С переходом к гибридным и полностью удалённым формам занятости вопросы, связанные с ведением трудовой книжки, становятся всё более актуальными․ В 2026 году в России действует как бумажная, так и электронная трудовая книжка (ЭТК), и работодатели, а также сотрудники, которые работают из дома, обязаны соблюдать требования Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и Федерального закона «Об электронных документах»․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна при работе на дому?
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные заработные платы, отчисления в Фонд социального страхования, а также сведения о стаже, которые необходимы при выходе на пенсию, получении пособий и т․д․ При работе на дому она остаётся обязательной, если работодатель использует бумажную систему учёта․ В случае электронного учёта – ЭТК, бумажную книжку можно прекратить вести, но при этом необходимо сделать запись о переходе на электронный формат․
Ключевые моменты
- Работодатель обязан оформить сотрудника как «дистанционного» в соответствии с пунктом 2․1․1 ТК РФ․
- При приёме на работу сотрудник должен предоставить копии документов: паспорт, СНИЛС, ИНН, дипломы, трудовую книжку (если есть) и военный билет (если применимо)․
- При работе на дому сотрудник может отправлять бумажную трудовую книжку по заказному письму или лично, если живёт недалеко от работодателя․
Бумажная трудовая книжка в 2026 году
С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки․ Однако в некоторых случаях, например, если сотрудник впервые устроился после 2021 года, ему могут оформить только электронную трудовую книжку․ Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка до 2020 года, она остаётся актуальной и должна храниться в надёжном месте․
Как прекратить вести бумажную книжку и перейти на ЭТК
- Сделайте запись в бумажной книжке о прекращении её ведения․
- В графе 1 укажите номер вносимой записи․
- В графе 2 — дату выдачи трудовой книжки․
- В графе 3 — запись о том, что работник будет вести электронную трудовую книжку․
Эта запись должна быть подписана работником и работодателем и храниться в бумажном виде до тех пор, пока не будет оформлена электронная версия․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – как получить и использовать
ЭТК – полноценный аналог бумажной версии, но в цифровом формате․ Она хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТиЗ) и доступна через портал государственных услуг․
Шаги по оформлению ЭТК
- Работодатель заполняет шаблон трудового договора с указанием статуса «дистанционный» (выбор в шаблоне VK HR Tek)․
- Соберите пакет документов по статье 65 ТК РФ: паспорт, СНИЛС, ИНН, дипломы, трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) и военный билет при необходимости․
- Подайте заявление о переходе на электронный формат в ФСТиЗ через портал госуслуг․
- Получите подтверждение о регистрации ЭТК и начните вести учёт в системе․
После регистрации ЭТК работодатель обязан сдавать отчёты ЕФС‑1 (Единый федеральный сервис) и вести учёт приёмов и увольнений сотрудников в электронном виде․
Преимущества ЭТК
- Удобство работы с документом в любой точке мира․
- Минимизация бумажной волокиты и экономия времени․
- Наличие цифровых подписей и шифрования, что повышает безопасность․
При оформлении дистанционного работника в трудовом договоре необходимо указать:
- Наименование должности и место работы (дом)․
- Дата начала и окончания работы․
- Условия работы: график, оборудование, компенсации․
- Сведения о трудовой книжке (если есть) и переходе на ЭТК․
При увольнении удалённого сотрудника процедура аналогична обычному увольнению: оформляется приказ, выдаётся справка о трудовой деятельности, а сведения заносятся в ЭТК․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли работать на дому без трудовой книжки?
Нет․ Даже при работе на дому работодатель обязан вести учёт в соответствии с ТК РФ․ Если сотрудник не имеет бумажной трудовой книжки, он должен оформить её впервые (или перейти на ЭТК)․
Что делать, если у меня нет бумажной трудовой книжки, но я работаю на дому?
Соберите пакет документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, дипломы) и оформите первую трудовую книжку через работодателя․ После этого можно перейти на электронный формат․
Как проверить, что работодатель передаёт сведения в Фонд социального страхования?
С помощью электронной цифровой книжки можно проверить, передаёт ли работодатель сведения в Фонд социального страхования, и убедиться, что начисления и отчисления учтены корректно․
В 2026 году работа на дому не освобождает от обязательств по ведению трудовой книжки․ Важно правильно оформить сотрудника как дистанционного, собрать все необходимые документы, выбрать формат (бумажный или электронный) и вести учёт в соответствии с требованиями ТК РФ․ Электронная трудовая книжка делает процесс более удобным и безопасным, но при этом не отменяет необходимости соблюдения всех законодательных норм․
Следуя приведённой инструкции, вы сможете избежать штрафов, проверок трудовой инспекции и проблем при выходе на пенсию․