Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж, квалификацию и историю работы сотрудника․ Открытие трудовой книжки (то есть получение доступа к её содержимому) может понадобиться как работнику, так и работодателю․ Ниже приведена подробная инструкция, как открыть трудовую книжку в России, учитывая переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и требования законодательства․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка — документ, в котором фиксируются все трудовые договоры, начисления, отчисления, изменения в должности, стаж и другие сведения, относящиеся к трудовой деятельности работника․ В России она регулируется Федеральным законом «О трудовой книжке» (№ 122-ФЗ от 30 июня 2002 г․) и рядом нормативных актов․
Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 г․ в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это означает, что:
- Работники могут хранить и использовать электронную версию трудовой книжки․
- Работодатели обязаны вести ЭТК и передавать данные в Федеральную службу по труду и занятости (Росгосстрах)․
- Печатная трудовая книжка остаётся обязательной в некоторых случаях (например, при трудоустройстве за рубежом), но её использование постепенно сокращается․
Как открыть трудовую книжку в бумажном виде
Если у вас ещё есть бумажная трудовая книжка, откройте её следующим образом:
- Найдите книгу․ Обычно она хранится в личном кабинете сотрудника, в офисе кадрового отдела или в архиве компании․
- Проверьте наличие всех страниц․ Внутри книги должно быть 4–6 страниц, каждая из которых содержит сведения о конкретном месте работы․
- Проверьте подписи и печати․ На каждой странице должна быть подпись работодателя и печать, подтверждающая запись․
- Сканируйте или фотографируйте․ Для удобства сохранения копии сделайте скан или снимок каждой страницы․
Как открыть трудовую книжку в электронном виде
Электронная трудовая книжка хранится в системе «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) и доступна через портал «Госуслуги» или через корпоративный портал работодателя․ Шаги:
- Войдите в портал «Госуслуги»․ Если у вас нет аккаунта, зарегистрируйтесь, используя электронную подпись (ЭП) или «Мой Паспорт»․
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка»․ Найдите пункт «Моя трудовая книжка» или «Электронная трудовая книжка»․
- Выберите нужный период․ Вы можете просмотреть записи за любой период, начиная с даты первого трудового договора․
- Скачайте PDF‑копию․ Для офлайн‑работы скачайте PDF‑версию, которая содержит все страницы и подписи․
- Проверьте подписи и печати․ В электронном документе подписи могут быть цифровыми, а печати — графическими․
Что делать, если трудовая книжка потеряна или повреждена?
В случае потери, кражи или повреждения трудовой книжки работник должен:
- Составить заявление․ Направьте заявление в отдел кадров с указанием обстоятельств․
- Укажите дату и место происшествия․ Это поможет подтвердить факт потери․
- Получите замену․ Работодатель оформит замену в соответствии с § 9 Федерального закона «О трудовой книжке»․
- Проверьте обновление в ЭТК․ После оформления замены работник должен убедиться, что данные обновлены в системе ЭТК․
Как проверить корректность записей в трудовой книжке
При открытии трудовой книжки важно убедиться в правильности записей:
- Проверьте даты начала и окончания работы․
- Убедитесь, что указана должность и должностные обязанности․
- Проверьте начисление стажа и наличие отчислений․
- Сравните бумажную и электронную версии, если обе доступны․
Практические советы
- Сохраняйте копии всех страниц в облачном хранилище (Google Drive, Яндекс․Диск)․
- Регулярно проверяйте обновления в системе ЭТК․
- Если вы работаете в нескольких компаниях, храните отдельные копии для каждой трудовой книжки․
- При переходе на новую работу обязательно передайте копию трудовой книжки работодателю․
Открытие трудовой книжки — это не просто просмотр документов․ Это проверка ваших прав, подтверждение стажа и квалификации․ С переходом на электронные трудовые книжки процесс стал более удобным и безопасным, но важно знать, как правильно обращаться с документами, чтобы избежать недоразумений в будущем․
Если у вас возникли вопросы по работе с трудовой книжкой, обратитесь в отдел кадров вашей компании или в службу поддержки «Госуслуг»․