Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работника. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который завершается в России с 1 января 2026 года, бумажный формат по-прежнему сохраняет свою актуальность для подтверждения прошлых периодов работы. Утеря, порча или восстановление на работе после незаконного увольнения — все эти ситуации требуют грамотного оформления документов. В этой статье мы подробно разберем, как делаются записи в трудовой книжке при её восстановлении и восстановлении сотрудника на рабочем месте.
Восстановление трудовой книжки при утере или порче (оформление дубликата)
Если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность, работник имеет право на получение дубликата. Важно помнить, что трудовую книжку нельзя выдавать дважды, поэтому на восстановленном документе в обязательном порядке ставится пометка «Дубликат»;
Кто занимается восстановлением?
Если работник потерял трудовую книжку, восстановлением недостающей информации о трудовом стаже он занимается самостоятельно. Однако внести записи в новый бланк должен работодатель. Новый работодатель не может самостоятельно восстановить стаж сотрудника у предыдущих компаний. Это делает тот работодатель, у которого была внесена последняя запись в трудовую книжку, либо текущий работодатель на основании документов, предоставленных самим работником.
Какие документы подтверждают стаж?
Для внесения записей в дубликат работник должен собрать подтверждающую документацию. К ней относятся:
- Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении;
- Оригиналы или заверенные копии трудовых договоров;
- Оригиналы или копии ведомостей о выдаче заработной платы;
- Запись из лицевого счета ПФР;
- Сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или СТД-ПФР, которую можно заказать через Госуслуги и направить работодателю в электронном виде).
Если каких-то данных не хватает, работнику или кадровику придется отправлять запросы по прежним местам работы или обращаться в архив.
Как вносятся записи в дубликат?
При оформлении дубликата в новом бланке (формуляре ТК) заполняются личные данные работника, подтвержденный общий стаж, а затем записи о приеме на работу. Предусмотренные записи вносятся до занесения сведений о работе на данном предприятии.
Алгоритм заполнения граф:
- Графа 2 — ставится день приема на работу;
- Графа 3 — записывается наименование прежней компании-работодателя, подразделение и должность с указанием квалификации.
Пример записи в дубликате: «Принят в общество с ограниченной ответственностью Людмила (ООО Людмила) на должность старшего кладовщика склада 5». Записи о переводах делаются таким же образом. Все внесенные записи необходимо обязательно заверить.
Запись в трудовой книжке при восстановлении на работе
Совершенно иная ситуация возникает, когда сотрудник был уволен, но затем восстановлен на работе (например, по решению суда). В этом случае трудовая книжка не утеряна, но в ней стоит незаконная запись об увольнении, которую нужно аннулировать.
Алгоритм внесения записи о восстановлении
Согласно п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, после издания приказа о восстановлении сотрудника на прежней работе, в трудовую вносится новая запись следующим образом:
- В графе 1 проставляется порядковый номер будущей записи (следующий за последней);
- В графе 2 указывается дата (число, месяц и год) внесения записи;
- В графе 3 пишеться: «Запись за номером [номер незаконной записи об увольнении] недействительна, восстановлен на прежней работе».
Дубликат без незаконной записи
Работник имеет право потребовать выдать ему дубликат трудовой книжки, в котором вообще не будет записи, признанной недействительной. В таком случае оформляется новый бланк с пометкой «Дубликат», и в него переносятся все записи, кроме той, что была признана незаконной.
Восстановление непрерывного стажа
При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию, в трудовую книжку работника по последнему месту работы также вносится соответствующая запись, подтверждающая этот факт.
Особенности при чрезвычайных ситуациях
Если трудовая книжка была утеряна в результате чрезвычайной ситуации (пожар, наводнение и т.д.), работник не должен писать заявление о ее восстановлении. В таких случаях массовая утеря документов компенсируется по специальным государственным процедурам без заявления от каждого отдельного сотрудника.
Процесс восстановления трудовой книжки или внесения записей о восстановлении на работе требует строгого соблюдения инструкций. Главное правило: записи о работе у иных работодателей вносятся исключительно на основании предоставленных работником подтверждающих документов. При утере документа всегда оформляется дубликат, а при незаконном увольнении ошибочная запись аннулируется путем признания ее недействительной с последующим указанием факта восстановления.