Вопрос о том, как правильно оформить выдачу трудовой книжки, когда сотрудник увольняется во время отпуска, часто вызывает затруднения у работодателей и кадровых отделов. В этой статье мы разберём все нюансы, которые необходимо учесть, чтобы процесс прошёл без ошибок, а работник получил документ в срок.

Общие положения

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения (последний день работы) с записью об увольнении. Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, то необходимо оформить справку о трудовой деятельности (СТД‑Р).

Особенность ситуации, когда увольнение происходит во время отпуска, заключается в том, что «последний день работы» считаеться последним днем отпуска, а не последним рабочим днём. Это важно для правильного расчёта отпускных и начисления заработной платы.

1.1 Что считается последним днём работы?

• Если сотрудник находится в отпуске и увольняется по собственному желанию, то последним днём работы считается последний день отпуска.
• Если увольнение происходит по инициативе работодателя, но работник ещё в отпуске, то работодатель обязан выплатить отпускные за оставшиеся дни отпуска и оформить увольнение в день окончания отпуска.

Требуемые документы

1. Приказ об увольнении – в котором указаны дата увольнения, номер приказа и сведения о сотруднике.
2. Справка о трудовой деятельности (СТД‑Р) – если трудовая книжка ведётся в электронном виде.
3. Отпускной лист – подтверждающий факт предоставления отпуска.
4. Письменное заявление сотрудника о выходе из отпуска (если увольнение по инициативе сотрудника).
5. Доверенность – если выдача трудовой книжки осуществляется представителем работодателя.

Сроки и ответственность

Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (последний день отпуска). Если по каким‑то причинам документ не может быть выдан в этот день, то он должен быть передан сотруднику не позднее трёх рабочих дней со дня обращения.

В случае задержки выдачи работодатель несёт ответственность в соответствии со статьей 84.1 ТК РФ. При отсутствии трудовой книжки сотрудник может обратиться в суд за восстановлением своих прав.

Пошаговый алгоритм оформления

1. Подготовка приказа об увольнении

   В приказе указываются:

   • Номер приказа и дата его подписания.
   • ФИО сотрудника, должность, подразделение.
   • Дата увольнения (последний день отпуска).
   • Причина увольнения (если применимо).

   Пример приказа:

   ПРИКАЗ № 12/2026
   О УВОЛЬНЕНИИ СОТРУДНИКА
   
   В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса РФ, в связи с завершением периода отпуска, сотрудник Иванов Иван Иванович, занимающий должность бухгалтера, увольняется с года.
   
   Подпись руководителя: ____________________ 
    

2. Внесение записи об увольнении в трудовую книжку

   В бумажной трудовой книжке вносится запись:

   • Номер записи.
   • Дата увольнения.
   • Причина увольнения.

3. Формирование справки о трудовой деятельности (СТД‑Р)

   Если работодатель использует электронную трудовую книжку, то необходимо оформить справку, подтверждающую дату увольнения и сведения о трудовой деятельности.

4. Выдача трудовой книжки сотруднику

   В день увольнения (последний день отпуска) работодатель передаёт сотруднику:

   • Трудовую книжку с внесенной записью об увольнении.
   • Справку о трудовой деятельности (если применимо).
   • Отпускной лист и расчёт отпускных.

5. Уведомление сотрудника о завершении трудового договора

   Сотрудник получает письменное подтверждение о завершении трудового договора и получении всех документов.

Особенности при отпуске

• Если сотрудник увольняется во время отпуска, но не получил отпускных за оставшиеся дни, работодатель обязан выплатить их в день увольнения.
• При увольнении по инициативе работодателя, но при этом сотрудник ещё в отпуске, работодатель обязан:
• Выплатить отпускные за оставшиеся дни.
• Внести запись об увольнении в трудовую книжку с датой окончания отпуска.
• Если сотрудник не явился в день увольнения (например, из‑за болезни), то работодатель может отложить выдачу трудовой книжки до следующего рабочего дня, но не более трёх рабочих дней.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать трудовую книжку в отпускном периоде?

Да, но запись об увольнении должна быть датирована последним днем отпуска.

Что делать, если сотрудник не пришёл в день увольнения?

Выдача может быть отложена до следующего рабочего дня, но не более трёх рабочих дней.

Нужна ли справка о трудовой деятельности при увольнении в отпуске?

Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, то справка (СТД‑Р) обязательна.

Можно ли отложить выдачу трудовой книжки до после отпуска?

Технически возможно, но это нарушает требования ТК РФ и может повлечь ответственность.

Выдача трудовой книжки при увольнении в отпуске – это не просто формальность. Это юридически обязывающий акт, который подтверждает законность прекращения трудового договора и защищает права обеих сторон. Следуя пошаговому алгоритму, соблюдая сроки и требования Трудового кодекса, вы избежите конфликтов и обеспечите сотруднику надёжную документацию.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на трудовом праве, или воспользоваться услугами профессионального кадрового консультанта.