Дата актуализации: г.
Общие положения
Настоящая инструкция определяет порядок организации и контроля охраны труда в организации, а также обязанности и полномочия руководителя отдела кадров (РОК) в сфере охраны труда.
Инструкция разработана в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Федеральными законами «Об охране труда», нормативными актами Роструда, а также внутренними нормативными документами предприятия.
Цели инструкции
- Обеспечение безопасных условий труда для всех работников.
- Снижение количества профессиональных травм и заболеваний.
- Систематизация взаимодействия отдела кадров и службы охраны труда.
- Формирование единой информационной базы по вопросам ОТ.
Сфера применения
Инструкция обязательна для исполнения всеми сотрудниками отдела кадров, специалистами по охране труда, руководителями подразделений и линейными менеджерами.
Основные понятия
- Охрана труда (ОТ) – совокупность мероприятий, направленных на предотвращение производственных травм и профессиональных заболеваний;
- Специалист по охране труда (СОТ) – сотрудник, отвечающий за разработку, внедрение и контроль выполнения ОТ‑мероприятий.
- Кадровик – специалист отдела кадров, занимающийся подбором, распределением, обучением и учётом персонала.
Функции отдела кадров в системе охраны труда
В соответствии с нормативными документами (см. «Функции отдела кадров по охране труда») отдел кадров выполняет следующие функции:
- Участие в формировании календарного плана медосмотров и согласовании его с руководителями подразделений.
- Ведение персонального делопроизводства (приём, перевод, увольнение) с учётом требований ОТ.
- Организация и контроль обучения и инструктажей по охране труда.
- Сбор и передача в службу охраны труда необходимой информации и документов (документы о медосмотрах, результаты аттестаций, сведения о профессиональных рисках).
- Участие в разработке и актуализации должностных инструкций с учётом требований ОТ.
- Контроль за соблюдением дисциплинарных мер в случае нарушений требований ОТ.
Распределение обязанностей между кадровиками и специалистами по охране труда
Эффективное взаимодействие отделов достигается чётким разграничением функций:
| Обязанности | Кадровики | Специалисты по ОТ |
|---|---|---|
| Сбор и передача сведений о работниках | Вести личные карточки, предоставлять актуальные данные о приёме, переводе, увольнении. | Запрашивать необходимые сведения, проводить их анализ. |
| Согласование календарного плана медосмотров | Согласовывать план с руководителями подразделений, информировать сотрудников. | Разрабатывать план, предоставлять его в отдел кадров для согласования; |
| Организация инструктажей и обучений | Обеспечивать запись сотрудников на обучение, вести учёт пройденных инструктажей. | Разрабатывать программы обучения, проводить инструктажи. |
| Контроль выполнения требований ОТ | Контролировать соблюдение требований в кадровой документации. | Проводить проверки, составлять отчёты, предлагать корректирующие меры. |
| Ведение отчётности по ОТ | Собирать и передавать в службу ОТ необходимые данные. | Готовить отчёты, формировать статистику травматизма. |
Важно: специалист по охране труда обязан содействовать кадровикам при проведении всех процедур, а кадровик – своевременно и в полном объёме передавать необходимые сведения.
Обязанности руководителя отдела кадров
Планирование и организация
- Разрабатывать политику и регламент ОТ в рамках своей компетенции.
- Утверждать календарный план медосмотров совместно со специалистом по ОТ.
- Обеспечивать своевременное проведение периодических медицинских осмотров и их документальное оформление.
Документооборот
- Вести персональные карточки работников с указанием даты и результатов медосмотров, инструктажей, аттестаций.
- Обеспечивать хранение и актуализацию документов по охране труда (приказы, протоколы, акты проверок).
- Своевременно передавать в службу ОТ отчёты о приёме, переводе и увольнении сотрудников.
Обучение и инструктаж
- Организовать вводный инструктаж для новых сотрудников в течение первого рабочего дня.
- Контролировать проведение периодических инструктажей (производственный, по охране труда, по пожарной безопасности).
- Вести реестр пройденных инструктажей и обеспечивать его актуальность.
Взаимодействие с руководителями подразделений
Руководитель отдела кадров обязан:
- Согласовывать план мероприятий по ОТ с руководителями подразделений.
- Информировать их о предстоящих проверках, инструктажах и медосмотрах.
- Получать от них обратную связь о возникших рисках и инцидентах.
Контроль и оценка эффективности
- Проводить анализ статистики травматизма и профессиональных заболеваний.
- Разрабатывать предложения по снижению рисков и улучшению условий труда.
- Участвовать в ежегодных аудитах системы ОТ и вносить корректировки в инструкцию.
Порядок взаимодействия с Службой охраны труда
Запросы и передача информации
Кадровик имеет право запрашивать у специалиста по ОТ любые нормативные материалы, методические указания и разъяснения, необходимые для выполнения своих обязанностей (см. «Права специалиста по охране труда»).
Совместное проведение проверок
При проведении внутренних проверок по ОТ руководитель отдела кадров совместно с специалистом по ОТ:
- Определяет объекты и зоны проверки.
- Собирает и предоставляет кадровую документацию.
- Участвует в составлении актов и рекомендаций.
Согласование календарного плана медосмотров
Процедура согласования включает:
- Подготовку специалистом по ОТ предварительного плана.
- Рассмотрение плана руководителем отдела кадров с учётом графика работы подразделений.
- Утверждение плана руководством компании и информирование всех сотрудников.
Оформление и хранение документации
Основные формы и реестры
| Наименование документа | Ответственный | Периодичность обновления |
|---|---|---|
| Персональная карточка работника | Руководитель отдела кадров | Приём, перевод, увольнение, изменение условий труда |
| Календарный план медосмотров | Специалист по ОТ (согласование – РОК) | Ежегодно |
| Протоколы инструктажей | Руководитель отдела кадров | После каждого инструктажа |
| Отчёт о травматизме | Специалист по ОТ (согласование – РОК) | По факту происшествия |
Электронный документооборот
Для упрощения работы рекомендуется использовать специализированные системы (например, «Система Охрана труда»), где:
- Хранятся электронные копии всех документов.
- Обеспечивается автоматическое уведомление о предстоящих медосмотрах и инструктажах.
- Ведётся журнал изменений и доступа к документам.
Порядок реагирования в аварийных и чрезвычайных ситуациях
- При получении сообщения о происшествии необходимо немедленно уведомить специалиста по ОТ и руководителя подразделения.
- Руководитель отдела кадров обеспечивает:
- Сбор и оформление акта происшествия в соответствии с Трудовым кодексом.
- Ведение реестра пострадавших и их медицинского наблюдения.
- Обеспечение документального подтверждения проведения инструктажей по действиям в подобных ситуациях.
- После устранения последствий проводится анализ причин и вносятся изменения в инструкцию по охране труда.
Ответственность за нарушение инструкций
В случае несоблюдения требований настоящей инструкции руководитель отдела кадров может быть привлечён к ответственности в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации:
- Дисциплинарные взыскания (выговор, штраф).
- Административная ответственность за нарушение требований охраны труда.
- Гражданско‑правовая ответственность в случае причинения вреда здоровью работников.
Заключительные положения
Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения и подлежит пересмотру не реже одного раза в три года или при изменении законодательных требований;
Все сотрудники отдела кадров обязаны ознакомиться с инструкцией, подтвердить факт ознакомления подписью в личном деле и регулярно проходить обучение по её применению.
Контроль за исполнением инструкции возлагается на руководителя службы охраны труда совместно с директором по персоналу.
Подписи:
- Руководитель отдела кадров _______________________ (Ф.И.О., дата)
- Руководитель службы охраны труда _______________________ (Ф.И.О., дата)
- Директор компании _______________________ (Ф.И.О., дата)