Изменение организационной структуры компании, процесс естественный и часто необходимый для развития бизнеса. Однако для сотрудников это может повлечь за собой бюрократические нюансы, главным из которых является правильное внесение записей в трудовую книжку. Ошибка в оформлении переименования отдела может привести к проблемам при подсчете стажа, назначении пенсии или получении кредитов.
В данной статье мы подробно разберем, как юридически грамотно отразить переименование структурного подразделения в трудовой книжке, какие документы необходимы и чего делать категорически нельзя.
Правовая основа: нужно ли вносить запись?
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда РФ от № 69) и актуальным правилам ведения трудовых книжек, запись о переименовании структурного подразделения вносится в том случае, если название отдела указано в графе 3 при приеме на работу.
Существует два основных сценария:
- Название отдела было указано при приеме. Например, в графе 3 писали: «Принят в отдел маркетинга». Если отдел переименовали в «Департамент маркетинга и продаж», запись о переименовании обязательна.
- Название отдела не было указано. Если при приеме написали просто «Принят менеджером» без указания конкретного подразделения, то вносить запись о переименовании отдела не нужно, так как формально в книжке ничего не менялось.
Необходимые документы
Прежде чем делать запись в трудовой книжке, работодатель должен подготовить соответствующую документальную базу. Без этих документов запись будет считаться незаконной:
- Приказ (распоряжение) о переименовании структурного подразделения. В нем должно быть четко указано: какое старое название упраздняется, какое новое вводится, и с какой даты это происходит.
- Изменения в штатное расписание. Документ, подтверждающий новую структуру.
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Поскольку место работы (структурное подразделение) является существенным условием трудового договора, с сотрудником должно быть подписано соглашение об изменении этого условия.
Пошаговая инструкция по внесению записи
Запись о переименовании вносится в раздел «Сведения о работе». Важно соблюдать хронологию и нумерацию записей.
Шаг 1: Подготовка
Убедитесь, что приказ о переименовании подписан, а сотрудник ознакомлен с ним под роспись. Также должно быть подписано дополнительное соглашение к трудовому договору.
Шаг 2: Внесение данных в графы
Запись вносится следующим образом:
- Графа 1 (№ записи): Проставляется следующий порядковый номер записи в этом разделе.
- Графа 2 (Дата): Указывается дата издания приказа о переименовании (или дата, с которой оно вступает в силу, если она позже).
- Графа 3 (Сведения о работе): Делается запись следующего содержания: «Структурное подразделение [Старое название] переименовано в [Новое название]». Основанием служит приказ.
- Графа 4 (Документ-основание): Указываются реквизиты приказа (номер и дата).
Пример записи:
Представим, что «Отдел продаж» переименован в «Управление коммерции» приказом № 45-к от .
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 12 | Отдел продаж переименован в Управление коммерции | Приказ от № 45-к |
Важные нюансы и частые ошибки
При оформлении документов кадровики часто допускают ошибки, которые могут привести к признанию записи недействительной. Вот что нужно помнить:
Нельзя использовать сокращения
Все слова в трудовой книжке должны писаться полностью. Нельзя писать «от-д», «упр-ние» или «г. Москва». Только полные названия организаций и должностей.
Отсутствие записи о приеме
Если при приеме на работу название отдела не указывалось, вносить запись о переименовании не требуется. Это лишь создаст путаницу.
Изменение функций vs Переименование
Важно отличать переименование отдела от изменения трудовой функции. Если вместе с названием отдела у сотрудника кардинально меняются обязанности, это может расцениваться как перевод на другую должность, что требует иной процедуры оформления.
Электронные трудовые книжки
С 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки (ЭТК); Если сотрудник перешел на ЭТК, бумажный вариант ему не выдается (за исключением тех, кто подал заявление о ведении бумажной книжки до конца 2020 года). В случае переименования отдела работодатель обязан передать сведения в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД). В бумажную книжку (если она ведется) запись вносится по общим правилам.
Что делать, если допущена ошибка?
Если запись о переименовании внесена неверно (например, перепутано название или дата), ее нельзя зачеркивать. Исправление производится путем:
- Внесения новой записи с следующим порядковым номером.
- Указания в графе 3 текста: «Запись за номером [номер] недействительна».
- Внесения правильной записи следующим номером.
Переименование отдела — это техническое изменение, которое не должно влиять на права сотрудника, но требует внимательного отношения со стороны кадровой службы. Правильно оформленная запись в трудовой книжке гарантирует непрерывность стажа и отсутствие вопросов со стороны пенсионного фонда или будущих работодателей.
Главное правило: любое изменение в названии структурного подразделения, отраженное в трудовом договоре, должно найти свое отражение в трудовой книжке на основании соответствующего приказа. Соблюдение этих простых правил обеспечит юридическую чистоту документов вашей компании.