Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал важным этапом в кадровом учете, и перед работодателями встала задача не только уведомить сотрудников о нововведениях, но и собрать их письменные решения. В программах 1С этот процесс максимально автоматизирован. В данной статье мы подробно разберем, где найти заявление о ведении трудовой книжки в 1С, как его правильно создать и заполнить.
Что представляет собой заявление в 1С
В программах 1С для фиксации выбора сотрудника (ведение трудовой книжки на бумаге или в электронном виде) используется специальный документ. Он называется «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Именно этот документ служит регистратором того, какой способ ведения выбрал работник.
Где найти заявление о ведении трудовой книжки в 1С:ЗУП 8 ред. 3
Найти необходимый документ в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (а также в 1С:ЗКГУ 3 для госсектора) можно несколькими путями. Рассмотрим основные из них.
Способ 1: Через раздел «Кадры»
Это самый наглядный и привычный способ для кадровика:
- Перейдите в раздел «Кадры».
- Выберите пункт «Электронные трудовые книжки».
- В открывшемся меню нажмите на ссылку «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Способ 2: Через раздел «Отчетность, справки»
Этот способ удобен, если вы параллельно работаете со сдачей отчетности в СФР:
- Перейдите в раздел «Отчетность, справки».
- Выберите подраздел «Электронные трудовые книжки».
- Перейдите по ссылке «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Как создать и заполнить заявление
После того как вы перешли в список заявлений, необходимо создать новый документ:
- Нажмите кнопку «Создать».
- В выпадающем списке выберите «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- В форме документа укажите:
- Организацию (если учет ведется по нескольким организациям).
- Дату составления заявления.
- Для заполнения табличной части списка сотрудников используйте кнопку «Заполнить». Программа автоматически добавит в таблицу тех сотрудников, по которым в системе еще не зарегистрировано заявление о выборе способа ведения трудовой книжки.
- Проверьте список и укажите для каждого сотрудника его выбор: бумажная или электронная трудовая книжка.
Важные нюансы работы с заявлениями в 1С
- Автоматическое создание из отчета. При первом заполнении отчетности (подраздел 1.1 ЕФС-1) программа может сама предложить создать недостающие заявления на сотрудников, если они еще не внесены в базу.
- Сроки и действия после получения заявления. Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, работодатель обязан:
- В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления внести соответствующую запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку и выдать ее работнику на руки.
- Не позднее 25 числа следующего месяца сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (согласно ст. 2 Закона N 439-ФЗ и п. 35 Порядка ведения трудовых книжек).
- Отмена заявления. Если сотрудник передумал или заявление было внесено ошибочно, в 1С предусмотрена возможность отмены или аннулирования ранее зарегистрированного выбора.
Процесс поиска и заполнения заявлений о ведении трудовых книжек в 1С не представляет сложности, если знать правильный путь. Главное — не забывать своевременно отражать выбор сотрудников в программе, так как от этого напрямую зависит корректность сдачи отчетности в СФР (форма ЕФС-1) и соблюдение трудового законодательства. Используйте автоматическое заполнение в 1С, чтобы исключить ошибки и не упустить ни одного сотрудника!