Трудовая книжка – это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В некоторых ситуациях работник может потребовать получить её на руки‚ чтобы самостоятельно внести запись о новом месте работы‚ повышении квалификации или ином событии. Ниже подробно рассмотрим‚ когда и как это можно сделать‚ какие документы понадобятся и как правильно оформить запись.
Когда можно получить трудовую книжку на руки
- При увольнении по собственному желанию или по инициативе работодателя (книжка выдаётся в день расчёта).
- При переходе на другую работу‚ если новый работодатель требует предъявить трудовую книжку для оформления.
- При необходимости внесения записи о совместительстве‚ дополнительном образовании или повышении квалификации.
- При утере или повреждении документа – выдаётся дубликат‚ который также можно получить на руки.
Порядок получения трудовой книжки на руки
- Подача заявления. Работник пишет письменное заявление руководителю с просьбой выдать трудовую книжку на руки. В заявлении указывают причину (например‚ «для оформления приёма на новую работу»).
- Проверка расчёта. Бухгалтерия проверяет‚ что все выплаты (заработная плата‚ отпускные‚ компенсации) произведены‚ и ставит отметку о расчёте.
- Подписание документа. После подтверждения отсутствия задолженности работник получает трудовую книжку и расписывается в журнале выдачи.
- Получение на руки. Книжка передаётся сотруднику лично под роспись.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке
Запись в трудовой книжке оформляется согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России № 322н от ). Основные требования:
- Запись делается только чернилами синего или чёрного цвета.
- Используются только печатные буквы‚ без сокращений‚ за исключением общепринятых (например‚ «г.» для года).
- Каждая запись начинается с новой строки.
- В графе «Дата» указывается день‚ месяц и год поступления на работу (или дата события).
- В графе «Наименование организации» – полное официальное название работодателя.
- В графе «Должность‚ профессия‚ специальность» – точное наименование занимаемой должности.
- В графе «Вид деятельности» – краткое описание рода работ (например‚ «бухгалтерский учёт»‚ «программирование»).
- В графе «Основание для записи» – номер и дата приказа о приёме на работу‚ переводе‚ увольнении и т.д.
Пример записи о приёме на работу
ООО «ТехноСервис» Инженер-программист Разработка программного обеспечения Приказ № 45 от
Пример записи об увольнении
ООО «ТехноСервис» Инженер-программист Разработка программного обеспечения Приказ № 112 от (увольнение по собственному желанию)
Что делать‚ если запись сделана неверно
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка:
- Не зачёркивайте и не исправляйте запись самостоятельно.
- Обратитесь к кадровому отделу текущего или предыдущего работодателя с запросом о выдаче справки об исправлении записи.
- Согласно справке‚ вносят исправление: ошибочную запись зачёркивают одной тонкой линией‚ сверху пишут правильную информацию и ставят подпись уполномоченного лица вместе с датой.
- Все исправления заверяются печатью организации.
Полезные советы
- Храните трудовую книжку в безопасном месте‚ preferably в папке для документов‚ чтобы избежать повреждений.
- При получении новой работы сразу проверяйте‚ что все предыдущие записи корректны и читаемы.
- Если вы планируете часто менять места работы‚ рассмотрите возможность ведения электронного трудового договора (в соответствии с Федеральным законом № 422‑ФЗ от ) – это уменьшит необходимость частой выдачи книжки на руки.
- При утере трудовой книжки немедленно сообщите в отдел кадров последнего места работы и подайте заявление на выдачу дубликата.
Получение трудовой книжки на руки и последующее внесение записи – стандартная процедура‚ регулируемая трудовым законодательством РФ. Следуя установленным правилам и оформляя записи аккуратно‚ вы обеспечите корректность своего трудового стажа и избежите возможных споров при трудоустройстве или назначении пенсии. Если возникнут сомнения‚ всегда лучше проконсультироваться с юристом или специалистом отдела кадров.