Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж работы гражданина. При переводе сотрудника на другое предприятие в неё вносится запись, аналогичная записи о приёме на работу. В статье разберём, какие требования предъявляются к такой записи, как правильно её оформить, какие сроки и какие нюансы могут возникнуть в процессе перевода.
Что такое перевод на другое предприятие?
Перевод — постоянный переход работника из одного работодателя в другой. Он может быть инициирован как работником (по желанию), так и работодателем (по соглашению). В отличие от временного перевода, который не фиксируется в трудовой книжке, перевод считается постоянным и требует обязательного отражения в документе.
Правовые основы
- Трудовой кодекс РФ (ст. 42, 43, 44) – определяет обязанности работодателя по внесению записей.
- Приказ Минтруда РФ № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (2022 г.) – уточняет формат записи о переводе.
- Положение «Перевод работника в другую организацию» (2025 г.) – регламентирует порядок действий прежнего и нового работодателя.
Содержание записи о переводе
Запись должна включать следующие сведения:
- Дата перевода (день – месяц – год).
- Новая должность и подразделение (если применимо).
- Наименование нового работодателя.
- Причина перевода (перевод на другую работу).
- Срок работы в новом месте (если известен).
- Подпись работодателя и печать (если требуется).
Если в договоре указано структурное подразделение, то оно обязательно включается в запись. При переводе в другое подразделение того же предприятия запись оформляется так же, как при приёме на работу, но без указания прежнего подразделения.
Сроки внесения записи
Согласно пункту 9 Порядка ведения трудовых книжек, запись о переводе должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней после фактического перехода работника. В случае, если предыдущая страница заполнена, необходимо открыть новую страницу и продолжить запись там.
Как оформить запись: пошаговая инструкция
- Получите приказ о переводе от нового работодателя.
- Проверьте, что в договоре указан новый адрес и подразделение.
- Откройте трудовую книжку сотрудника. Если предыдущая страница заполнена, откройте новую.
- Заполните поля согласно образцу ниже.
- Подпишите запись и приложите печать работодателя.
- Сохраните копию приказа и отправьте в отдел кадров для дальнейшего учёта.
Образец записи о переводе (2024 г.)
Дата перевода: 15 июня 2024 г.
Перевод на другую работу: Главный бухгалтер в ООО «Ресурс»
Новый работодатель: ООО «Ресурс»
Подразделение: Финансовый отдел
Дата начала работы: 15 июня 2024 г.
Подпись работодателя: ____________
Печать работодателя: ____________
Что делать, если перевод осуществляеться с другого предприятия?
При переводе работника из другого работодателя в новый, необходимо выполнить два шага:
- Преходящий работодатель выдает запись о увольнении и передаёт трудовую книжку сотруднику.
- Новый работодатель оформляет запись о приёме на работу и одновременно добавляет запись о переводе (если требуется).
Таким образом, в трудовой книжке будет два документа: увольнение и приём/перевод.
Исключения и нюансы
- Временный перевод (до одного месяца) не фиксируется в трудовой книжке.
- Если перевод осуществляется по решению работодателя без согласия работника, запись всё равно обязана быть внесена.
- При переводе на другую должность в том же подразделении запись о подразделении не требуется, но при переводе в другое подразделение её обязательно указывают.
- Если в трудовой книжке уже есть страница с записью о переводе, но она не заполнена полностью, запись можно продолжить на той же странице.
Как избежать ошибок в записи о переводе
Согласно статье «Семь грубых ошибок в работе с трудовыми книжками», которые не пропустит инспектор, важно соблюдать следующие правила:
- Проверять корректность даты и названия должности.
- Указывать точное название нового работодателя и подразделения.
- Не допускать пропусков в обязательных полях;
- Проверять, что запись сделана в срок (не позже 5 рабочих дней).
- Сохранять копии всех документов (приём, увольнение, перевод).
Как выглядит запись в электронном виде (ЭТК)
С 2022 г. в России активно внедряется электронная трудовая карта (ЭТК). При переводе работника запись автоматически генерируется в системе и синхронизируется с бумажной трудовой книжкой. Важно убедиться, что в системе отражены все данные, включая дату, должность и нового работодателя.
Запись в трудовой книжке при переводе на другое предприятие – это обязательный документ, подтверждающий стаж и переход работника. Правильное оформление записи обеспечивает корректное начисление пенсии, социального страхования и других правовых преимуществ. Следуйте приведённым рекомендациям, и вы избежите ошибок, которые могут повлечь за собой задержки в выплатах или проблемы при проверке со стороны инспекции труда.