Получение трудовой книжки (бумажной или электронной) – один из первых и самых важных шагов при трудоустройстве. От правильного оформления подписи и сопутствующих документов зависит корректность учёта вашего трудового стажа‚ а также возможность получения государственных льгот и пенсии.
Правовая база
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Федеральному закону № 115‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках»‚ работодатель обязан:
- выдать сотруднику трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 5 дней с момента начала работы;
- оформить акт приема‑передачи книжки‚ где работник подтверждает её получение подписью;
- внести в книжку сведения о трудоустройстве‚ изменениях условий труда и о прекращении трудовых отношений.
Когда и где подписывается акт о получении
Подпись ставится в момент фактической выдачи книжки. Обычно это происходит:
- На первом рабочем месте – в отделе кадров или у непосредственного руководителя;
- При передаче электронного варианта – в личном кабинете госуслуг или в специализированной системе работодателя.
Необходимые документы
Для оформления подписи вам понадобится:
- Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия);
- Трудовой договор (копия);
- Заявление об отказе от бумажной трудовой книжки (если хотите только электронный вариант);
- Акт приема‑передачи трудовой книжки (бумажный или электронный).
Пошаговая инструкция по подписанию акта о получении (бумажный вариант)
- Подготовка: Убедитесь‚ что в вашем личном деле находятся все перечисленные выше документы.
- Проверка книжки: Сотрудник отдела кадров проверяет‚ что в трудовой книжке указаны ваши личные данные (ФИО‚ дата рождения‚ паспортные данные) без ошибок.
- Подписание акта: На специальном бланке «Акт приема‑передачи трудовой книжки» вы ставите подпись в строке «Работник получил трудовую книжку»‚ указываете дату получения.
- Подпись работодателя: Руководитель или представитель отдела кадров ставит свою подпись в строке «Работодатель выдал трудовую книжку» и ставит печать организации.
- Получение копии: Вы получаете копию подписанного акта (может быть в электронном виде).
- Хранение: Оригинал акта хранится в кадровом деле‚ а вы сохраняете свою трудовую книжку.
Пошаговая инструкция по подписанию акта о получении (электронный вариант)
- Регистрация в системе: Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги или в корпоративную систему работодателя.
- Проверка данных: Убедитесь‚ что в системе указаны корректные ФИО‚ ИНН‚ паспортные данные.
- Подтверждение получения: Нажмите кнопку «Подтвердить получение электронного варианта трудовой книжки».
- Электронная подпись (ЭЦП): При необходимости введите код из токена или используйте биометрический метод (скан отпечатка/лицо).
- Сохранение подтверждения: Система генерирует PDF‑документ с отметкой о получении и вашей электронной подписью. Скачайте и сохраните его.
- Уведомление работодателя: Система автоматически отправляет уведомление в отдел кадров‚ который фиксирует факт выдачи.
Что делать‚ если в трудовой книжке обнаружены ошибки
Если после подписи вы заметили неточности‚ необходимо:
- Сразу сообщить в отдел кадров;
- Подписать акт исправления (бумажный) или оформить запрос в системе (электронный);
- Получить новую копию исправленной записи и подписать её.
Отказ от бумажной трудовой книжки
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Если вы хотите пользоваться только электронным вариантом‚ необходимо подать заявление об отказе от бумажной книжки. При этом:
- Отказ оформляется в письменной форме (можно через онлайн‑сервис Госуслуг);
- После одобрения работодателем вы получаете только электронный документ;
- Если заявление не подано‚ работодатель обязан выдавать и вести обе версии (бумажную и электронную).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли подписать акт о получении без паспорта?
Нет. По закону требуется подтверждение личности‚ поэтому без оригинала паспорта подпись считается недействительной.
Что делать‚ если работодатель отказывается выдать трудовую книжку?
Согласно ст. 66 ТК РФ‚ работодатель обязан выдать книжку в течение 5 дней. При отказе вы можете:
- Обратиться в инспекцию по труду;
- Подать жалобу в суд.
Можно ли подписать электронный акт через смартфон?
Да‚ если ваш смартфон поддерживает квалифицированную электронную подпись (КЭП) или вы используете сервис «Госуслуги»‚ где предусмотрена биометрическая аутентификация.
Как долго хранится электронная трудовая книжка?
Электронный документ хранится в системе Фонда социального страхования (ФСС) и в корпоративной базе работодателя без ограничения срока‚ пока вы не удалите его по собственному желанию (что обычно невозможно без согласования с работодателем).
Полезные рекомендации
- Проверяйте данные сразу после получения. Ошибки исправляются быстрее‚ пока книжка ещё в отделе кадров.
- Сохраняйте копии всех подписанных актов. Это может пригодиться при спорах с работодателем.
- Обновляйте электронную подпись. КЭП имеет срок действия (обычно 1–3 года).
- Следите за сроками перехода. После 1 янв. 2026 г. бумажные книжки будут выдавать только по желанию работника.
Подписание акта о получении трудовой книжки – простая‚ но юридически значимая процедура. Правильный подход к оформлению гарантирует корректный учёт вашего трудового стажа и упрощает взаимодействие с государственными органами. Следуйте приведённым рекомендациям‚ и процесс будет быстрым и безошибочным.
Дата публикации: