С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. Сегодня каждый работник может выбрать, каким образом ему вести документ о трудовой деятельности — в привычной бумажной форме или в цифровом виде. Однако для работодателей, кадровиков и бухгалтеров возникает важный вопрос: как точно определить, ведётся ли у конкретного сотрудника электронная трудовая книжка? Ответ на этот вопрос критически важен для правильного оформления кадровых документов, подачи данных в Пенсионный фонд и избежания нарушений законодательства.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, причины увольнения, награды и другие данные. Ведётся она Пенсионным фондом Российской Федерации (ПФР) на основании сведений, предоставляемых работодателями.

Важно понимать: электронная трудовая книжка существует у каждого работника, но доступ к ней есть только у тех, кто официально перешёл на неё. Даже если работник не подавал заявление, ПФР формирует для него электронный архив — но он закрыт и недоступен ни работнику, ни работодателю.

Как понять, что у работника именно электронная трудовая книжка, а не бумажная?

Вот основные признаки и способы, как точно определить, что у сотрудника ведётся активная электронная трудовая книжка:

Проверка заявления работника

Согласно закону, переход на ЭТК возможен только по письменному заявлению работника. Если работник не подал заявление — у него остаётся бумажная трудовая книжка, и работодатель обязан её вести.

• Если заявление есть — значит, работник официально отказался от бумажной трудовой книжки, и ПФР ведёт ЭТК.
• Если заявления нет — трудовая книжка остаётся бумажной, даже если работодатель подаёт сведения в ПФР.

Важно! Работодатель обязан хранить заявления о переходе на ЭТК в течение 75 лет — это обязательное требование законодательства.

Проверка записи в бумажной трудовой книжке

Если у работника есть бумажная трудовая книжка, в ней должна быть запись о переходе на электронный формат. Эта запись делается в разделе «Сведения о работе» и выглядит так:

«Запись о трудовой деятельности ведётся в форме электронных документов в соответствии с пунктом 2 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации»

Если такая запись есть — значит, работник перешёл на ЭТК, и бумажная книжка больше не ведётся (хотя её нужно сохранить как архивный документ).

Если записи нет — трудовая книжка бумажная, даже если работодатель подаёт данные в ПФР.

Проверка через портал Госуслуг

Самый надёжный способ — самому работнику проверить доступ к ЭТК через личный кабинет на Госуслугах.

1. Зайдите на сайт https://www.gosuslugi.ru и авторизуйтесь.
2. Перейдите в раздел «Каталог услуг» → «Пенсия, пособия и льготы» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Если вы видите данные о трудовой деятельности — у вас есть активная ЭТК.
4. Если вы видите сообщение «Сведения не найдены» или «Доступ к электронной трудовой книжке не предоставлен», значит, вы не подавали заявление, и у вас остаётся бумажная книжка.

Этот способ работает только для самого работника. Но если вы — работодатель, вы можете попросить сотрудника показать вам выписку из ЭТК на Госуслугах — это официальный и юридически значимый документ.

Проверка через личный кабинет ПФР

Также можно проверить наличие ЭТК через официальный сайт Пенсионного фонда:

1. Перейдите на сайт https://es.pfrf.ru.
2. Авторизуйтесь с помощью учётной записи Госуслуг.
3. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
4. Если отображаются сведения — ЭТК активна.

Этот способ также доступен только работнику. Но если сотрудник предоставил вам выписку из этого раздела — это подтверждение перехода на ЭТК.

Проверка через СФР (Социальный фонд) при личном обращении

Работник может лично обратиться в любое отделение Пенсионного фонда с паспортом и СНИЛС и запросить выписку из ЭТК. Если выдаётся выписка — значит, ЭТК активна; Если говорят: «У вас нет электронной трудовой книжки» — значит, она не оформлена.

Частые ошибки и заблуждения

Ошибка 1: «Если работодатель подаёт сведения в ПФР — значит, у работника ЭТК»

Нет! С 2020 года работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности всех сотрудников в ПФР — независимо от того, есть у них ЭТК или нет. Это требование Постановления Правления ПФ РФ №730п от .

Подача данных, это лишь формальность. Активная ЭТК существует только при наличии заявления работника.

Ошибка 2: «Если у работника две трудовые книжки, значит, одна из них электронная»

Нет! Наличие нескольких бумажных трудовых книжек, нарушение закона. ЭТК — это одна цифровая запись, привязанная к СНИЛС. Даже если у человека несколько бумажных книжек — это не значит, что у него есть ЭТК. Он должен подать заявление, чтобы она появилась.

Ошибка 3: «Если в КУДТК (книге учёта движения трудовых книжек) сделана закрывающая запись — значит, все перешли на ЭТК»

Нет! Закрытие КУДТК без подтверждения, что все сотрудники подали заявления — это нарушение. Книга учёта должна оставаться открытой, если хотя бы один сотрудник имеет бумажную трудовую книжку.

Что делать работодателю?

Ваша задача — чётко разделять сотрудников по формату трудовой книжки:

• Если сотрудник подал заявление на ЭТК — больше не ведите бумажную книжку, не вносите новые записи. Подавайте все сведения в ПФР в электронном виде.
• Если заявления нет, продолжайте вести бумажную трудовую книжку. Подавайте сведения в ПФР, но не уничтожайте и не игнорируйте бумажный документ.

Важно! Даже если все сотрудники перешли на ЭТК, вы обязаны сохранить все бумажные трудовые книжки в архиве, они являются юридически значимыми документами.

Как проверить ЭТК у кандидата при приёме на работу?

При приёме на работу кандидат может предоставить:

• Бумажную трудовую книжку — значит, ЭТК у него нет (если нет записи о переходе).
• Выписку из ЭТК с Госуслуг или ПФР — значит, он перешёл на цифровой формат.
• Заявление о переходе на ЭТК — тогда вы должны запросить у него бумажную трудовую книжку для внесения записи о переходе и дальнейшего хранения.

Если кандидат говорит: «У меня ЭТК», но не может предоставить выписку — это повод уточнить. Попросите его войти на Госуслуги и показать выписку прямо на месте.

Чтобы точно понять, есть ли у работника электронная трудовая книжка, следуйте этому алгоритму:

1. Проверьте наличие заявления работника о переходе на ЭТК.
2. Проверьте бумажную трудовую книжку на наличие записи о переходе на ЭТК.
3. Попросите работника показать выписку из ЭТК на Госуслугах или в личном кабинете ПФР.
4. Не полагайтесь на подачу данных в ПФР, это обязательная процедура для всех, но не признак ЭТК.
5. Храните бумажные книжки даже при наличии ЭТК — они остаются юридически значимыми документами.

Самое главное помнить: Электронная трудовая книжка — это не автоматическая замена бумажной. Она существует только тогда, когда работник сам подал заявление. Без заявления — только бумажная книжка. Никаких исключений.

Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок в кадровом учёте, штрафов от трудовой инспекции и проблем с пенсионными начислениями. Помните: ваша задача, не предполагать, а проверять.