Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её правильное заполнение — не просто формальность, а юридическая обязанность работодателя, регулируемая Трудовым кодексом РФ и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Минтрудом РФ № 69). Ошибки в записях могут привести к нарушению прав работника на пенсию, компенсации, отпуск и другие льготы. В этой статье мы подробно разберём, как правильно делать отметки в трудовой книжке в 2026 году — от приёма на работу до увольнения и перехода на электронную форму.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Перед тем как вносить любую запись, важно помнить ключевые принципы:

• Записи делаются только на основании официальных документов: приказа, распоряжения, соглашения.
• Используется только шариковая ручка с синими или чёрными чернилами. Карандаш, корректор, скотч и исправления «зачёркиванием» запрещены.
• Записи должны быть чёткими, разборчивыми, без сокращений (кроме утверждённых в Инструкции).
• Каждая запись должна содержать три обязательные графы: номер, дата и содержание.
• Все записи заверяются печатью организации (если она есть) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Как правильно сделать отметку о приёме на работу

Первая запись в трудовой книжке — о приёме на работу — является самой важной. Её нужно сделать в течение 5 рабочих дней со дня фактического выхода работника на должность.

Структура записи:

1. Графа 1 (номер записи), присваивается по порядку (1, 2, 3…).
2. Графа 2 (дата) — дата приёма, указанная в приказе (например, ).
3. Графа 3 (содержание) — формулировка по образцу:
   «Принят на работу в качестве [должность] в [название подразделения]».
   Пример: «Принят на работу в качестве бухгалтера по кадрам».
4. Графа 4 (основание) — ссылка на приказ:
   «На основании приказа № 12 от ».

Важно! Если работник трудится по срочному договору, в графе 3 указывается:
«Принят на работу в качестве [должность] на срок [указать срок]».
Например: «Принят на работу в качестве менеджера по продажам на срок 6 месяцев».

Если работник работает вахтовым методом, в графе 3 добавляется:
«…с применением вахтового метода работы».

Как сделать отметку об изменении должности или переводе

При переводе на другую должность, в другое подразделение или в другую местность (в пределах одного работодателя) вносится новая запись.

Образец записи:

• Графа 3: «Переведён на работу в качестве [новая должность] в [новое подразделение]».
• Графа 4: «На основании приказа № 45 от ».

Если перевод связан с изменением условий труда (например, переход на неполный рабочий день), это также указывается:
«Переведён на работу в качестве помощника юриста с переходом на неполный рабочий день (4 часа в день)».

Как сделать отметку об образовании

Запись об образовании вносится по желанию работника. Она не обязательна, но полезна для подтверждения квалификации.

Правильные формулировки по уровням образования:

Графа 4: «На основании диплома № 123456 от ».

Запись вносится только после предоставления оригинала диплома или его заверенной копии.

Как сделать отметку о работе по совместительству

Запись о работе по внешнему совместительству вносится в трудовую книжку только по письменному заявлению работника.

Формулировка:

• Графа 3: «Принят на работу по совместительству в качестве [должность]».
• Графа 4: «На основании приказа № 88 от ».

Важно! Для внутреннего совместителя запись в трудовую книжку не вносится — его основная должность уже указана, а дополнительная, фиксируется в приказе и личном деле.

Как правильно сделать отметку об увольнении

Запись об увольнении, одна из самых ответственных. Она должна точно соответствовать причине, указанной в Трудовом кодексе РФ.

Образцы формулировок по статьям ТК РФ:

• Ст. 77, п. 1, по собственному желанию:
  «Уволен по собственному желанию».
• Ст. 77, п. 3 — по соглашению сторон:
  «Уволен по соглашению сторон».
• Ст. 81, п. 2, за нарушение трудовой дисциплины:
  «Уволен за нарушение трудовой дисциплины — неоднократное неисполнение обязанностей».
• Ст. 81, п. 5 — неоднократное неисполнение обязанностей:
  «Уволен за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин».
• Ст. 83, п. 1 — ликвидация организации:
  «Уволен в связи с ликвидацией организации».

Графа 4: «На основании приказа № 150 от ».

Важно! Нельзя использовать неформальные формулировки вроде «уволен по инициативе работодателя» или «уволен по сокращению» — это нарушение. Только точные формулировки из ТК РФ.

Как сделать отметку о переходе на электронную трудовую книжку

С 2020 года в России действует возможность перехода на электронную трудовую книжку (ЭТК). Если работник подал заявление на переход, работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку.

Формулировка записи:

• Графа 3: «Сведения о трудовой деятельности работника ведутся в форме электронных документов».
• Графа 4: «На основании заявления работника от ».

Обязательные действия:

1. Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки с отметкой о переходе.
2. Попросить работника подписать разворот с записью.
3. Внести запись в книгу учёта движения трудовых книжек: «Выдана работнику с отметкой о переходе на ЭТК».

После этого все новые сведения о трудовой деятельности будут вноситься только в электронный реестр через ПФР.

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Ошибки в трудовой книжке — это серьёзный риск для работника и работодателя. Исправлять их можно только по строгой процедуре.

Правила исправления:

1. Нельзя зачёркивать, исправлять корректором или закрашивать — это делает запись недействительной.
2. Неверная запись признаётся недействительной и перечёркивается одним штрихом (не закрашивая).
3. Справа от ошибки делается новая запись:
   «Запись № [номер] признана недействительной».
4. Новая корректная запись вносится следующей по порядку:
   «Взамен записи № [номер] внесена следующая запись: [правильная формулировка]».
5. Графа 4 — ссылка на документ, на основании которого вносится исправление:
   «На основании приказа № 200 от об уточнении причины увольнения».

Альтернатива: Если ошибок много или они затрагивают ключевые сведения (приём, увольнение), работник вправе потребовать выдачу дубликата трудовой книжки. В дубликате все записи вносятся заново, а в графе 3 последней записи пишется:
«Взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки» — с указанием серии и номера новой книжки.

Чтобы избежать ошибок и юридических рисков, следуйте этим правилам:

• Всегда действуйте на основании приказа — без документа запись не имеет юридической силы.
• Проверяйте формулировки по Инструкции № 69 и ТК РФ, не используйте разговорные или упрощённые выражения.
• Делайте пробные записи на черновике перед внесением в трудовую книжку.
• Проверяйте подпись и печать, без них запись не действительна.
• Сохраняйте копии приказов — они являются основанием для всех записей.
• Обучайте кадровиков — ошибки в трудовых книжках — одна из самых частых причин жалоб в трудовую инспекцию.

Правильно оформленная трудовая книжка — это не просто бумажка, а гарантия будущих прав работника. Отнеситесь к её заполнению с ответственностью — это инвестиция в доверие, юридическую безопасность и репутацию вашей организации.

Совет на 2026 год: Постепенно переходите на электронные трудовые книжки — это упрощает учёт, снижает риски потери документов и соответствует современным требованиям цифровизации.