При приёме на работу с уже существующей бумажной трудовой книжкой – необходимо внести запись о переходе на ЭТК в бумажной книжке и в системе.
• В случае увольнения – запись об увольнении фиксируется в ЭТК и в бумажной трудовой книжке (если работник не отказался).
• Сведения о стаже‚ полученные в рамках переходного периода‚ автоматически перенесены в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Как подтвердить наличие у работника ЭТК?
   Сотрудник может показать выписку из ЭТК‚ полученную через портал Госуслуги‚ либо предоставить электронный сертификат от СФР.
2. Нужно ли сдавать отчёт ЕФС‑1 каждый раз при смене должности?
   Нет‚ ЕФС‑1 требуется только при приёме на работу и при увольнении. При смене должности достаточно обновить запись в системе.
3. Можно ли использовать бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
   Да‚ но только при наличии письменного отказа сотрудника. Иначе работодатель обязан вести обе версии.
4. Что делать‚ если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки?
   Работодатель выдаёт ему бумажную копию‚ но ведёт только электронные сведения. При этом в бумажной книжке фиксируется запись о переходе на ЭТК.
5. Можно ли получить выписку из ЭТК через портал Госуслуги?
   Да‚ выписка доступна в разделе «Трудовая книжка» на портале Госуслуги. Для этого нужен электронный ключ и подтверждение личности.

Переход на электронную трудовую книжку в 2026 году стал важным шагом в цифровизации кадровой службы. Он обеспечивает более быстрый‚ надёжный и прозрачный процесс оформления сотрудников. Работодатели должны внимательно соблюдать требования законодательства‚ назначать ответственных лиц и использовать проверенные системы для ведения ЭТК. При правильном подходе электронная трудовая книжка станет не только удобным инструментом‚ но и гарантией сохранности трудовых прав и стажа сотрудников.