Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад, массовый переход начался с 2019 года‚ а с 2020 года привычные многим бумажные документы стали постепенно уходить в прошлое. Электронный формат исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже‚ а с помощью ЭТК россияне всегда могут проверить‚ передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация там отражена.

С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей‚ который несколько облегчает работу кадровиков. Однако ошибок в цифровом формате лучше не допускать‚ так как исправление неточностей имеет свои нюансы. В этой статье мы подробно разберем‚ как именно делается запись в электронную трудовую книжку.

Кто и когда подает сведения

Вся ответственность за внесение данных в ЭТК лежит на работодателе. Самостоятально работник не может редактировать свою электронную трудовую книжку. Процесс передачи данных происходит через операторов электронного документооборота (ЭДО) или непосредственно через сервисы Социального фонда России.

Сроки предоставления информации

Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания соответствующего приказа (о приеме на работу‚ увольнении‚ переводе и т.д.). Это одно из главных отличий от бумажной книжки‚ где записи делались в течение 5 рабочих дней.

Пошаговый алгоритм внесения записи в ЭТК

Процесс добавления новой записи в электронную трудовую книжку состоит из нескольких обязательных шагов:

1. Издание кадрового приказа — основанием для любой записи всегда служит приказ (о приеме‚ увольнении‚ переводе‚ присвоении квалификации).
2. Формирование электронного документа — кадровик или бухгалтер заполняет форму сведений в бухгалтерской программе (например‚ 1С) или в личном кабинете СФР/оператора ЭДО.
3. Подписание документа усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) — без УКЭП руководителя или уполномоченного лица сведения не будут иметь юридической силы и не уйдут в фонд.
4. Отправка отчета в СФР, подписанный файл передается в Социальный фонд.
5. Получение квитанции — после проверки данных СФР присылает квитанцию о приеме сведений‚ что подтверждает успешное внесение записи в ЭТК сотрудника.

Какие сведения отражаются в ЭТК

По сравнению с бумажной версией‚ в электронной трудовой книжке список вносимых данных стал шире. В ЭТК обязательно указываются:

• Сведения о работнике (ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения);
• Сведения о работодателе (наименование‚ регистрационный номер в СФР‚ ИНН/КПП);
• Дата приема на работу или дата и причина увольнения;
• Сведения о переводах на другую постоянную работу;
• Сведения о трудовой функции, это важное нововведение. Указывается не только должность‚ но и конкретный вид поручаемой работы (если это прописано в штатном расписании);
• Сведения о прохождении обучения и присвоении квалификации (с 1 сентября 2023 года);
• Основание для внесения записи (дата и номер приказа‚ иного решения или документа).

Особенности работы с бумажной и электронной формой

Несмотря на переход на электронные трудовые книжки‚ у многих россиян ещё остаются бумажные бланки. Важно помнить:

• Если сотрудник сохранил бумажную книжку и отказался от перехода на ЭТК‚ работодатель обязан вести обе формы параллельно (и бумажную‚ и электронную).
• Если работник перешел на ЭТК‚ бумажная книжка выдается ему на руки и более не ведется.
• С 2023 года бумажные трудовые книжки нужно оформлять на новых бланках.
• При приеме на работу нового сотрудника работодатель не должен требовать предъявления бумажной ЭТК — все сведения запрашиваются в СФР.

Как исправить ошибку в электронной трудовой книжке?

Ошибки в цифровом формате случаются‚ и порядок их исправления строго регламентирован. В отличие от бумажной версии‚ где ошибочная запись просто зачеркивалась и писались новые данные‚ в ЭТК зачеркивать ничего нельзя.

Для исправления неточностей работодатель должен подать в СФР отдельные сведения‚ в которых указывается:

1. Номер записи‚ в которой допущена ошибка;
2. Правильная (актуальная) информация;
3. Основание для исправления (например‚ номер и дата исправительного приказа).

Если ошибку в сведениях обнаружил сам работник‚ он должен обратиться к своему текущему работодателю. Если неточность допустил предыдущий работодатель‚ текущий кадровик может внести исправления только на основании официального документа (архивной справки или копии приказа) от прошлого нанимателя.

Как работнику проверить свои записи?

Одно из главных преимуществ ЭТК — прозрачность и доступность данных. Работник в любой момент может убедиться‚ что работодатель добросовестно передает сведения в СФР. Для этого достаточно зайти в:

• Личный кабинет гражданина на портале «Госуслуги»;
• Личный кабинет на сайте Социального фонда России;
• Мобильное приложение СФР.

Там в разделе «Трудовая деятельность» будет отображаться вся история записей‚ переданных всеми работодателями.

Переход на электронные трудовые книжки значительно упростил документооборот и защитил работников от потери стажа. Для работодателей процесс внесения записи свелся к формированию электронного отчета‚ подписанию его УКЭП и отправке в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Главное в этом процессе — внимательность при заполнении данных и соблюдение сроков‚ чтобы избежать штрафов со стороны контролирующих органов и необходимости вносить исправления.