Вопрос простановки печати в трудовой книжке часто вызывает затруднения у руководителей и специалистов отдела кадров. На практике важно знать, какой именно штамп следует использовать, где его разместить и какие нормы регламентируют этот процесс. Ниже представлена полная инструкция, основанная на актуальных рекомендациях КонсультантПлюс и нормативных актах Министерства труда России.
Нормативная база
Для правильного оформления печати в трудовых книжках ссылаются на:
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержденный постановлением Минтруда России от № 69).
- Положения Трудового кодекса РФ, касающихся оформления трудовых отношений.
- Внутренние документы организации (устав, регламент кадровой службы).
Согласно этим документам, печать ставится только при наличии у организации (или ИП) официального фирменного штампа. Если печати нет, вместо нее допускается проставить печать кадровой службы или вовсе не ставить печать, но при этом необходимо оформить запись подписью ответственного лица.
Что именно ставится в книжке?
В трудовой книжке проставляются два типа отметок:
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица) – фиксирует факт выдачи или изменения записи.
- Печать организации (кадровой службы) – подтверждает подлинность внесенных сведений.
Обе отметки ставятся в строго определенных местах, которые описаны ниже.
Где и как ставить печать в трудовых книжках
При первичном оформлении (ьный лист)
На ьном листе, сразу после подписи лица, ответственного за выдачу книжки, размещается печать организации. Порядок такой:
- В верхней части листа указываются ФИО, должность, дата рождения, сведения о семье (при необходимости).
- Ниже – сведения о профессиональной подготовке (профессия, специальность).
- Подпись ответственного сотрудника кадровой службы.
- Печать организации (или печать отдела кадров) ставится в правом нижнем углу листа.
Образец расположения:
+---------------------------------------------------+ | ФИО: Иванов Иван Иванович | | Дата рождения: | | Сведения о семье: женат, двое детей | | Профессия: Бухгалтер | | | | Подпись: _______________________ | | | | [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ] | +---------------------------------------------------+
При увольнении
При оформлении увольнения в книжке в конце строки (последняя запись) также ставится печать. Важно соблюсти следующие правила:
- Печать размещается в том же месте, где она ставилась при первичном оформлении – обычно в правом нижнем углу.
- Если в книжке уже используется печать отдела кадров, то её можно использовать и при увольнении.
- Перед ставитью печать подписью заверяется запись: «Запись заверена подписью директора и печатью организации».
Пример оформления последней записи:
Запись № 12. Увольнение по собственному желанию. Дата увольнения: . Подпись: _______________________ (директор) [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ]
При копировании (копия заявления, копия записи)
Если в книжке делается копия какой‑либо записи (например, копия заявления работника), то внизу копии ставятся те же подписи и печать, что и в оригинале. Это подтверждает подлинность копии.
Как оформить печать в электронных версиях
В электронных формах (например, в 1С:Зарплата и управление персоналом) печать заменяется цифровой подписью или встроенным графическим элементом, имитирующим штамп. При этом в печатном виде документа необходимо добавить изображение фирменного логотипа в том же месте, что и в бумажном варианте.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли ставить печать отдела кадров вместо фирменной печати? – Да, если в уставе организации это предусмотрено. Роструд считает такой подход допустимым.
- Что делать, если печати нет? – В этом случае подпись ответственного лица сама по себе является подтверждением записи; дополнительная печать не требуется.
- Нужна ли печать на каждой странице? – Печать ставится только в тех местах, где фиксируются сведения, требующие подтверждения (ьный лист, последняя запись, копии). На промежуточных страницах печати не ставят.
Пошаговый чек‑лист оформления печати
- Убедитесь, что у организации есть действующий фирменный штамп.
- Определите место размещения печати (ьный лист – правый нижний угол; последняя запись – аналогичное место).
- Подпишите запись ответственным лицом.
- Сделайте отметку «Запись заверена подписью и печатью организации».
- Проставьте печать в установленном месте.
- При копировании записей – повторите подпись и печать на копии.
- Проверьте, чтобы печать не перекрывала важные данные (ФИО, даты).
Пример готового образца оформления
Ниже представлен полностью готовый шаблон страницы ьного листа с отметкой печати.
-------------------------------------------------------------- | ФИО: ___________________________ | | Дата рождения: _______________ | | Сведения о семье: _______________________________________ | | | | Профессия/должность: ___________________________________ | | | | Дата приема на работу: _______________ | | | | Подпись: ___________________________ | | | | [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ] | --------------------------------------------------------------
Этим шаблоном можно пользоваться как для новых сотрудников, так и при оформлении их увольнения.
Правильное ставление печати в трудовой книжке – это важный элемент юридической защиты как работодателя, так и сотрудника. Соблюдая указанные нормы, вы обеспечите:
- Соответствие требованиям Трудового кодекса и нормативных актов.
- Подтверждение подлинности всех записей.
- Упрощение процесса аудита и проверок со стороны инспекционных органов.
Если в вашей компании отсутствует фирменная печать, обязательно оформите внутренний регламент, позволяющий использовать печать кадровой службы или альтернативные способы подтверждения записей.
Автор статьи: кадровый специалист с 10‑летним опытом работы в сфере управления персоналом.