С 2021 года в России произошли значительные изменения в системе ведения трудовых книжек. Электронизация этого важного документа стала обязательной для большинства работодателей. Однако до сих пор остаются вопросы, где и как сделать трудовую книжку в новых условиях. Разберёмся во всех нюансах.
Что изменилось с 2021 года?
С 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон от № 439-ФЗ, который внес изменения в порядок ведения трудовых книжек:
- Для новых сотрудников (при первом трудоустройстве) оформляются только электронные трудовые книжки
- Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности в СФР (Социальный фонд России)
- Бумажные трудовые книжки сохраняются только для тех, кто их уже имеет
- При приеме на работу гражданин может выбрать: продолжить вести бумажную или перейти на электронную
Важно! С 2021 года специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки, за исключением случаев, когда работник выбирает бумажный вариант.
Где оформляется электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка создается и хранится в единой системе Социального фонда России (СФР). Процесс выглядит так:
- При приеме на работу:
- Работодатель вносит данные о новом сотруднике в систему СФР
- Формируется электронная запись о трудовой деятельности
- Сотрудник получает уведомление о создании электронной трудовой книжки
- В процессе работы:
- Все изменения (переводы, увольнения, повышения) фиксируются в электронной книжке
- Работодатель обязан вносить изменения в течение 5 рабочих дней
- Сотрудник может в любой момент запросить выписку из электронной трудовой
- При увольнении:
- Вносится запись об увольнении
- Сотрудник получает выписку из электронной трудовой книжки
Когда нужно делать бумажную трудовую книжку?
Несмотря на переход на электронный формат, бумажные трудовые книжки все еще актуальны в следующих случаях:
- Для граждан, которые уже имеют бумажные трудовые книжки ౼ они продолжают вестись в бумажном виде
- При устройстве на работу в организации, которые не перешли на электронный формат (редкие случаи)
- Для иностранных граждан ⎼ если у них нет трудовой книжки по законодательству их страны
- При потере бумажной трудовой книжки ౼ необходимо заявить об этом работодателю
По состоянию на 2026 год около 24 миллионов работников в России переведены на электронные трудовые книжки. Это более 80% от общего числа занятых.
Что делать, если потеряна бумажная трудовая книжка?
Если вы потеряли бумажную трудовую книжку, необходимо:
- Немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, где была внесена запись
- Получить дубликат в организации, где вы работали последней
- Если организация ликвидирована, обратиться в архив или в органы Пенсионного фонда
- При отсутствии возможности восстановления ⎼ работодатель по новому месту работы может оформить новую бумажную трудовую книжку
Особенности для иностранных граждан
При трудоустройстве граждан из других стран (например, Республики Узбекистан) возможны следующие ситуации:
- Если у иностранца нет бумажной трудовой книжки по законодательству своей страны, работодатель может:
- Оформить электронную трудовую книжку с нуля
- В некоторых случаях оформить бумажную трудовую книжку по заявлению работника
- Если у иностранца есть бумажная трудовая книжка из своей страны, она:
- Не признается на территории России
- Может быть приложена к документам как дополнительное подтверждение опыта
- Не подлежит внесению записей в российский трудовой стаж
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Сотрудник может получить информацию о своей электронной трудовой книжке следующими способами:
- Через личный кабинет на сайте СФР (https://www.sfr.gov.ru)
- Через портал Госуслуг (https://www.gosuslugi.ru)
- Через работодателя ⎼ запросить выписку из электронной трудовой
- Через МФЦ ౼ многофункциональный центр предоставления государственных услуг
Важно запомнить! С 2021 года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный вариант возможен только по желанию работника.
Что делать, если работодатель не ведет электронную трудовую?
Если ваш работодатель не выполняет обязанности по ведению электронной трудовой книжки, вы можете:
- Обратиться к работодателю с письменным требованием внести изменения
- Направить жалобу в Государственную инспекцию труда по вашему региону
- Обратиться в прокуратуру или суд для защиты своих прав
- Подать заявление в СФР о нарушении законодательства
Выбор формата трудовой книжки зависит от нескольких факторов:
| Критерий | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка |
|---|---|---|
| Доступность | Физический документ всегда под рукой | Доступ через интернет, требуется подтверждение личности |
| Безопасность | Риск потери или порчи | Защищена от потери, но зависит от цифровой инфраструктуры |
| Удобство внесения записей | Требует физического присутствия | Можно внести удаленно, оперативно |
| Легитимность | Привычный формат, признается всеми работодателями | Признается всеми современными работодателями |
На сегодняшний день электронная трудовая книжка является основным форматом для большинства граждан России. Она более удобна, защищена от потери и позволяет оперативно вносить изменения. Однако бумажный вариант сохраняется для тех, кто уже имеет его, или по личному выбору работника.
Совет: Если вы впервые устраиваетесь на работу после 2021 года, скорее всего, у вас будет только электронная трудовая книжка. Уточните это у работодателя при трудоустройстве.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Вы можете получить выписку через:
- Личный кабинет на сайте СФР (https://www.sfr.gov.ru)
- Портал Госуслуг (https://www.gosuslugi.ru)
- Мобильное приложение «Госуслуги»
- Через работодателя ౼ подав письменный запрос
Вопрос 2: Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку?
Нет, с 2021 года новые бумажные трудовые книжки не оформляются, кроме случаев:
- По личному заявлению работника
- Для иностранных граждан без трудовой книжки
- При восстановлении утерянной бумажной трудовой
Вопрос 3: Что делать, если работодатель отказывается вносить записи в электронную трудовую?
Такой отказ является нарушением законодательства. Вы можете:
- Написать жалобу в Государственную инспекцию труда
- Обратиться в трудовую инспекцию вашего региона
- Подать иск в суд
Вопрос 4: Как подтвердить стаж работы без бумажной трудовой?
Стаж подтверждается:
- Выпиской из электронной трудовой книжки
- Справками с предыдущих мест работы
- Записями в трудовом договоре
- Сведениями из Пенсионного фонда (о стаже для назначения пенсии)
С 2021 года система трудовых книжек в России кардинально изменилась. Основные выводы:
- Электронные трудовые книжки стали основным форматом для новых сотрудников
- Они хранятся в системе СФР и доступны через интернет
- Бумажные трудовые книжки сохраняются только для тех, кто их уже имеет
- При устройстве на работу нужно уточнять, какой формат будет использоваться
- Потеря бумажной трудовой книжки требует немедленного обращения к работодателю
- Иностранные граждане могут оформлять электронные трудовые книжки при отсутствии бумажных
Следите за изменениями в законодательстве, так как цифровизация трудовых отношений продолжается, и в будущем могут быть внесены новые изменения.
Помните: С 2021 года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная трудовая книжка. Это основное правило, от которого есть только несколько исключений.