Трудовой книжка — основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Однако зачастую работнику или бывшему работнику требуется предоставить её копию в государственные органы, банки, учебные заведения или новому работодателю․ Не любая копия будет принята․ Требуется именно надлежаще заверенная копия трудовой книжки․ В этой статье подробно разберем, как правильно её оформить в соответствии с действующими правилами (в первую очередь, ГОСТ Р 7․0․97-2016), какие данные указывать, в каких случаях может потребоваться нотариальное заверение, и приведем актуальные образцы․

Что такое «надлежаще заверенная копия» и зачем она нужна?

Надлежаще заверенная копия — это точная копия оригинала документа (всех заполненных страниц), на которой ответственное лицо (обычно кадровик или уполномоченный сотрудник организации-работодателя) проставляет специальную отметку, подтверждающую её соответствие подлиннику․ Эта отметка придает копии юридическую силу, равную силе подлинника, для большинства организаций и органов власти (за исключением случаев, когда закон прямо требует предъявления оригинала или нотариально заверенной копии)․

Требование о предоставлении заверенной копии часто встречается при:

• Оформлении кредита или ипотеки в банке․
• Поступлении в вуз на бюджет (для подтверждения трудового стажа)․
• Назначении досрочной пенсии или оформлении социальных льгот․
• Получении визы или разрешения на работу за рубежом․
• Участии в государственных и муниципальных закупках․
• Предоставлении по запросу правоохранительных или контролирующих органов․

Правовая основа: ГОСТ Р 7․0․97-2016

Основным документом, регламентирующим оформление заверенных копий в РФ, является ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Организационно-распорядительная документация․ Требования к оформлению документов»․ Он утвержден приказом Росстандарта и действует на протяжении многих лет, включая 2026 год․

Согласно этому стандарту, заверение копии осуществляется на самой копии с обязательным указанием:

1. Надписи «Верно» или «Копия верна»․
2. Даты заверения․
3. Подписи ответственного лица (должность, личная подпись, расшифровка подписи, инициалы и фамилия)․
4. Печати организации (обычно круглой с наименованием и ИНН/ОГРН)․

Важный нюанс: электронные трудовые книжки

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Если у работника есть ЭТК, то запись в неё вносится в обязательном порядке․ Заверенная копия в этом случае может быть распечатанной выпиской из ЭТК, которая также заверяется по тем же правилам (с отметкой «Верно», подписью и печатью)․ Однако многие инстанции до сих пор требуют бумажный документ, поэтому наличие бумажной (или распечатанной из ЭТК) заверенной копии остаётся актуальным․

Пошаговая инструкция: как заверить копию трудовой книжки в 2026 году

Шаг 1: Получение заявления от работника

Работник должен подать письменное заявление на имя руководителя организации (бывшего работодателя) с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки․ В заявлении указываются:

• ФИО заявителя․
• Причина, для чего нужна копия (можно в общем виде: «для предоставления в банк/вуз/иные организации»)․
• Дата и подпись заявителя․

Образец заявления можно составить в произвольной форме, но желательно использовать официальный бланк организации․

Шаг 2: Изготовление копии

Кадровик или ответственный сотрудник должен сделать копию всех заполненных страниц трудовой книжки․ Важно:

• Копировать нужно каждую страницу, где есть записи (включая ьный лист и все вкладыши)․
• Копия должна быть четкой, читаемой, без искажений, в полном соответствии с оригиналом․
• Не допускается копирование только последней страницы или выборочных записей․ Нужен полный комплект․

Шаг 3: Прошивка копии (если требуется)

Если в организации принято выдавать документы в прошитом виде, то копии всех страниц необходимо прошить․ На обороте последнего листа в месте прошивания ставится отметка: «Копия прошита на ___ листах․ Печать организации» (с указанием количества листов) и подпись ответственного лица․

Шаг 4: Оформление отметки о заверении (самый важный этап)

На первом листе копии (обычно на ьном листе или на первом листе с записями) в правом нижнем углу необходимо разместить обязательную отметку․ Её текст должен быть следующим:

Верно

Должность _________________

Подпись ___________________

(расшифровка подписи) ___________________

«___» _______________ 20__ г․

Печать организации

Ключевые требования к отметке:

• Слово «Верно» пишется с большой буквы․
• Указывается должность лица, заверяющего копию (чаще всего: «Начальник отдела кадров», «Главный бухгалтер», «Директор»)․
• Ставится личная подпись․
• Подпись расшифровывается (инициалы и фамилия)․
• Указывается дата заверения (число, месяц, год)․
• Ставится печать организации (круглая с наименованием и реквизитами)․

Шаг 5: Выдача копии

Заверенную копию выдают работнику под расписку в его заявлении или в отдельном акте приема-передачи․ В расписке указывается, какая именно копия выдана (например: «Копия трудовой книжки на 5 листах, заверенная надлежащим образом»)․

Образец оформления заверенной копии (визуализация)

Ниже представлен условный образец расположения отметки о заверении на копии трудовой книжки․

Когда может потребоваться нотариальное заверение?

В большинстве случаев заверения работодателем достаточно․ Однако нотариальное заверение копии трудовой книжки может потребоваться в следующих ситуациях:

• Если организация-работодатель ликвидирована или не может выдать копию (например, утеряла трудовую книжку)․
• Если в записях трудовой книжки есть ошибки, неточности или помарки․ Нотариус, проверяя копию, может потребовать сначала исправить оригинал у работодателя․
• Если получатель документа (например, иностранное консульство или специфический госорган) прямо требует нотариально заверенную копию․

Важно: Нотариальное заверение — платная услуга․ Стоимость уточняйте в конкретной нотариальной конторе․ Нотариус заверяет копию, сверяя её с предъявленным оригиналом, и ставит на копии свою надпись и эмблему․

Типичные ошибки, которые приводят к отклонению копии

Часто из-за невнимательности кадровиков или незнания правил организации получают некорректные копии․ Вот главные ошибки:

1. Заверение только последней страницы․ Нужно заверять все страницы с записями․ На каждой странице копии может быть своя отметка «Верно», но достаточно одной общей на первом листе, если копия прошита․
2. Отсутствие расшифровки подписи․ Только подпись без расшифровки (инициалы и фамилия) не считается надлежащим заверением․
3. Нет даты заверения․ Без даты отметка теряет силу․
4. Использование штампов вместо печати․ Допускается только печать организации (или её круглый штамп, совмещающий печать и подпись)․ Простая надпись «Печать» без изображения не подходит․
5. Копия неполная․ Пропуск ьного листа или страниц с записями․
6. Копия нечитаемая или цветная, если оригинал черно-белый․ Копия должна быть точным воспроизведением․
7. Заверение копии копии․ Нужно сверяться с оригиналом трудовой книжки․

Срок действия заверенной копии

Само по себе заверение не имеет срока действия․ Копия, правильно оформленная в соответствии с ГОСТ, действительна до тех пор, пока не изменяются данные в оригинале (т․е․ пока работник не устроится на новую работу и в его трудовую книжку не внесут новую запись)․ Однако многие организации (особенно банки) могут устанавливать собственные внутренние требования к «свежести» документов (например, копия, выданная более 3-6 месяцев назад, может быть не принята)․ Поэтому лучше уточнять этот момент у получателя документа․

Чтобы заверенная копия трудовой книжки была принята без вопросов, помните:

• ✅ Делайте копию ВСЕХ заполненных страниц․
• ✅ Сверяйтесь с ОРИГИНАЛОМ․
• ✅ На первом листе копии ставьте отметку «Верно»․
• ✅ В отметке УКАЗЫВАЙТЕ: должность, подпись, расшифровку подписи (ФИО), дату․
• ✅ НЕ ЗАБЫВАЙТЕ проставить ПЕЧАТЬ организации․
• ✅ Прошивайте копию, если это принято в вашей компании, и делайте соответствующую отметку на обороте․
• ✅ Выдавайте копию под расписку․
• ✅ При сомнениях получателя — уточняйте, требуется ли нотариальное заверение․

Соблюдение этих простых, но строгих правил, закрепленных в ГОСТ Р 7․0․97-2016, гарантирует, что заверенная копия трудовой книжки будет легальна и признана любой государственной или коммерческой организацией в 2026 году и далее․

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ В спорных случаях или при наличии особых требований со стороны запрашивающей организации рекомендуется уточнять процедуру у юриста или в самом запрашивающем органе․