С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) этот процесс реализован через специальный документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․ Ниже приведена подробная инструкция по созданию, заполнению и сдаче заявления, а также рекомендации по работе с ЭТК․
Правовой контекст
- С 1 января 2020 г․ работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд РФ (ПФР) о всех кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД;
- С 1 января 2026 г․ завершается переходный период по внедрению ЭТК․ После него трудовой стаж будет учитываться только в электронном виде․
- Сотрудник может в течение 2020 г․ подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки: бумажный вариант, полный переход на электронную форму или комбинированный режим․
Что нужно подготовить
- Список сотрудников, которые уже подали заявление о переходе на ЭТК, а также тех, кто предпочёл сохранить бумажный вариант․
- Внутренний документ, в котором сотрудник подтверждает свой выбор способа ведения трудовой книжки․
- Данные о сотрудниках в справочниках 1С (ФИО, Дата рождения, СНИЛС, ИНН)․
Создание заявления в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП 3․1/8․0 процесс выглядит следующим образом:
- Откройте меню Кадры → Электронные трудовые книжки․
- Нажмите кнопку Создать․
- В выпадающем списке выберите Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
- Нажмите Создать ещё раз, чтобы открыть документ․
В открывшемся окне:
- В колонке Вид заявления выберите вариант: «бумажная трудовая книжка» или «сведения в электронной форме»․
- Нажмите кнопку Подбор (или Добавить), чтобы выбрать сотрудников из списка․ Введите имена, ФИО или другие критерии поиска․
- После выбора сотрудников нажмите ОК – они появятся в таблице документа․
Заполнение заявления
Каждый сотрудник должен написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки․ Это заявление оформляется в произвольной форме или с использованием шаблона, реализованного в 1С․ Далее бухгалтер заполняет документ в 1С:ЗУП, указывая:
- Номер и дата заявления․
- ФИО сотрудника․
- Выбранный способ ведения (бумажный / электронный)․
- Дата перехода (если применимо)․
- Подпись сотрудника и бухгалтерского специалиста․
После заполнения можно распечатать заявление, нажав кнопку Заявление (это создаст печатную форму)․
Сдача заявления в ПФР
Для сдачи сведений о кадровых изменениях в ПФР используйте форму СЗВ‑ТД․ В 1С:ЗУП это делается через меню Отчёты → СЗВ‑ТД․ В отчёте укажите:
- Список сотрудников, переходящих на ЭТК․
- Сведения о смене режима (бумажный → электронный)․
- Дата перехода и другие обязательные поля․
После генерации отчёта отправьте его в ПФР через портал ПФР или через интеграцию 1С․
Настройка ОКЗ и кодов для ЭТК
Для корректной работы ЭТК в 1С необходимо:
- Включить справочник Коды ОКЗ для электронных трудовых книжек․
- Настроить классификатор ЕФС‑1 (Единый федеральный справочник)․
- Убедиться, что в настройках 1С включены режимы «Электронная трудовая книжка» и «Сохранение бумажного документа»․
Частые ошибки и как их исправить
- Ошибка «Обмен 25» – обычно возникает из‑за несоответствия данных в справочнике․ Проверьте корректность ФИО, ИНН, СНИЛС․
- Неправильный формат даты перехода – убедитесь, что дата соответствует формату DD․MM․YYYY․
- Отсутствие подписи сотрудника – добавьте поле подписи в шаблон заявления․
Полезные ресурсы
- Микос – полный спектр услуг по 1С в Челябинске; Телефон: 7 (351) -77‑95‑13․
- Видеоролик по работе с ЭТК в 1С:ЗУП 8․0 – ссылка․
- Документация 1С:ЗУП 3․1 – официальный сайт․
Переход на электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП – это не только соблюдение законодательства, но и упрощение кадрового учета․ Создание заявления «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» – первый шаг к автоматизации процесса․ Следуйте приведённой инструкции, проверяйте данные, и ваш переход на ЭТК пройдет гладко․
Если возникнут вопросы, обратитесь к специалисту по 1С в вашей компании или к партнёрам, таким как Микос․