Трудовая книжка — это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. Согласно действующему трудовому законодательству, работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, который проработал у них более пяти дней. Это правило остается незыблемым, хотя сегодня сама форма ведения этого документа претерпела значительные изменения.
Электронная и бумажная форма: как это работает сейчас
В связи с цифровизацией кадрового документооборота в России внедрены электронные трудовые книжки (ЭТК). Теперь информация о трудовом пути сотрудника хранится в Социальном фонде. В электронной трудовой книжке отражается следующая информация:
- Личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Сведения о приеме на работу, переводах и увольнении;
- Информация о причинах прекращения трудового договора;
- Данные о присвоении квалификационных разрядов, классов и других профессиональных достижений.
Несмотря на появление электронного формата, полный отказ от бумажных бланков происходит постепенно. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законом в том случае, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Если такое заявление не поступало, работодатель обязан дублировать все записи как в цифровую систему (отправляя отчеты в Социальный фонд), так и в классический бумажный бланк.
Сложности и издержки работодателей
Переходный период создал для работодателей определенные трудности. Возможность отказа работников от бумажных трудовых книжек в заявительном порядке создала дополнительные издержки для работодателей. Это связано с тем, что кадровым службам приходится вести двойной учет:
- Для тех, кто сохранил бумажную книжку: необходимо продолжать вести физический документ, своевременно вносить в него записи, следить за наличием чистых страниц и соблюдать строгие правила хранения.
- Для тех, кто отказался от бумажной книжки: работодатель освобождается от работы с бумажным носителем, но обязан своевременно и без ошибок передавать все сведения в электронном виде в Социальный фонд.
Таким образом, до полного завершения переходного периода кадровикам приходится применять разные подходы к разным категориям сотрудников, что увеличивает нагрузку и риск ошибок.
Правила оформления и вопрос о печатях
При заполнении бумажной трудовой книжки важно строго соблюдать инструкции. Один из частых вопросов, возникающих у кадровиков, касается использования печатей. Онлайнинспекцию спросили: можно ли при заполнении трудовой книжки ставить печать отдела кадров?
Роструд считает, что можно. Если в трудовой книжке стоит печать кадровой службы, другая печать работодателя (например, основная печать организации) не требуется. Главное правило, печать должна быть проставлена там, где это предусмотрено инструкцией (при приеме на работу, при увольнении и в некоторых других случаях), и она должна легко читаться, не перекрывая важную информацию, такую как подписи, даты и номера приказов.
Важные нюансы, о которых нужно помнить
Чтобы избежать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов, работодателю следует учитывать несколько ключевых моментов:
- Своевременность: записи в бумажную трудовую книжку должны вноситься не позднее недельного срока со дня издания приказа, а при увольнении — в день увольнения.
- Сдача отчетности: данные в Социальный фонд для электронной трудовой книжки необходимо сдавать в установленные сроки (ежемесячно).
- Выдача на руки: бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки только в день увольнения. В остальных случаях она хранится у работодателя.
Обязанность вести трудовые книжки на каждого работника остается актуальной и обязательной для всех работодателей; Сегодня это требует внимательного отношения как к бумажным документам, так и к электронной отчетности. Грамотная организация кадрового делопроизводства с учетом требований Роструда и актуального законодательства позволит избежать штрафов, снизить издержки и обеспечить сохранность важнейших данных о стаже сотрудников.