С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, вводящий электронные трудовые книжки (ЭТК)․ К 2025 году переход на электронный формат был завершён, а с 2026 года работа с ЭТК стала обычной практикой для всех организаций и работников․ Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, правовые основания, преимущества и типичные вопросы, связанные с переводом на электронные трудовые книжки․

Правовая основа

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» – ввёл понятие электронной трудовой книжки и обязал работодателей формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде․
• Изменения в Трудовом кодексе РФ (ст․ 66, 66․1) – регулируют порядок ведения, хранения и предоставления сведения из ЭТК․
• Постановление Правительства РФ № 185 от «О порядке ведения электронных трудовых книжек» – уточняет технические требования к формату данных и взаимодействию с ПФР/СФР․
• Приказ Минтруда России № 542н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки» – определяет структуру XML‑файла, который передаётся в фонд․

Важно: электронная трудовая книжка не является отдельным бумажным документом – это совокупность сведений, хранящихся в информационной системе ПФР (с 2023 года – СФР)․ Работодатель лишь формирует и передаёт эти сведения․

Преимущества перехода на ЭТК

1. Снижение расходов – нет необходимости закупать и хранить бумажные книжки, печатать и заверять записи․
2. Быстрый доступ к информации – выписку из ЭТК можно получить за считанные минуты через портал «Госуслуги» или личный кабинет СФР․
3. Минимизация ошибок – автоматизированный формат уменьшает риск опечаток и некорректных записей․
4. Упрощение взаимодействия с госорганами – сведения сразу попадают в единую базу, что упрощает проверки и назначение пенсий․
5. Экологичность – сокращение использования бумаги․

Пошаговая инструкция для работодателя

Подготовительный этап

• Ознакомить руководство и отдел кадров с нормативными актами (ФЗ‑439, ТК РФ, постановления Правительства)․
• Обеспечить наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП) у ответственного лица (обычно – специалист по кадрам или бухгалтер)․
• Проверить, что используемая кадровая программа (1С:ЗУП, SAP, «Контур․Экстерн», Saby и др․) поддерживает формирование файлов ЭТК в формате, утверждённом Приказом Минтруда № 542н․
• Обучить сотрудников отдела кадров работе с модулем ЭТК (вебинары, внутренние инструкции)․

Информирование работников

• Разослать официальное уведомление (например, через корпоративную почту) о переходе на электронные трудовые книжки с указанием сроков и последствий отказа․
• Провести собрание или онлайн‑встречу, где разъяснить:
  • что такое ЭТК;
  • как получить выписку;
  • какие права сохраняются (право на бумажную книжку при желании)․
• Собрать письменные (согласия) сотрудников на обработку их персональных данных в электронном виде (если требуется внутренней политикой компании)․

Формирование и передача сведений

1. В кадровой системе создать запись о приёме на работу (или о переводе, если сотрудник уже работает)․ Убедиться, что все обязательные поля заполнены:
   • ФИО, дата рождения, СНИЛС;
   • дата приёма, должность, структурное подразделение;
   • основание приёма (трудовой договор, приказ)․
2. При каждом кадровом событии (перевод, отпуск, увольнение, изменение должности) система автоматически формирует соответствующий блок сведений ЭТК․
3. По окончании расчётного периода (обычно ежемесячно) формировать XML‑файл со всеми накопленными сведениями за период․
4. Подписать файл квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица․
5. Передать файл в СФР через:
   • личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги»;
   • систему электронного документооборота (СЭД) организации, если она интегрирована с СФР;
   • или через специализированный сервис (например, «Контур․Экстерн», Saby)․
6. Получить подтверждение приёма файла (извещение от СФР) и сохранить его в архиве организации на срок не менее 50 лет․

Выдача выписки сотруднику

• По запросу работника сформировать выписку из ЭТК в личном кабинете СФР или через «Госуслуги»․
• Выписка выдаётся в электронном виде (PDF) с электронной подписью СФР; при необходимости можно распечатать и заверять печатью организации․
• Информировать сотрудника о том, как хранить и использовать выписку (например, при устройстве на новую работу, получении кредита, оформлении пенсии)․

Хранение и архивация

• Электронные файлы ЭТК, отправленные в СФР, хранятся в фонде бессрочно․
• В организации необходимо сохранять:
  • исходные XML‑файлы (неподписанные и подписанные);
  • извещения об acceptance от СФР;
  • приказы о кадровых перемещениях, трудовые договоры (в электронном или бумажном виде)․
• Срок хранения документов, подтверждающих достоверность сведений, – 50 лет после окончания трудовой деятельности работника․

Что делать сотруднику, желающему перейти на ЭТК

1. Проверить, есть ли у него уже электронная трудовая книжка (можно посмотреть в личном кабинете СФР или через «Госуслуги»)․
2. Если книжка только бумажная – написать заявление работодателю о желании перейти на электронный формат (образец заявления можно взять в отделе кадров)․
3. Дождаться подтверждения от работодателя о внесении записи о переходе в бумажную трудовую книжку (см․ пункт 5 ниже)․
4. После получения подтверждения убедиться, что сведения о трудовой деятельности начали передаваться в СРФ (можно проверить выписку)․
5. При необходимости получить выписку из ЭТК и сохранить её в надёжном месте (например, в зашифрованном облачном хранилище)․

Важно: отказ от перехода на ЭТК не лишает сотрудника прав, но может усложнить получение выписки и взаимодействие с госорганами в будущем․

Как оформить запись о переходе на электронную трудовую книжку в бумажной ТК

Даже после полного перехода на электронный формат законодательство требует сделать отметку в бумажной трудовой книжке (если она у сотрудника ещё существует)․ Эта запись подтверждает факт перехода и служит основанием для проверяющих органов․

Основание для записи

• Приказ руководителя о переходе на электронные трудовые книжки (издан в соответствии с внутренним нормативным актом организации)․
• Согласие сотрудника (заявление) на обработку персональных данных в электронном виде (если требуется внутренней политикой)․

Текст записи

Запись № __/__/____
Сведения о переходе на электронную трудовую книжку․
Основание: Приказ № ___ от __․__․____ «О переходе на электронные трудовые книжки»․
Подпись уполномоченного лица: _____________
М․П․ (печать организации)

Порядок внесения

1. Подготовить приказ о переходе (один на организацию или отдельное подразделение)․
2. Известить каждого сотрудника под подпись о приказе и предложить написать заявление о согласии (если нужно)․
3. В отделе кадров открыть трудовую книжку сотрудника, найти последний свободный ряд и внести запись по образцу выше․
4. Завершить запись подписью ответственного специалиста по кадрам и печатью организации․
5. Выдать книжку сотруднику на руки (или оставить в личном деле, если книжка хранится у работодателя)․

После внесения этой записи дальнейшие кадровые события (переводы, отпуска, увольнения) оформляются исключительно в электронном виде, а бумажная книжка больше не ведётся․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли всем работодателям переходить на ЭТК?

Да, с 1 января 2020 года все организации, независимо от формы собственности и численности, обязаны формировать и передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде․

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, до момента полного перехода допускается ведение обеих форм․ После внесения записи о переходе в бумажную ТК дальнейшие записи в неё не вносятся․

Какие штрафы грозят за непредставление сведений в СФР?

Согласно ст․ 5․27 КоАП РФ, штраф для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб․; для организаций – от 50 000 до 100 000 руб․ Повторное нарушение увеличивает штраф в два раза․

Как получить выписку из ЭТК, если я уволен?

Выписка доступна в личном кабинете СФР на портале «Госуслуги» в разделе «Трудовая деятельность»․ Достаточно авторизоваться и запросить документ․

Нужно ли получать согласие сотрудника на обработку его данных в ЭТК?

Согласие требуется только если внутренняя политика организации или локальный нормативный акт это предписывает․ Федеральный закон не требует отдельного согласия, поскольку обработка данных осуществляется для исполнения законных обязанностей работодателя․

Что делать, если в кадровой программе нет поддержки формирования файлов ЭТК?

Необходимо обновить программу до версии, поддерживающей формат Приказа Минтруда № 542н, либо воспользоваться внешним сервисом (например, «Контур․Экстерн», Saby, «1С:ЭДО»), который экспортирует данные в требуемый XML‑формат․

Переход на электронные трудовые книжки – это не просто формальное требование закона, а реальный шаг к повышению эффективности кадрового учета, снижению административной нагрузки и улучшению взаимодействия с государственными фондами․ Следуя представленной пошаговой инструкции, работодатель сможет:

• корректно оформить все необходимые приказы и согласия;
• настроить кадровую систему для генерации и передачи XML‑файлов;
• вовремя информировать сотрудников и выдавать выписки;
• избегать штрафов и претензий со стороны контролирующих органов․

Сотрудники, в свою очередь, получают быстрый и надёжный доступ к своей трудовой истории, что упрощает устройство на новую работу, получение кредитов и оформление пенсии․ В условиях цифровизации трудового рынка электронная трудовая книжка становится обязательным элементом профессиональной жизни каждого россиянина․

Готовы начать переход? Сформируйте приказ, проверьте готовность вашей кадровой системы и проведите инструктаж для отдела кадров – и ваша организация будет полностью соответствовать требованиям законодательства уже сегодня․