Смерть работника — это всегда трагическое событие, сопровождающееся рядом обязательных процедур для работодателя. Одной из ключевых задач является возврат трудовой книжки (ТК) законным наследникам или иным лицам, имеющим на это право. Для фиксации факта выдачи документа и минимизации рисков споров в будущем обязательно оформляется расписка в получении трудовой книжки умершего работника.
В данной статье подробно разберем, кто может получить ТК, как правильно оформить расписку, куда ее поместить, а также приведем актуальный образец документа с пояснениями.
Кто имеет право получить трудовую книжку умершего работника?
Согласно п. 38 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 610н), трудовую книжку умершего работника по заявлению выдают:
- Членам его семьи (супруг, дети, родители, лица, находящиеся на иждивении).
- Иным лицам, если они представят нотариально удостоверенную доверенность или иные документы, подтверждающие их право на получение документа (например, свидетельство о праве на наследство).
Важно: При личном обращении родственник должен предоставить:
- Собственный паспорт.
- Документы, подтверждающие родство с умершим (свидетельство о рождении, браке, смерти).
- Свидетельство о смерти работника.
Порядок действий работодателя при выдаче ТК умершего
Процедура включает несколько обязательных этапов:
- Внесение записи в трудовую книжку. В разделе «Сведения об увольнении» делается запись: «Уволен в связи со смертью (дата смерти)». Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
- Принятие заявления. От лица, получающего ТК, берется письменное заявление с просьбой выдать трудовую книжку умершего работника.
- Оформление расписки. После проверки документов и выдачи ТК с лицом, получившего документ, оформляется расписка в двух экземплярах (один, в дело, второй — у получателя).
- Регистрация выдачи. В Книге учета движения трудовых книжек (КУДТК) делается соответствующая запись. Указывается, кому, когда и на каком основании (№ расписки) выдана ТК.
Ключевое правило: В графе 13 КУДТК («Подпись получившего») нельзя ставить подпись родственника умершего. Эта графа предназначена для подписи самого работника при получении своей ТК. Для родственников используется отдельная расписка, а в КУДТК делается обычная запись о выдаче с указанием реквизитов этой расписки.
Образец расписки в получении трудовой книжки умершего работника
Расписка оформляется в произвольной письменной форме, но должна содержать все существенные реквизиты. Рекомендуется использовать официальный бланк организации или унифицированную форму.
РАСПИСКА
Я, нижеподписавшийся(аяся) [ФИО полностью], паспорт серии [XXXX] № [XXXXXX], выдан [название органа, дата], код подразделения [XXXXXX],
являясь(ейся) [указать степень родства: супруг(а), сын, дочь, отец, мать и т.д.] умершего(ей) [ФИО умершего работника полностью],
получил(а) из [полное наименование организации-работодателя] его трудовую книжку серии [XX] № [XXXXXXX], в которой содержится [указать количество] сведений о работе.
Трудовая книжка выдана мне для хранения, и я обязуюсь сохранять ее в надлежащем состоянии.
Подпись: _________________________ / [Фамилия И.О. получателя] /
Пояснения к заполнению образца:
- ФИО получателя и умершего — указываются полностью, в именительном падеже.
- Степень родства — формулируется четко (например, «являюсь сыном», «являюсь супругой»).
- Реквизиты ТК — серия и номер берутся из самой книжки. Количество сведений — это число записей о работе (не включая последнюю запись об увольнении).
- Дата и подпись — ставятся собственноручно получателем.
Куда поместить расписку после оформления?
Заполненную расписку (в оригинале) необходимо:
- Приложить к личному делу умершего работника. Это главное место хранения.
- Сделать соответствующую отметку в Книге учета движения трудовых книжек (КУДТК). В графе «Основание выдачи» указывается: «Расписка от «___» ________ 20__ г. № [если есть]».
- После завершения всех процедур с личным делом (включая расчет) оно вместе с распиской направляется в архив организации на постоянное хранение.
Таким образом, расписка служит юридическим доказательством того, что организация надлежащим образом исполнила обязанность по возврату документа и не несет ответственности за его дальнейшую судьбу.
Типичные ошибки и рекомендации
- Не заполнять графу 13 КУДТК подписью родственника. Это грубая ошибка, ведущая к признанию выдачи неправомерной при возможной проверке Гострудинспекцией.
- Оформлять расписку от руки. Это позволяет в случае спора провести почерковедческую экспертизу. Печатать на компьютере можно, но подпись и дата, только рукописные.
- Не проверять документы. Всегда требуйте паспорт и документы, подтверждающие родство или право наследования. Копии этих документов можно приложить к расписке.
- Выдавать ТК без заявления. Заявление (или расписка, которая выполняет его функцию) — обязательный документ, фиксирующий волю получателя.