Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные экземпляры по-прежнему играют важную роль, особенно для тех, кто сохранил за собой право на ведение записей в традиционном формате. Часто возникает ситуация, когда в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчиваются свободные строки. В этом случае не обойтись без дополнительного документа. В нашей статье мы подробно разберем, как поменять вкладыш в трудовую книжку, оформить его и внести соответствующие записи.
В каких случаях требуется замена вкладыша?
Необходимость заменить или впервые вложить вкладыш возникает в следующих ситуациях:
- Закончилось место в разделе «Сведения о работе». Это самая частая причина. Кадровики иногда совершают ошибку, продолжая записи в разделе «Сведения о награждениях», чего делать категорически нельзя.
- Закончилось место в разделе «Сведения о награждениях».
- Вкладыш пришел в негодность. Например, документ был залит жидкостью, порван или испорчен иным способом. В таком случае испорченный вкладыш изымается, а вместо него оформляется новый (аналогично выдаче дубликата).
Частые ошибки при оформлении
Одна из самых распространенных ошибок неопытных специалистов по кадрам — внесение записей о работе в раздел «Сведения о награждениях», если в основном разделе не осталось места. Это является грубым нарушением Правил ведения и хранения трудовых книжек. Если такая ошибка допущена, запись признается недействительной, а сотруднику обязательно выдается вкладыш.
Также недопустимо:
- Вклеивать вкладыш в середину трудовой книжки (он должен крепиться в самом конце).
- Вычеркивать или зачеркивать записи в самой трудовой книжке при оформлении вкладыша.
Пошаговая инструкция: как оформить и поменять вкладыш
Шаг 1. Приобретение бланка
Бланки вкладышей являются документами строгой отчетности. Работодатель обязан приобретать их за свой счет. Выдавать бланк сотруднику и просить его самостоятельно купить вкладыш запрещено законом. Работодатель может вычесть стоимость бланка из заработной платы работника, но только с его письменного согласия.
Шаг 2. Заполнение ьного листа вкладыша
ьный лист заполняется по тем же правилам, что и ьный лист самой трудовой книжки:
- Фамилия, имя и отчество работника указываються полностью, без сокращений, на основании паспорта.
- Дата рождения ставится арабскими цифрами.
- Образование, профессия и специальность указываются на основании диплома или аттестата.
- Дата заполнения: здесь важно помнить, что на ьном листе вкладыша ставится именно дата его фактического заполнения, а не дата выдачи трудовой книжки.
- Работник обязательно должен расписаться на ьном листе вкладыша, а лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, ставит свою подпись и печать (при наличии).
Шаг 3; Вшивание вкладыша
Вкладыш вшивается в трудовую книжку. Лучше всего это сделать между последней страницей трудовой книжки и задней обложкой. Для сшивания используется обычная игла и прочная нить. Вкладыш прикрепляется в месте сгиба (как книжный корешок), чтобы он не выпадал и не терялся.
Шаг 4. Простановка штампа
Это важнейший этап. Без отметки на трудовой книжке вкладыш не имеет юридической силы. На ьном листе трудовой книжки (в правом верхнем углу) ставится специальный штамп размером 70х10 мм с текстом: «Выдан вкладыш».
Рядом со штампом указываются серия и номер выданного вкладыша. Если штамп в организации отсутствует, допускается вписать эти данные от руки разборчивым почерком.
Что делать, если вкладыш испорчен (залит, порван)?
Если трудовая книжка или вкладыш не потеряны, а испорчены (например, залиты чернилами, кофе или водой), возникает вопрос: как вносить записи в графе 4 и других разделах?
В таком случае:
- Испорченный вкладыш изымается. При этом на нем перечеркиваются пустые строки, чтобы исключить дальнейшие незаконные записи.
- Оформляется новый (чистый) вкладыш.
- В новый вкладыш переносятся все действующие записи из испорченного вкладыша. При этом в графе 4 (основание увольнения/приема) обязательно указываются ссылки на копии приказов или реквизиты исходных документов, если оригиналы приказов невозможно прочитать из-за порчи.
- На ьном листе трудовой книжке рядом со старым штампом «Выдан вкладыш» ставится новый штамп с указанием серии и номера нового вкладыша.
Нумерация записей во вкладыше
Многие задаются вопросом: с какого номера начинать записи во вкладыше? Ответ однозначный — нумерация продолжается. Если последняя запись в трудовой книжке была под номером 15, то первая запись во вкладыше будет под номером 16. Нумерация не прерывается и не начинается заново.
Процесс замены или оформления вкладыша в трудовую книжку требует внимательности и строгого соблюдения инструкций. Несмотря на то, что многие эксперты (включая главу ФНПР М. Шмакова) считают, что бумажные трудовые книжки изжили себя и их необходимо отменять, делать это можно будет только после того, как появится надежный электронный документ, который будет полностью удостоверять трудовой стаж без сбоев. До тех пор бумажный формат остается актуальным, и правильное ведение вкладышей, залог спокойствия как работника, так и работодателя.