Дата публикации: 09:02:42 ()

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает‚ что все трудовые отношения должны оформляться в электронном виде‚ а бумажные трудовые книжки постепенно выводятся из употребления. Для руководителей организаций‚ в т.ч. директоров‚ переход на ЭТК представляет собой важный управленческий шаг‚ требующий подготовки и соблюдения новых нормативных требований.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки‚ хранящийся в единой государственной информационной системе ПФР (Пенсионный фонд России). В неё вносятся сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ награждениях и других событиях трудовой деятельности сотрудника.

Основные преимущества ЭТК

• Сокращение времени на оформление: данные вносятся мгновенно через личный кабинет работодателя.
• Минимизация ошибок: автоматические проверки снижают риск некорректного заполнения.
• Доступность: сотрудник может в любой момент выписать выписку из своей ЭТК через портал «Госуслуги».
• Экономия ресурсов: отсутствие необходимости печати‚ хранения и ведения бумажных архивов.

Подготовка внутренних процессов

Прежде чем приступить к оформлению ЭТК‚ директору необходимо:

1. Обеспечить доступ сотрудников отдела кадров к личному кабинету работодателя на портале Госуслуги или в системе ПФР.
2. Провести обучение ответственных лиц работе с электронной системой (ввод данных‚ формирование выписок‚ обработка запросов сотрудников).
3. Обновить внутренние нормативные акты (положение о кадровом делопроизводстве‚ инструкцию по ведению трудовых книжек) с учётом требований к ЭТК.

Информирование сотрудников

Директор должен обеспечить прозрачность процесса:

• Провести информационные встречи или вебинары‚ посвящённые переходу на ЭТК.
• Разослать официальные уведомления о сроках и порядке перехода.
• Обеспечить возможность получения консультаций у специалистов отдела кадров или внешних консультантов.

Перенос данных из бумажных трудовых книжек

Для сотрудников‚ у которых уже есть бумажная трудовая книжка‚ необходимо:

1. Сканировать или переписать все записи в электронный формат.
2. Загрузить данные в систему ПФР через личный кабинет работодателя.
3. Проверить корректность внесённой информации и получить подтверждение от ПФР.

Оформление новых трудовых отношений

С 1 января 2026 года все newly hired сотрудники оформляются исключительно в электронном виде:

• При приёме на работу директор (или уполномоченное лицо) вносит запись о приёме в ЭТК сразу же.
• Сотрудник получает уведомление о внесении записи через свой личный кабинет на портале «Госуслуги».

Правовые аспекты и рекомендации от экспертов

Согласно разъяснениям члена комитета Госдумы по труду‚ социальной политике и делам ветеранов Екатерины Стенякиной‚ ключевые моменты‚ которые следует учитывать:

• Бумажная трудовая книжка сохраняет своё действие до момента её замены на электронную‚ однако после 1 января 2026 года новые записи в неё вноситься не будут.
• Работодатель обязан обеспечить конфиденциальность данных‚ содержащихся в ЭТК‚ и соблюдать требования Федерального закона «О персональных данных».
• В случае обнаружения ошибок в электронной записи работник имеет право потребовать их исправления в течение трёх рабочих дней.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно использовать бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ в переходный период (до ) допускается ведение обеих форм. После новые записи вносятся только в ЭТК.

Что делать‚ если сотрудник отказывается переходить на электронную форму?

Сотрудник не может отказаться от ведения трудовой книжки в электронном виде‚ поскольку это требование законодательства. Работодатель должен разъяснить последствия отказа и оказать помощь в оформлении.

Как получить выписку из ЭТК?

Сотрудник заходит в личный кабинет на портале «Госуслуги»‚ выбирает раздел «Трудовая деятельность» и формирует выписку в PDF‑формате.

Переход директора на электронную трудовую книжку – это не только выполнение законодательного требования‚ но и возможность повысить эффективность кадрового управления‚ снизить административную нагрузку и улучшить прозрачность трудовых отношений для сотрудников. Соблюдение представленных выше шагов и рекомендаций поможет избежать ошибок и обеспечить плавный переход к новой системе учёта трудовой деятельности.

Удачного перехода и успешной работы в новых условиях!