С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работник имеет возможность перевести сведения из бумажной трудовой книжки в электронный реестр‚ который хранится в Пенсионном фонде России (ПФР). Для этого необходимо оформить заявление в установленном образце.

Содержание статьи

1. Правовая база и основные понятия
2. Когда и зачем переводить трудовую книжку в электронный вид
3. Перечень необходимых документов
4. Образец заявления
5. Пошаговая процедура подачи заявления
6. Часто задаваемые вопросы

Правовая база и основные понятия

• Федеральный закон № 115‑ФЗ от  г. «О пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (в части‚ касающейся ЭТК).
• Постановление Правительства РФ № 1085 от  г. «Об организации и ведении электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России № 1н от  г. «Об утверждении формы заявления о переводе в электронную трудовую книжку».

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ‚ хранящийся в единой базе данных ПФР. В ней отражаются:

• Личные данные сотрудника (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ полис ОМС).
• Сведения о всех местах работы‚ включая даты начала и окончания‚ должности‚ основания увольнения.
• Записи о профессиональном обучении‚ командировках‚ наградах и пр.

ЭТК имеет ту же юридическую силу‚ что и бумажный вариант‚ но обладает рядом преимуществ: доступность онлайн‚ защита от подделки‚ автоматическое обновление при увольнении/переводе.

Когда и зачем переводить трудовую книжку в электронный вид

Перевод в ЭТК целесообразен в следующих ситуациях:

• Вы меняете место работы и хотите‚ чтобы новый работодатель сразу получил доступ к вашим трудовым записям.
• Ваша бумажная трудовая книжка повреждена‚ утеряна или содержит ошибки.
• Вы планируете оформить пенсию и хотите ускорить процесс расчёта трудового стажа.
• Для удобства: все данные находятся в личном кабинете ПФР и доступны 24/7.

С 2026 года перевод в ЭТК стал обязательным для всех новых трудовых отношений‚ однако работники‚ у которых уже есть бумажные книжки‚ могут переводить их по желанию.

Перечень необходимых документов

Все документы предоставляются в двух экземплярах: один – в отдел кадров‚ второй – в Пенсионный фонд (если требуется).

Образец заявления

ЗАЯВЛЕНИЕ
о переводе трудовой книжки в электронный вид

Я‚ ФИО полностью‚ дата рождения (ДД.ММ.ГГГГ)‚ 
проживающий(ая) по адресу: полный адрес‚ 
СНИЛС: номер СНИЛС‚ 
паспорт: серия __ номер ______‚ выдан кем и когда‚

прошу перевести мою бумажную трудовую книжку № _____ в электронный вид (ЭТК) и разместить её в системе Пенсионного фонда России.

Перечень прилагаемых документов:
Оригинал бумажной трудовой книжки.
Копия паспорта.
Копия СНИЛС.
Согласие на обработку персональных данных.
(по необходимости) справка от работодателя.

Обратите внимание:

• Все поля‚ выделенные <u>‚ необходимо заполнить вручную.
• Заявление должно быть подписано в оригинале (не электронно)‚ если только ваш работодатель не принимает сканы.
• Если заявление подаётся через личный кабинет ПФР‚ подпись заменяется электронной подписью (ЭП).

Пошаговая процедура подачи заявления

Шаг 1. Подготовка документов

1. Соберите оригинал трудовой книжки и сделайте её копию (на случай‚ если потребуется вернуть оригинал).
2. Сделайте сканы (или фото) всех документов в формате PDF‚ размером не более 2 МБ каждый.
3. Заполните заявление по образцу выше.

Шаг 2. Подача заявления в отдел кадров

• Передайте оригинал трудовой книжки и заявление в отдел кадров вашего текущего работодателя.
• Работодатель в течение 5 рабочих дней проверит документы и направит их в ПФР через электронный канал (Личный кабинет работодателя).

Шаг 3. Ожидание обработки в ПФР

Срок обработки заявления в ПФР – до 30 календарных дней. Вы можете отслеживать статус через личный кабинет ПФР:

• Войдите в кабинет (логин / пароль).
• Раздел «Электронные трудовые книжки» → «Мои заявления».
• Нажмите «Отследить статус» рядом с нужным заявлением.

Шаг 4. Получение подтверждения

После успешного перевода вы получите:

• Электронный документ с подтверждением (PDF)‚ который можно скачать.
• Уведомление на электронную почту‚ указанную в личном кабинете ПФР.

Шаг 5. Информирование работодателя

Сотруднику следует предоставить работодателю копию подтверждения о переводе‚ чтобы тот мог в дальнейшем вносить новые записи в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли перевести только часть записей из бумажной книжки?

Нет. Перевод производится полностью: все записи‚ сделанные в бумажной трудовой книжке‚ импортируются в электронный реестр.

Вопрос 2: Что делать‚ если бумажная трудовая книжка утеряна?

В этом случае необходимо подать заявление о восстановлении трудовой книжки в ПФР и одновременно запросить перевод в электронный вид. ПФР формирует новую ЭТК на основе имеющихся у него данных.

Вопрос 3: Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажному варианту?

Теоретически – да‚ но только в исключительных случаях (повреждение ЭТК‚ судебный спор). Для этого требуется заявление в ПФР и согласие работодателя.

Вопрос 4: Как проверить‚ что все записи корректны?

После перевода зайдите в личный кабинет ПФР‚ откройте раздел «Электронные трудовые книжки» и внимательно сравните даты‚ должности и основания увольнения с вашими документами. При обнаружении ошибок – подайте заявление об исправлении;

Вопрос 5: Нужно ли платить за перевод в электронную трудовую книжку?

Перевод в ЭТК бесплатный как для работника‚ так и для работодателя. Платные услуги могут предлагать частные сервисы по оформлению документов‚ но они не обязательны.

Перевод трудовой книжки в электронный вид – простой и удобный процесс‚ который позволяет ускорить взаимодействие с работодателем и государственными органами. Главное – правильно оформить заявление‚ собрать необходимые документы и следовать установленной процедуре. После успешного перевода вы получите доступ к своей трудовой истории в любой момент через личный кабинет ПФР‚ а ваш будущий работодатель сможет вносить новые записи без лишних бюрократических задержек.

Если у вас возникли дополнительные вопросы‚ рекомендуем обратиться в отдел кадров вашего предприятия или в ближайшее отделение Пенсионного фонда России.