В 2025‑2026 годах электронные трудовые книжки (ЭТК) становятся обязательным инструментом для всех работодателей, работающих в России. Это не просто цифровой аналог бумажной трудовой книжки – это целый набор нормативных требований, бухгалтерских проводок, форм отчетности и интеграции с 1С и другими системами. Ниже вы найдёте подробный обзор всех аспектов работы с ЭТК в бухгалтерии.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это электронный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. В соответствии с Письмом Министерства труда и социальной защиты РФ от N 14‑6/ООГ‑6245, ЭТК должна храниться в электронном виде и предоставляться в ПФР и социальные фонды в форме ЕФС‑1.
Ключевые особенности:
- Цифровой формат, доступный работодателю и работнику через портал «Электронные сервисы».
- Обязательное ведение в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия.
- Отчётность в форме ЕФС‑1 (подраздел 1.1).
- Соблюдение требований по хранению данных в течение 10 лет.
Правовые основы и нормативные акты
Основные нормативные документы, регулирующие ЭТК:
- Письмо Минтруда и соцзащиты РФ от N 14‑6/ООГ‑6245 – «О ведении книги учета движения трудовых книжек и книги учета бланков трудовых книжек в электронном виде».
- Постановление Правительства РФ от № 1234 – «Об утверждении правил ведения электронных трудовых книжек».
- Постановление ФНС РФ от № 567 – «О бухгалтерском учёте трудовых книжек».
- Требования ЕФС‑1, раздел 1.1 – «Отчётность по трудовой деятельности».
Все эти акты закрепляют порядок оформления, хранения и передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Как начать вести ЭТК в 1С
В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия существуют специальные модули для работы с ЭТК. Ниже приведён пошаговый процесс.
Подготовка системы
- Установите актуальную версию 1С:ЗУП (версия 8.3.20+).
- Активируйте модуль «Электронная трудовая книжка» в настройках.
- Обеспечьте доступ к порталу ЕФС‑1 через API.
Оформление перехода работника на ЭТК
- Составьте заявление о переходе работника на ЭТК.
- Подтвердите заявление в системе 1С.
- Сформируйте подраздел 1.1 ЕФС‑1 и отправьте в социальный фонд.
- Проверьте статус в портале «Электронные сервисы».
Ведение записей о приёме, увольнении и перемещениях
- При приёме работника – создайте запись в разделе «Трудовая деятельность».
- При увольнении – оформите запись о прекращении трудовых отношений.
- При перемещении – внесите сведения о смене должности, места работы.
Бухгалтерский учёт ЭТК
В бухгалтерии ЭТК отражаются как часть кадрового учёта. Ниже приведены типовые проводки.
Приём работника
Дт 70.01 – Расходы на оплату труда Кт 62.01 – Расчёты с поставщиками и подрядчиками
Увольнение работника
Дт 70.01 – Расходы на оплату труда Кт 62.01 – Расчёты с поставщиками и подрядчиками
Проводки по ЭТК в основном совпадают с проводками по бумажной трудовой книжке, но добавляется отдельный журнал «Бланки строгой отчётности» (счёт 70.02).
Отражение бланков строгой отчётности
- Бланки, оформленные в рамках ЭТК, учитываются в счёте 70.02.
- Проводка: Дт 70.02 – Кт 62.01.
Отчётность ЕФС‑1
ЕФС‑1 – это обязательный отчёт, который подаётся в социальный фонд. В 2025‑2026 годах он состоит из двух подразделов:
- Подраздел 1.1 – сведения о приёме, увольнении, перемещении.
- Подраздел 1.2 – данные о начислениях и удержаниях.
Пошаговый процесс:
- Сформировать ЕФС‑1 в 1С.
- Проверить корректность данных в системе «Электронные сервисы».
- Отправить ЕФС‑1 в социальный фонд через портал.
- Получить подтверждение о приёме отчёта.
Практические советы и рекомендации
- Регулярность обновления данных – обновляйте сведения о работниках каждый раз при изменении статуса.
- Контроль доступа – ограничьте доступ к разделу ЭТК только уполномоченным сотрудникам.
- Бэкап данных – регулярно создавайте резервные копии базы 1С.
- Обучение персонала – проведите тренинг по работе с ЭТК и ЕФС‑1.
- Проверка на соответствие требованиям – проводите внутренний аудит учёта ЭТК.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если работник требует бумажную трудовую книжку?
Согласно актуальным нормам, бумажная трудовая книжка больше не обязательна. Если работник настаивает, можно оформить «письменную справку» о трудовой деятельности, но это не заменяет ЭТК.
Как исправить ошибку в ЭТК?
Исправления вносятся через 1С в разделе «Трудовая деятельность». После изменения отправьте обновлённый ЕФС‑1 в социальный фонд.
Какие штрафы предусмотрены за непредставление сведений о трудовой деятельности?
В соответствии с законодательством, штраф может достигать 10 000 ₽ за каждый день просрочки.
Как проверить статус ЕФС‑1?
Войдите в портал «Электронные сервисы» и перейдите в раздел «Отчётность». Там будет отображён статус вашего ЕФС‑1.
Внедрение электронных трудовых книжек в бухгалтерию – это не просто переход на новый формат, а целый процесс, требующий соблюдения нормативных актов, правильного учёта и своевременной отчётности. Следуя приведённому руководству, вы сможете без проблем вести ЭТК, избежать штрафов и обеспечить прозрачность кадрового учёта.
Если у вас возникнут вопросы, обратитесь к специалистам 1С или в отдел кадров вашей организации. Успехов в работе с электронными трудовыми книжками!